Mục lục
Chi phí quà tặng nhân viên được ghi nhận là chi phí được trừ
Để chi phí mua quà tặng cho nhân viên được ghi nhận là chi phí được trừ thì doanh nghiệp cần phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như sau:
- Hợp đồng mua bán: thể hiện rõ các thông tin về số lượng, giá trị, điều khoản thanh toán với các bên liên quan
- Hóa đơn mua quà: bắt buộc cần phải có và hóa đơn này phải hợp pháp, hợp lệ, khớp với hợp đồng mua bán
- Chứng từ thanh toán: Phiếu chi tiền mặt/ Uỷ nhiệm chi khi thanh toán qua ngân hàng
- Hóa đơn đầu ra của doanh nghiệp xuất: thông tin trên hóa đơn phải tuân thủ theo quy định và phải ghi rõ thông tin chi tiết về mặt hàng tặng cho nhân viên
- Danh sách nhân viên được nhận quà và có ký xác nhận
- Quyết định của doanh nghiệp về việc tặng quà cho nhân viên
- Quy chế tài chính, chi tiêu nội bộ, lương thưởng và các thỏa ước lao động của doanh nghiệp
Quà tặng cho nhân viên có cần phải xuất hóa đơn hay không?
Có phải xuất hóa đơn đối với quà tặng cho nhân viên?
-
Theo quy định tại khoản 1, điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về xuất hóa đơn quà tặng:
Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán cần phải lập hóa đơn để giao cho người mua bao gồm cả các trường hợp sau:
- Hàng hóa, dịch vụ được dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu;
- Hàng hóa, dịch vụ được dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ những hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất);
- Xuất hàng hóa qua các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa;
- Hóa đơn phải được ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế như quy định tại Điều 12 Nghị định này.
-
Theo quy định tại Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC cũng có nêu quy định về việc lập hóa đơn quà tặng:
Trích tại Khoản 7: “Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa và dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá và dịch vụ được dùng để cho, biếu, tặng hay trả thay lương cho người lao động …”;
Trích tại Khoản 9: “Sử dụng hoá đơn, chứng từ đối với hàng hoá và dịch vụ cho, biếu, tặng đối với các tổ chức kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Đối với hàng hoá và dịch vụ được dùng để cho, biếu, tặng hoặc trả thay lương cho người lao động thì cần phải lập hoá đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng), trên hoá đơn phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT giống như hoá đơn xuất bán hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng”.
-
Như vậy, HHDV dùng để làm quà tặng cho nhân viên công ty đều sẽ phải lập hóa đơn và kê khai tính thuế tương tự như xuất bán hàng hóa dịch vụ thông thường cho khách hàng.
Cách xuất hóa đơn quà tặng
Cách xuất hóa đơn hàng tặng không thu tiền được thực hiện như sau:
- Thông tin người mua: Ghi tên của nhân viên được tặng;
- Hình thức thanh toán: Do hàng cho biếu tặng không thu tiền nên không thể hiện hình thức là TM/CK;
- Về nội dung “Tên hàng hóa dịch vụ”: Ghi thêm dòng chữ ghi chú là “Hàng tặng không thu tiền” để lấy đó làm căn cứ hạch toán vào chi phí;
- Đơn giá: Là giá của HHDV tại thời điểm phát sinh;
- Thành tiền, thuế GTGT và tổng thanh toán: ghi nhận như hóa đơn thông thường.
Hạch toán quà tặng dành cho nhân viên
Quà tặng mua về tặng ngay không qua kho
Kế toán hạch toán như sau:
- Nợ Tài khoản 642 – Chi phí quản lý DN (QLDN)
- Nợ Tài khoản 133 (nếu có) – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có Tài khoản 111, 112, 331
- Có Tài khoản 33311 – Thuế GTGT đầu ra
Ví dụ: Công A mua trực tiếp 20 phần quà tặng nhân viên vào dịp Tết với giá trị tính thuế trên hóa đơn là 40.000.000đ, VAT là 4.000.000đ đã được thanh toán qua hình thức chuyển khoản ngân hàng. Tặng trực tiếp cho nhân viên. Kế toán ghi nhận như sau:
- Nợ Tài khoản 642: 40.000.000đ
- Nợ Tài khoản 133: 4.000.000đ
- Có Tài khoản 112: 44.000.000đ
- Có Tài khoản 33311: 4.000.000đ
Quà tặng mua về nhập kho, sau đó xuất ra để tặng
Hạch toán hàng nhập kho:
- Nợ Các Tài khoản 152, 153, 156 và 211
- Nợ Tài khoản 133 (nếu có) – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có Tài khoản 111, 112, 331
Hạch toán khi xuất hàng tặng:
Nợ Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Giá vốn HHDV
- Có Tài khoản 152, 153, 156 và 211
- Có Tài khoản 33311 – Thuế GTGT đầu ra
Ví dụ: Công ty mua 20 phần quà tặng với giá chưa thuế là 500.000đ/ phần, thuế GTGT 10% thanh toán bằng chuyển khoản về nhập kho và sau đó xuất 18 phần quà tặng nhân viên. Kế toán ghi nhận như sau:
Hạch toán hàng nhập kho:
- Nợ Tài khoản 156: 10.000.000đ
- Nợ Tài khoản 133 : 1.000.000đ
- Có Tài khoản 112: 11.000.000đ
Hạch toán khi xuất hàng tặng:
- Nợ Tài khoản 642: 9.000.000đ
- Có Tài khoản 156: 9.000.000đ
- Có Tài khoản 33311: 900.000đ
Quà tặng nhân viên từ quỹ khen thưởng, phúc lợi
Kế toán hạch toán như sau:
- Nợ Tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng & phúc lợi: Tổng giá trị DN thanh toán hàng tặng
- Có Tài khoản 511: Trị giá HHDV dùng để tặng
- Có Tài khoản 33311: Thuế GTGT đầu ra
Kế toán hạch toán giá vốn:
- Nợ Tài khoản 632: Giá vốn HHDV
- Có Tài khoản 152, 153, 156,…
Ví dụ: Công ty sử dụng quỹ phúc lợi để mua 20 phần quà tặng Tết với giá chưa thuế là 500.000đ/ phần, thuế GTGT 10% thanh toán bằng chuyển khoản. Kế toán ghi nhận như sau:
- Nợ Tài khoản 353: 11.000.000đ
- Có Tài khoản 511: 10.000.000đ
- Có Tài khoản 33311: 1.000.000đ
- Nợ Tài khoản 632: 10.000.000đ
- Có Tài khoản 156: 10.000.000đ
Tham Khảo: Quy định về chi phí quảng cáo facebook, google, tiktok
Tham Khảo: Điều kiện và đối tượng chịu thuế suất 5%
