Bỏ quy định xử lý hủy hóa đơn điện tử từ ngày 01/06/2025

Trường hợp người bán có phát hiện hóa đơn sai sót

Trường hợp sai tên, địa chỉ của người mua nhưng mà không sai mã số thuế, những nội dung khác không sai

Đối với trường hợp như thế này thì thực hiện xử lý theo những bước sau

• Bước 1: Người bán thực hiện thông báo đến người mua về việc hóa đơn đã lập bị sai nhưng không phải lập lại hóa đơn.
• Bước 2: Người bán cần phải thực hiện thông báo với phía cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã bị lập sai theo như Mẫu 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA được ban hành kèm Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.
• Bước 3: Người bán thực hiện việc kê khai thuế theo như quy định, những thông về địa chỉ, tên người mua theo đúng như thông tin đã được điều chỉnh.

Trường hợp hóa đơn bị sai mã số thuế; sai số tiền được ghi trên hóa đơn, sai thuế suất, tiền thuế hoặc là hàng hóa được ghi trên hóa đơn không đúng như quy cách chất lượng

Quy trình xử lý các hóa đơn điện tử nếu có sai sót về số tiền, mã số thuế, thuế suất, tiền thuế hoặc là hàng hóa được thực hiện theo những bước sau:

• Bước 1: Thực hiện thông báo và thỏa thuận: Những bên liên quan ( Người mua và người bán) cần thông báo và thống nhất về sai sót và phương án khi điều chỉnh/thay thế.
• Bước 2: Lập ra biên bản thỏa thuận gồm những nội dung sau:
  • Thông tin về hóa đơn gốc ( ký hiệu, số, ngày lập).
  • Nội dung bị sai sót và phần nội dung điều chỉnh/thay thế.
  • Lý do thực hiện điều chỉnh/thay thế.
  • Chữ ký điện tử của cả 2 bên người bán và người mua.
• Bước 3: Lập hóa đơn thực hiện điều chỉnh hoặc là hóa đơn thay thế
  • Nếu lập hóa đơn điều chỉnh: Cần phải có dòng chữ là “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
  • Nếu lập hóa đơn thay thế: Cần phải có dòng chữ là “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
• Bước 4: Gửi hóa đơn về điều chỉnh hoặc là thay thế cho phía người mua (như thỏa thuận).
• Bước 5: Kê khai thuế GTGT: Phía người bán thực hiện kê khai thuế GTGT dựa trên thông tin từ hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh, trường hợp nếu phát sinh chênh lệch về thuế.

Trường hợp cơ quan thuế có phát hiện sai sót

Căn cứ theo khoản 13 Điều 1 Thuộc Nghị định số 70/2025/NĐ-CP có sửa đổi bổ sung Điều 19 Thuộc nghị định số 123/2020/NĐ-CP có quy định:

Trường hợp cơ quan thuế có sự phát hiện hóa đơn điện tử có mã đội thuế hoặc là hóa đơn điện tử không có mã đội thuế đã bị lập sai thì phía đội thuế sẽ thông báo cho người bán theo như Mẫu 01/TB-RSĐT Phụ lục IB được ban hành kèm theo Nghị định này để phía người bán kiểm tra phần nội dung sai. Người bán sẽ phải có trách nhiệm rà soát thông tin theo như thông báo từ đội thuế và thực hiện thay thế điều chỉnh hóa đơn đúng theo quy định ở khoản 1 Điều này.

Như vậy thì trường hợp cơ quan thuế có phát hiện về sai sót sẽ thực hiện theo như quy trình những bước sau:

• Bước 1: Đội thuế thông báo cho phía người bán theo như mẫu 01/TB-RSĐT Phụ lục IB được ban hành kèm Nghị định số 70/2025/NĐ-CP
• Bước 2: Người bán phải có trách nhiệm trong việc rà soát thông báo cho phía đội thuế và thực hiện điều chỉnh, thay thế các hóa đơn sai sót theo hướng dẫn ở trên

Những lưu ý vô cùng quan trọng khi áp dụng quy định mới

Một số điểm bạn sẽ cần lưu ý:

• Lưu giữ lại văn bản thỏa thuận để có thể xuất trình khi Đội thuế yêu cầu.
• Công ty sẽ cần cập nhất về quy trình nội bộ để có thể tránh được rủi ro kê khai thuế.
• Quy định để thống nhất xử lý, thực hiện giảm gánh nặng về hành chính cho người bán.