Mình từng làm kế toán cho một công ty bán buôn và rất nhiều lần gặp tình huống khách hàng trả lại hàng. Qua quá trình xử lý thực tế, mình thấy không ít doanh nghiệp vẫn chưa rõ cách xử lý thuế GTGT cho những trường hợp này, dẫn đến bị sai sót khi kê khai, thậm chí bị xử phạt. Vì vậy, mình muốn chia sẻ lại cách làm chi tiết và dễ áp dụng nhất, đảm bảo bạn sẽ nắm được cách xử lý đúng theo quy định hiện hành.
Mục lục
- 1. Lập biên bản trả lại hàng hóa – Bước quan trọng đầu tiên
- 2. Lập hóa đơn điều chỉnh giảm – Ai bán hàng cũng phải biết
- 3. Kê khai thuế GTGT khi có hàng trả lại
- 4. Hạch toán kế toán – Cần ghi đúng để quản lý tài chính chính xác
- Một số điểm bạn cần lưu ý khi xử lý thuế GTGT với hàng trả lại
- Kết luận và lời khuyên cuối cùng
1. Lập biên bản trả lại hàng hóa – Bước quan trọng đầu tiên
Khi khách hàng trả lại hàng, việc đầu tiên mà mình và các đồng nghiệp thường làm là lập biên bản trả hàng. Đây là chứng từ rất quan trọng để làm căn cứ điều chỉnh hóa đơn thuế GTGT.
Biên bản này cần ghi rõ thông tin bên bán và bên mua, lý do trả hàng (ví dụ như hàng bị lỗi, sai mẫu, hư hỏng…), số và ngày của hóa đơn gốc, tên hàng, số lượng, đơn giá, thuế GTGT, cùng với chữ ký của cả hai bên. Tài liệu này là minh chứng rõ ràng giúp tránh tranh cãi khi cơ quan thuế kiểm tra.
2. Lập hóa đơn điều chỉnh giảm – Ai bán hàng cũng phải biết
Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi khách trả lại hàng, bên bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh giảm thay vì bên mua lập hóa đơn trả lại như trước đây.
- Ngày lập hóa đơn điều chỉnh là ngày hai bên đồng ý trả hàng.
- Trên hóa đơn phải ghi rõ số hóa đơn gốc, ngày lập, cùng lời giải thích ví dụ: “Điều chỉnh giảm số lượng hàng hóa theo hóa đơn số… do hàng trả lại”.
- Nếu trả lại toàn bộ, hóa đơn điều chỉnh sẽ giảm về 0 toàn bộ giá trị hóa đơn gốc.
- Nếu chỉ trả một phần, chỉ giảm số lượng và giá trị tương ứng.
Mình nhớ lần đó công ty mình trả lại một phần hàng do lỗi kỹ thuật, lập hóa đơn điều chỉnh rất rõ ràng, không gây khó khăn gì khi kê khai.
3. Kê khai thuế GTGT khi có hàng trả lại
Về phần kê khai thuế GTGT, có vài trường hợp như sau:
- Nếu trả hàng trong cùng kỳ kê khai, bạn chỉ cần điều chỉnh trực tiếp trên tờ khai thuế GTGT tháng hoặc quý đó.
- Nếu trả hàng sau khi đã kê khai thuế rồi, thì phải kê khai điều chỉnh giảm doanh thu và thuế GTGT đầu ra trên chỉ tiêu tương ứng (ví dụ chỉ tiêu 37 hoặc 38 trên mẫu 01/GTGT).
- Bên mua nếu đã kê khai thuế GTGT đầu vào, phải điều chỉnh giảm tương ứng trên chỉ tiêu 23.
Thường thì mình hãy kiểm tra kỹ những hóa đơn bị trả lại để đảm bảo phần kê khai thuế không bị bỏ sót.
4. Hạch toán kế toán – Cần ghi đúng để quản lý tài chính chính xác
Về phần hạch toán, khi bên bán xuất hóa đơn thì ghi doanh thu và thuế GTGT đầu ra như bình thường. Khi có hàng trả lại thì ghi giảm doanh thu và thuế GTGT tương ứng, đồng thời ghi nhận tiền hoàn lại cho khách.
Tương tự, bên mua khi nhận hàng thì ghi tăng tồn kho và thuế GTGT đầu vào. Nếu trả lại hàng thì phải giảm tồn kho và thuế GTGT đầu vào, đồng thời nhận lại tiền từ bên bán.
Mình luôn khuyên các bạn kế toán phải theo dõi kỹ khoản này để tránh chênh lệch số liệu, nhất là khi làm báo cáo tài chính hoặc quyết toán thuế cuối năm.
Một số điểm bạn cần lưu ý khi xử lý thuế GTGT với hàng trả lại
- Bên bán là bên duy nhất được lập hóa đơn điều chỉnh, bên mua không được tự ý xuất hóa đơn trả lại.
- Không được xóa hóa đơn gốc, chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh để minh bạch hồ sơ.
- Lưu giữ đầy đủ hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh và biên bản trả hàng để dễ dàng kiểm tra khi cần.
- Nếu hàng trả lại là do lỗi bên mua mà không có thỏa thuận hoàn trả, thì không được điều chỉnh giảm thuế GTGT.
Kết luận và lời khuyên cuối cùng
Qua nhiều lần xử lý, mình rút ra rằng việc hiểu rõ và áp dụng đúng cách xử lý thuế GTGT khi hàng hóa bị trả lại không chỉ giúp doanh nghiệp tránh sai sót và xử phạt, mà còn hỗ trợ quản lý dòng tiền và kế toán tốt hơn.
Nếu bạn chưa cập nhật theo Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử thì nên làm sớm để tránh nhầm lẫn. Đồng thời, hãy giữ hồ sơ chứng từ thật cẩn thận, đặc biệt với các giao dịch trả hàng phức tạp.
Nếu cần hỗ trợ cụ thể hơn về mẫu biên bản hoặc hóa đơn điều chỉnh, mình sẵn lòng gửi bạn tham khảo nhé.
Tham Khảo: Hướng dẫn kiểm tra sổ sách kế toán và xử lý một vài lỗi cơ bản
Tham Khảo: Cách tính thuế GTGT cho hợp đồng trong nước và quốc tế
Tham Khảo: Quy định mới nhất về hàng khuyến mãi hàng tặng, hàng giảm giá
