Biên lai là gì? đây là câu hỏi thường gặp phải đối với các cá nhân, tổ chức đang thực hiện những giao dịch về tài chính hoặc là nghĩa vụ với lại Nhà nước. Để hiểu rõ hơn về khái niệm cũng như mục đích và đặc điểm Biên lai thì chúng ta cần lắm rõ, tuân thủ đúng quy định pháp luật, Bài viết bên dưới đây đội ngũ Tư Vấn Sao Vàng sẽ chia sẻ các kiến thức liên quan và giải đáp một cách chi tiết về các loại và quy định của biên lại.
Mục lục
1. Biên lai là gì?
Ở thời điểm hiện tại thì vẫn chưa có văn bản quy phạm pháp luật thay thế được thông tư số 303/2016/TT-BTC đã bị hết hiệu lực từ ngày 01/07/2022 có quy định cụ thể khai niệm của biên lai.
Theo như quy định ở Khoản 4 Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì biên lại sẽ được hiểu như là chứng từ dùng trong việc ghi nhận thông tin các khoản thuế, lệ phí, chi phí thuộc vào ngân sách nhà nước theo như quy định pháp luật.
- Hình thức biên lai. Biên lai sẽ được thể hiện dưới dạng hai hình thức: là điện tử hoặc đặt in
- Đối với các biên lai điện tử: Thì chứng từ sẽ là dạng dữ liệu điện tử do phía tổ chức thu thuế, phí, lệ phí được cấp cho người nộp với phương tiện điện tử theo như quy định pháp luật về phí, lệ phí, pháp luật về thuế theo như Điều 33 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP
- Đối với các biên lai đặt in: Thì chứng từ làm bằng giấy, phía cơ quan quản lý thuế sẽ tạo biên lai theo như hình thức đặt in (sẽ không in sẵn mệnh giá) sẽ được bán cho những tổ chức thu phí, phí, lệ phí theo như giá đảm bảo bù đắp phần chi phí in ấn, được phát hành theo như khoản 1 điều 35 thuộc Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi tại Khoản 23 Điều 1 thuộc Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.
- Thời điểm lập biên lai
Căn cứ theo như quy định Khoản 17 Điều 1 thuộc Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi tại điều 31 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP có quy định về thời điểm thiết lập biên lai như sau:
Tại thời điểm thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cần phải lập chứng từ, biên lai sẽ giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, cho người nộp những khoản thuế, phí, lệ phí.
Như vậy thì khi đơn vị thực hiện khấu trừ phần thuế thu nhập cá nhân hoặc là thu thuế, phí, lệ phí thì ở ngay tại thời điểm thu hoặc là khấu trừ, tổ chức thu cần phải lập biên lại (hoặc là chứng từ) và sẽ giao cho người bị khấu trừ thuế hoặc là người nộp thuế phí, lệ phí.
2. Các loại biên lai hiện nay
Căn cứ theo như điểm b khoản 1 của Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, biên lai sẽ bao gồm:
Biên lai gồm:
- Biên lai thu thuế, phần phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá;
- Biên lai thu thuế, phần phí, lệ phí in sẵn mệnh giá;
- Biên lai thu thuế, phần phí, lệ phí.
Cụ thể các loại biên lai:
- Biên lai thu thuế, phần phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá: Là loại biên lai sẽ không thể hiện trước số tiền cần phải nộp; mệnh giá sẽ được xác định ở thời điểm lập biên lai theo như nghĩa vụ thực tế phát sinh của phía người nộp, điều này phù hợp biểu mức thu do chính pháp luật quy định.
- Biên lai thu thuế, phần phí, lệ phí in sẵn mệnh giá: Là loại biên lai này đã ghi nhận sẵn mệnh được giá cố định trên mẫu; tổ chức sẽ thu sử dụng theo đúng như mệnh giá in sẵn tương ứng với lại từng loại khoản thu.
- Biên lai thu thuế, phí, lệ phí: Là khái niệm chung bao trùm những loại biên lai dùng để thể hiện ghi nhận phần khoản thu vào ngân sách của nhà nước theo như quy định về thuế, phần phí, lệ phí; gồm cả biên lai được in sẵn mệnh giá và sẽ không in sẵn mệnh giá.
Lưu ý áp dụng biên lai
- Việc thiết kế, thực hiện phát hành, quản lý và sử dụng với từng loại biên lai cần phải tuân thủ như quy định về phần nội dung bắt buộc, ký hiệu, hay hình thức thể hiện (điện tử, đặt in), hay thẩm quyền phát hành và phần báo cáo sử dụng biên lai một cách định kì theo như Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và phần văn bản hướng dẫn có liên quan.
- Doanh nghiệp, tổ chức thu sẽ cần lựa chọn được loại biên lai phù hợp với lại đặc thù khoản thu:
- Khoản thu có số tiền sẽ biến động theo từng lần phát sinh: thì sẽ ưu tiên biên lai không được in sẵn mệnh giá.
- Khoản thu theo như mức cố định, lặp lại: có thể dùng biên lai được in sẵn mệnh giá.
- Việc hạch toán, thực hiện lưu trữ và cung cấp các biên lai cho người nộp cần phải bảo đảm được tính hợp lệ, hợp pháp và được tính toàn vẹn dữ liệu theo như pháp luật về thuế, phần phí, lệ phí cũng như là pháp luật về kế toán, lưu trữ.
3. Nội dung bắt buộc có trên biên lai
Căn cứ theo như quy định ở khoản 2 Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về những phần nội dung cần phải có trong biên lai, gồm:
- Tên loại biên lai: Bao gồm những loại: Biên lai dùng thu thuế, thu phí, lệ phí không có in sẵn mệnh giá; Biên lai dùng thu thuế, thu phí, lệ phí đã in sẵn mệnh giá; Biên lai dùng thu thuế, thu phí, lệ phí.
- Ký hiệu mẫu của biên lai và ký hiệu về biên lai
- Ký hiệu về mẫu biên lai: thể hiện được tên loại biên lai, số tiền của biên lai và số thứ tự mẫu đang thuộc một loại biên lai. Mỗi loại biên lai sẽ có thể đang có nhiều mẫu khác nhau.
- Ký hiệu biên lai: được xác định bằng hệ thống của chữ cái tiếng Việt kết hợp với hai chữ số cuối của năm. Đối với loại biên lai đặt in, thì hai chữ số cuối sẽ thể hiện năm in biên lai. Còn biên lai tự in, biên lai điện tử thì sẽ có hai chữ số cuối thể hiện được năm bắt đầu dùng được ghi bên trên thông báo phát hành hoặc là năm in biên lai tự in, điện tử.
- Số biên lai: Chính là số thứ tự được hiển thị trên biên lai, được trực tiếp ghi bằng chữ số Ả-rập, có tối đa bảy chữ số.
- Đối với lại biên lai tự in, đặt in: thì bắt đầu từ số 0000001.
- Đối với lại biên lai điện tử: thì bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc là ngày bắt đầu dùng biên lai điện tử, sẽ kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Liên của biên lai (được áp dụng cho biên lai đặt in và biên lai tự in): Mỗi số biên lai bao gồm từ hai liên hoặc là phần trở lên:
- Liên/phần 1: lưu tại tổ chức thu.
- Liên/phần 2: giao cho phía người nộp thuế, phần phí, lệ phí.
- Các liên/phần tiếp theo (sẽ từ liên thứ 3 trở đi): được đặt tên theo như công dụng phục vụ các công tác quản lý.
- Thông tin đơn vị thu: Ghi rõ tên, mã số thuế của phía tổ chức thu thuế, thu phí, lệ phí.
- Thông tin những khoản thu và số tiền: Ghi cụ thể tên theo loại khoản thu, số tiền sẽ bằng số và bằng chữ.
- Ngày lập biên lai: Ghi rõ ngày, tháng, năm lập biên lai.
- Chữ ký người thu tiền.: Với biên lai điện tử thì cần sử dụng chữ ký số
- Ghi tên, mã số thuế của phía tổ chức nhận in biên lai
- Ngôn ngữ và được định dạng trên biên lai
- Biên lai sẽ được thể hiện bằng tiếng Việt; bổ sung tiếng thông tin nước ngoài (nếu cần) thì ghi ngay bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc là ghi bên dưới ngay dòng tiếng Việt với định dạng cỡ chữ nhỏ hơn.
- Chữ số sử dụng là những chữ số tự nhiên từ 0 đến 9.
- Đơn vị tiền tệ được ghi trên biên lai chính là đồng Việt Nam; trường hợp mà pháp luật quy định phần khoản thu bằng ngoại tệ thì sẽ được thu bằng ngoại tệ hoặc là quy đổi theo như tỷ giá quy định ở tại khoản 4 Điều 3 của Nghị định số 120/2016/NĐ-CP.
- Trường hợp mà phần danh mục phí, lệ phí đang nhiều hơn so với lại số dòng được in trên biên lai thì sẽ thực hiện lập bảng kê kèm theo được phía tổ chức thu thiết kế. Ở bên trên bảng kê cần phải ghi rõ “kèm theo biên lai số… ngày… tháng… năm…”.
- Tổ chức thu phí,phần lệ phí sử dụng biên lai điện tử nếu có nhu cầu điều chỉnh tiêu thức nội dung thì cần phải trao đổi bằng văn bản với lại Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan) và vần thực hiện theo như hướng dẫn trước khi áp dụng.
- Thông tin bổ sung trên biên lai
Ngoài những thông tin bắt buộc, thì tổ chức thu có thể bổ sung những nội dung khác như logo, hay hình ảnh trang trí, hay quảng cáo… miễn là phù hợp quy định pháp luật, không được che hoặc là làm mờ nội dung bắt buộc; kích cỡ chữ những nội dung bổ sung không được lớn hơn cỡ chữ của những nội dung bắt buộc.
4. những quy định về biên lai cần nắm rõ
Phải thực hiện đăng ký khi sử dụng biên lai điện tử
Căn cứ theo như khoản 1 Điều 34 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định:
1. Tổ chức thu những khoản phí, lệ phí trước khi dùng biên lai điện tử theo như điểm b khoản 1 của Điều 30 thì cần thực hiện đăng ký dùng qua Cổng thông tin điện tử của phía Tổng cục Thuế.
Nội dung và thông tin đăng ký theo như Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA được ban hành kèm theo như Nghị định này.
Như vậy:
- Tổ chức dùng biên lai điện tử để thực hiện ghi nhận những khoản thu theo như quy định pháp luật sẽ bắt buộc cần phải thực hiện được thủ tục đăng ký dùng biên lai điện tử với lại cơ quan thuế.
- Việc thực hiện đăng ký sẽ được thông qua cổng thông tin điện tử của phía Tổng cục Thuế theo như mẫu quy định
- Chỉ sau khi mà được cơ quan thuế được chấp nhận đăng ký, phía tổ chức mới được phép trực tiếp phát hành và dùng biên lai điện tử hợp pháp.
Phải gửi báo cáo dùng biên lai định kỳ cho phía Cơ quan thuế
Căn cứ theo như Điều 38 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi ở khoản 25 Điều 1 của Nghị định số 70/2025/NĐ-CP có quy định như sau:
Báo cáo tình hình dùng biên lai đặt in, tự in
1. Hàng quý, thì tổ chức thu phí, thu lệ phí có trách nhiệm nộp đủ báo cáo tình hình dùng biên lai.
Thời hạn cho việc nộp báo cáo tình hình dùng biên lai theo quý thì chậm nhất sẽ là ngày cuối cùng của đúng tháng đầu ngay quý tiếp theo như quý sử dụng biên lai.
2. Báo cáo về tình hình sử dụng biên lai bao gồm những nội dung sau: Tên đơn vị, phần mã số thuế (nếu có), địa chỉ; phần tên loại biên lai; phần ký hiệu mẫu biên lai, phần ký hiệu biên lai; số tồn của đầu kỳ, mua và phát hành trong kỳ; số sử dụng, thực hiện xóa bỏ, mất, hủy bên trong kỳ; tồn cuối kỳ sẽ gửi cho cơ quan quản lý thuế.
Như vậy thì hàng quý phía tổ chức thu phí, thu lệ phí cần phải Báo Cáo tình hình dùng biên lại cho phía cơ quan thuế quản lý thời điểm chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý sau ngay kỳ phát sinh dùng biên lai.
Nội dung báo cáo cần phải có
- Tên đơn vị, phần mã số thuế (nếu có), địa chỉ
- Tên của loại biên lai, phần ký hiệu mẫu, ký hiệu
- Số tồn đầu kỳ, phần mua/phát hành trong kỳ
- Số sử dụng, xóa bỏ, hay mất, hủy trong kỳ
- Tồn cuối kỳ gửi Cơ quan thuế.
- Trường hợp thuộc trong kỳ không dùng biên lai: Phải thực hiện lập báo cáo về tình hình dùng biên lai, ghi rõ về số lượng biên lai đang sử dụng bằng 0.
- Trường hợp kỳ trước đã dùng hết biên lai, đã thực hiện báo cáo số tồn = 0, trong kỳ mà không phát hành mới và đang không sử dụng: Không cần phải nộp báo cáo về tình hình dùng biên lai.
- Trường hợp mà phía tổ chức ủy nhiệm cho bên thứ ba thực hiện lập biên lai: Tổ chức thu thuế, thu phí, lệ phí vẫn cần phải lập và thực hiện nộp báo cáo về tình hình sử dụng biên lai.
Từ 01/06/2025 cho phép được tích hợp biên lai thu thuế, thu phí vào hóa đơn điện tử khi cùng thực hiện thu từ một khách hàng
Căn cứ theo như quy định tại điểm b của khoản 3 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, bổ sung theo khoản 9 vào Điều 4 thuộc Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về nguyên tắc được lập, quản lý, dùng hóa đơn, chứng từ như sau:
Trường hợp tổ chức thu thuế, thu phí, lệ phí và người đang cung cấp dịch vụ cùng thực hiện việc thu thuế, thu phí, lệ phí và tiền bán hàng hóa, hay cung cấp dịch vụ của một khách hàng thì sẽ được tích hợp biên lai thu thuế, thu phí, lệ phí và hóa đơn trên cùng một với định dạng điện tử để có thể giao cho người mua. Phần Hóa đơn điện tử được tích hợp cần phải đảm bảo có đủ phần nội dung của hóa đơn điện tử, biên lai điện tử và theo như đúng định dạng của cơ quan thuế quy định. Phần Người bán hàng hóa, thực hiện cung cấp dịch vụ và tổ chức thu thuế, thu phí, lệ phí sẽ có trách nhiệm thỏa thuận về việc đơn vị chịu trách nhiệm làm lập hóa đơn điện tử được tích hợp cho khách hàng và cần phải thông báo tới cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA được ban hành kèm theo Nghị định. Việc thực hiện kê khai doanh thu của người bán hàng hóa, người cung cấp dịch vụ và việc thực hiện kê khai thuế, khai phí, lệ phí thực hiện theo như quy định của pháp luật quản lý thuế.
Như vậy thì từ 01/06/2025, những tổ chức thu thuế, thu phí, lệ phí và phía người cung cấp dịch vụ sẽ được phép tích hợp biên lai thu thuế, thu phí, lệ phí và các hóa đơn trên cùng định dạng điện tử khi thực hiện cùng thu cho một khách hàng.
5. Biên lai và hóa đơn khác nhau thế nào?
Dưới đây chính là bảng so sánh các điểm khác biệt giữa biên lai và hóa đơn:
| Tiêu chí so sánh | Biên lai | Hóa đơn |
| Khái niệm | Là chứng từ do phía tổ chức thu tiền lập, đã ghi nhận số tiền đã được thu khi thu phí, phần lệ phí thuộc phạm vi quản lý của phía cơ quan nhà nước và những khoản thu khác theo như quy định của pháp luật về phần phí, lệ phí. | Chính là chứng từ do người bán lập để thực hiện ghi nhận thông tin về bán hàng hóa, cung cấp cá dịch vụ theo như quy định của pháp luật về thuế, khi thực hiện bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. |
| Chủ thể lập | Tổ chức thu phí, thu lệ phí,cơ quan thuế lập khi thực hiện thu khoản thu là lệ phí, phần phí thuộc ngân sách nhà nước Trong đó, phía cơ quan quản lý thuế bao gồm:
|
Do người bán chính là tổ chức, cá nhân thực hiện bán hàng hóa, triển khai cung cấp dịch vụ lập khi có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ theo như quy định.(theo khoản 1 của Điều 4 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) |
| Mục đích lập | Được sử dụng để xác nhận số tiền đã thu từ các hoạt động liên quan tới phí, lệ phí hoặc khoản thu khác. | Được lập để ghi nhận hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. |
| Thời điểm lập | Khi phát sinh có giao dịch thu tiền được thực hiện theo như đúng quy định. | Theo thời điểm thực hiện bán hàng hóa, cung cấp về dịch vụ hoặc là theo thỏa thuận về thời điểm thực hiện lập hóa đơn với lại người mua. |
| Tư cách chủ thể tham gia quan hệ | Người nộp phần tiền và người thu tiền. | Người mua và người bán. |
| Cách xác định nghĩa vụ nộp/hoàn thành | Căn cứ vào các biên lai, để xác định nghĩa vụ đã hoàn thành đối với các khoản thu. | Thể hiện việc hoàn thành các nghĩa vụ khi giao dịch hàng hóa, khi dịch vụ phát sinh. |
| Nội dung chi tiết |
(Theo như khoản 2 Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) |
(Theo Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) |
Hi vọng rằng bài viết bên trên sẽ giúp bạn hiểu rõ được biên lai là gì và vai trò cũng như quy định liên quan tới việc dùng biên lai trong thực tế. Việc thực hiện nắm vững về nội dung này sẽ giúp cho những đơn vị thực hiện đúng với nghĩa vụ tài chính, sẽ đảm bảo quyền lợi và đảm bảo tuân thủ pháp luật.
