Cẩm nang về pháp lý kế toán lĩnh vực kinh doanh dịch vụ ăn uống

• Hóa đơn từ máy tính tiền bắt đầu từ 01/06/2025 sẽ được áp dụng cho hộ kinh doanh F&B đang có doanh thu ≥ 1 tỷ đồng/năm sẽ cần phải dùng hóa đơn điện tử được xuất từ máy tính tiền đã kết nối với cơ quan thuế.
• Nghĩa vụ thuế: Nếu là Hộ kinh doanh F&B thì khoản thuế GTGT là 3% và thuế TNCN là 1.5% trên phần doanh thu. Nếu mức doanh thu ở dưới 100tr/năm sẽ được miễn thuế.
• Hóa đơn đầu vào: Những chi phí khi mua nguyên vật liệu mà không có hóa đơn hợp lệ thì sẽ không được thực hiện trừ khi tính thuế, làm cho tăng thuế cần phải nộp.
• BHXH bắt buộc dành cho chủ hộ kế từ 01/07/2025: Theo như Luật BHXH năm 2024, thì chủ hộ kinh doanh có thực hiện đăng ký kinh doanh sẽ cần phải tham phần BHXH bắt buộc.
• Giấy phép ATTP: Đây chính là loại giấy phép bắt buộc có, nếu không sẽ bị phạt khá nặng mức từ 20-30 triệu đồng và có nguy cơ sẽ bị đình chỉ việc hoạt động doanh nghiệp.
• Hoạt động kinh doanh dịch vụ ăn uống chính là một lĩnh vực vô cùng sôi động và có đầy tiềm năng ở Việt Nam, những mà cũng đi kèm theo khá nhiều quy định pháp luật liên quan. Để có thể vận hành một cách hợp pháp, bền vững thì chủ của nhà hàng hay quán ăn hoặc quán cà phê cần phải nắm rõ những yêu cầu về hóa đơn, thực hiện kê khai thuế, đủ điều kiện an toàn thực phẩm và những nghĩa vụ khác liên quan.
• Đặc biệt, năm 2026 kinh doanh mảng dịch vụ ăn uống mang tới khá nhiều thay đổi quan trọng mà phía chủ kinh doanh cần phải chuẩn bị một cách kỹ lưỡng để có thể tránh rủi ro. Trong bài viết này, Tư Vấn Sao Vàng sẽ tổng hợp và tiến hành phân tích chi tiết những quy định mới nhất, có thể giúp bạn tự tin trong việc vận hành kinh doanh một cách hiệu quả.

• Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14.
• Luật về An toàn thực phẩm năm 2010 và những văn bản sửa đổi, bổ sung (gồm những dự thảo và các quy định mới được dự kiến cho năm 2026).
• Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024 ( đang có hiệu lực từ ngày 01/07/2025).
• Thông tư số 40/2021/TT-BTC – Có hướng dẫn thuế GTGT, Thuế TNCN và việc quản lý thuế đối với lại hộ kinh doanh.
• Thông tư số 92/2015/TT-BTC – Có hướng dẫn về thuế GTGT và thuế TNCN đối với lại cá nhân kinh doanh.
• Thông tư số 78/2021/TT-BTC – Có hướng dẫn về chủ đề hóa đơn điện tử.
• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP – Có quy định về vấn đề hóa đơn, chứng từ.
• Nghị định số 125/2020/NĐ-CP – Có thông tin xử phạt vi phạm hành chính liên quan đến thuế, hóa đơn.
• Nghị định số 70/2025/NĐ-CP (dự kiến) – Có sửa đổi, bổ sung các quy định liên quan đến hóa đơn điện tử được xuất từ máy tính tiền.
• Nghị định số 15/2018/NĐ-CP – Có quy định chi tiết về một số điều của chính Luật An toàn thực phẩm.

I. Những thủ tục pháp lý bắt buộc cần lưu ý khi mở quán ăn, nhà hàng

1. Đăng ký kinh doanh

• Thành lập hộ kinh doanh cá thể: Loại hình này phù hợp với nhà hàng, quán ăn có quy mô nhỏ, nguồn vốn đầu tư còn ít. Các thủ tục đăng ký sẽ được thực hiện ở UBND cấp quận/huyện nơi đang đặt địa điểm kinh doanh của bạn.
• Thành lập công ty/doanh nghiệp: Loại hình này phù hợp với lại nhà hàng/quán ăn có quy mô lớn , nhiều người góp vốn hoặc cần có cấu trúc pháp lý rõ ràng chuyên nghiệp. Thủ tục thực hiện đăng ký ở Sở Tài Chính. Khi đăng ký, thì bạn cần phải ghi rõ ràng ngành nghề là kinh doanh dịch vụ ăn uống, với những mã ngành phổ biến như là: Mã 5610 (Nhà hàng và những dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động), còn Mã 5630 ( là Dịch vụ phục vụ đồ uống).

2. Giấy chứng nhận đối với cơ sở có đủ điều kiện về an toàn thực phẩm (ATTP)

• Có địa điểm, hay khu vực chế biến cần đảm bảo được vệ sinh, không có bị ô nhiễm.
• Có đủ nước sạch, đảm bảo đạt quy chuẩn đúng kỹ thuật (Mã QCVN 01:2009/BYT) để có thể sử dụng.
• Có trang thiết bị, có dụng cụ phù hợp, dùng chuyên biệt cho ngành thực phẩm sống và chín.
• Nhân viên trực tiếp tiếp xúc với lại thực phẩm cần phải có giấy khám sức khỏe và các chứng chỉ tập huấn về kiến thức ATTP.
• Giấy chứng nhận này thông thường do đơn vị Chi cục An toàn Vệ sinh thực phẩm hoặc là Phòng Y tế cấp quận/huyện cấp và sẽ có hiệu lực trong 3 năm. Từ đúng năm 2025, những cơ sở quy mô lớn có thể sẽ phải áp dụng được tiêu chuẩn cao hơn như là GMP, HACCP.

3. Những giấy phép và cũng như chứng chỉ quan trọng khác

• Giấy phép phòng cháy chữa cháy (PCCC): Là bắt buộc với những cơ sở có diện tích lớn (ví dụ: >200m²).
• Giấy phép bán lẻ rượu, bia: Nếu như hoạt động kinh doanh những loại đồ uống có cồn.
• Đăng ký môi trường: Nếu như cơ sở có các hoạt động xả thải nước, hay dầu mỡ hoặc là khí thải ra môi trường.
• Giấy phép sử dụng âm nhạc: Nếu như bạn phát nhạc mà có bản quyền tại quán.
• Chuyển đổi thành slug Năm 2026, ngành F&B sẽ chịu nhiều thay đổi quan trọng về thuế và pháp lý

Tham Khảo: Thành lập hộ kinh doanh ngành dịch vụ ăn uống tại TPHCM

Tham Khảo: Giấy phép bán lẻ rượu và Hồ sơ thủ tục điều kiện chi tiết

II. Quy định chi tiết về xuất hóa đơn dịch vụ ăn uống năm 2026

1. Bắt buộc sử dụng phải hóa đơn điện tử

2. Quy định mới từ ngay 01/06/2025: Các hóa đơn từ máy tính tiền sẽ kết nối cơ quan thuế

• Đối tượng áp dụng: Gồm cả hộ kinh doanh nộp thuế theo như phương pháp kê khai và tính thuế dựa trên doanh thu việc này quản lý thuế sẽ phổ biến kỹ khi tiếp nhận.
• Yêu cầu: Phía chủ quán cần phải đầu tư máy tính tiền (có hệ thống POS) có dùng tích hợp về giải pháp hóa đơn điện tử và cần đảm bảo dữ liệu trong giao dịch cần được truyền về cho cơ quan thuế theo đúng thời gian thực.
• Lộ trình: Thời hạn đăng ký phải hoàn thành trước ngày 30/05/2025. Từ năm 2026, dự kiến phương pháp nộp thuế khoán sẽ được thay thế hoàn toàn bằng phương pháp kê khai.

3. Nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử

• Tên hóa đơn, số hóa đơn, ký hiệu.
• Tên, địa chỉ, cả mã số thuế của chính người bán và người mua (nếu như có).
• Tên hàng hóa, tên dịch vụ; đơn vị tính; đơn giá; số lượng; thành tiền.
• Thuế suất GTGT, khoản tiền thuế GTGT, gồm tổng tiền khi thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
• Ngày, tháng, năm thực hiện lập hóa đơn và cần có chữ ký số của người bán.
• Mã của cơ quan thuế đối với loại hóa đơn điện tử có mã.
• Về việc ghi tên dịch vụ: chủ quán ăn/nhà hàng có thể ghi chi tiết ra từng món ăn (VD: “Phở bò”, “Cơm tấm sườn”) để có thể thuận tiện cho các khách hàng doanh nghiệp có thể khấu trừ thuế, hoặc là ghi chung “Dịch vụ ăn uống” đối với lại khách hàng cá nhân mà không có nhu cầu.

4. Thời điểm lập hóa đơn

• Phục vụ tại chỗ: Thiết lập hóa đơn ngay khi mà khách hàng thực hiện thanh toán lúc kết thúc bữa ăn.
• Giao hàng tận nơi (delivery): Thiết lập hóa đơn ở thời điểm bạn xác nhận đơn hàng rằng đã được giao cho khác thành công.
• Lưu ý quan trọng: Vào ngày lập hóa đơn và vào ngày ký số bên trên hóa đơn điện tử sẽ không được cách nhau quá thời gian 1 ngày làm việc.

5. Xử phạt vi phạm hóa đơn

• Hành vi xảy ra vi phạm và mức tiền phạt (đồng)
• Lập hóa đơn như sai thời điểm mà vẫn không dẫn tới việc chậm thực hiện các nghĩa vụ thuế mức 4.000.000 – 8.000.000
• Không thực hiện lập hóa đơn khi tiến hành bán hàng hóa, hay cung cấp dịch vụ sẽ là mức 10.000.000 – 20.000.000
• Làm mất, hay cháy, hỏng hóa đơn đã được lập sẽ có mức là 4.000.000 – 8.000.000
• Hành vi không lập hóa đơn có thể bị xem là trốn thuế và bị xử phạt từ 1,5 đến 3 lần số tiền trốn thuế.

III. Nghĩa vụ thuế đối với việc kinh doanh dịch vụ ăn uống

1. Những loại thuế cần phải nộp và mức thuế suất

• Thuế Giá trị gia tăng (GTGT): mức 3% trên doanh thu.
• Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN): mức 1.5% trên doanh thu.
• Như vậy, tổng tỷ lệ thuế cần phải nộp là mức 4.5% trên tổng doanh thu. Nếu như kinh doanh về dịch vụ lưu trú kết hợp với ăn uống, thì tỷ lệ thuế GTGT sẽ là 5% và mức thuế TNCN là 2%. Với hộ kinh doanh đang có doanh thu trong năm là dương lịch khoảng từ 100 triệu đồng trở xuống thì sẽ không cần phải nộp thuế GTGT và cả thuế TNCN.

2. Phương pháp tính và thực hiện kê khai thuế

• Phương pháp khoán: Có áp dụng đối với hộ kinh doanh mà không thực hiện hoặc là thực hiện không có đầy đủ chế độ kế toán, hay hóa đơn. Phía cơ quan thuế sẽ thực hiện ấn định một khoảng doanh thu và mức thuế cần phải nộp cố định mỗi năm.
• Phương pháp kê khai: Được áp dụng cho các hộ kinh doanh thực hiện đầy đủ được chế độ kế toán, các hóa đơn, chứng từ. Với hộ kinh doanh sẽ thực hiện kê khai thuế theo như tháng hoặc là quý dựa trên phần doanh thu thực tế có phát sinh. Phương pháp kê khai sẽ cho phép bạn thực hiện khấu trừ những chi phí đầu vào hợp lệ, điều này giúp giảm số thuế cần phải nộp.

3. Tầm quan trọng của các hóa đơn đầu vào

• Doanh thu tính thuế đang bị tăng lên một cách không hợp lý.
• Số thuế cần phải nộp tăng cao, sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận. Do vậy, việc yêu cầu và thu thập được đầy đủ hóa đơn đầu vào từ những nhà cung cấp chính là điều cực kỳ quan trọng để có thể tối ưu hóa được chi phí thuế.

IV. Quy định của sổ sách kế toán và việc lưu trữ chứng từ

1. Yêu cầu về chế độ kế toán

2. Thời hạn lưu trữ hóa đơn và các chứng từ kế toán

• Lưu trữ tối thiểu là 5 năm: Đối với những chứng từ kế toán mà không trực tiếp dùng để thực hiện ghi sổ kế toán và thiết lập báo cáo tài chính như là phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho.
• Lưu trữ tối thiểu 10 năm: Đối với hóa đơn, chứng từ kế toán trực tiếp dùng để ghi sổ và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm.

V. Cập nhật quan trọng liên quan tới bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt đầu từ 01/07/2025

1. Chủ hộ kinh doanh sẽ bắt buộc phải tham gia BHXH

2. Nghĩa vụ đóng BHXH dành cho nhân viên

VI. Tóm tắt nếu kinh doanh dịch vụ ăn uống 2026 cẩm nang về Thuế, Hóa đơn & Quy định mới nhất là

• Chuyển đổi số trong việc quản lý: Điều này bắt buộc áp dụng đối với hóa đơn điện tử được xuất từ máy tính tiền và kết nối cơ quan thuế nếu như doanh thu của bạn từ 1 tỷ/năm, đây chính là xu hướng mà không thể đảo ngược.
• Minh bạch hóa chi phí: Thực hiện chuẩn hóa các quy trình mua hàng, sẽ yêu cầu hóa đơn đầu vào để có thể tối ưu phần chi phí thuế sao cho hợp pháp.
• Nghĩa vụ với lại người lao động: Cần tuân thủ nghiêm ngặt những quy định liên quan đến hợp đồng lao động và liên quan bảo hiểm xã hội, và đặc biệt chính là quy định mới BHXH bắt buộc dành cho chủ hộ kinh doanh kể từ 01/07/2025.
• An toàn thực phẩm là vấn đề đặt lên trên hết: Bạn cần đảm bảo rằng cơ sở đáp ứng đầy đủ những tiêu chuẩn về vệ sinh ATTP để có thể xây dựng uy tín và sẽ tránh được những rủi ro pháp lý. Việc nắm vững và tuân thủ những quy định trên điều này không chỉ giúp cho bạn tránh được những khoản phạt không đáng có mà lại còn là nền tảng rất vững chắc để có thể phát triển hoạt động kinh doanh một cách uy tín chuyên nghiệp và bền vững.

Câu hỏi thường gặp về kế toán pháp lý liên quan đến kinh doanh dịch vụ kế toán

Nếu khách hàng không có yêu cầu hóa đơn, thì quán ăn có cần phải xuất hóa đơn không?

Tôi là chủ quán ăn nhỏ khoảng doanh thu dưới mức 100 triệu đồng/năm thì có cần phải nộp thuế không?

Mua rau hay thịt từ chợ mà không có hóa đơn thì có ảnh hưởng gì không?

Hộ kinh doanh có mức doanh thu 1,2 tỷ đồng/năm cần phải làm gì từ 01/06/2025?

Hóa đơn từ máy tính tiền bắt đầu từ 01/06/2025 sẽ được áp dụng cho hộ kinh doanh F&B đang có doanh thu ≥ 1 tỷ đồng/năm sẽ cần phải dùng hóa đơn điện tử được xuất từ máy tính tiền đã kết nối với cơ quan thuế.