Chi phí tiền lương được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN

Chi phí tiền lương là một trong những loại chi phí phổ biến nhất trong quá trình SXKD của doanh nghiệp. Nhưng không phải mọi chi phí tiền lương đều được tính vào chi phí hợp lý. Hôm nay hãy cùng Sao Vàng tìm hiểu về những điều kiện cần phải đáp ứng đủ thì chi phí tiền lương mới được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN nhé.

Chi phí tiền lương được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Tiền lương là một khoản tiền mà người lao động sẽ nhận được từ người sử dụng lao động và được trả theo thỏa thuận để thực hiện công việc được yêu cầu, bao gồm mức lương theo công việc hoặc theo chức danh, các khoản phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.

Nhìn ở góc độ của doanh nghiệp thì đây cũng chính là một khoản chi phí trong quá trình SXKD. Vì vậy, để chi phí lương là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN thì khoản tiền này phải được ghi cụ thể về điều kiện được hưởng cũng như mức hưởng trong: Hợp đồng lao động, quy chế lương thưởng, Quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ hoặc các quy chế khác tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, hồ sơ chi phí tiền lương gồm:

• Hợp đồng lao động
• Các quy chế về lương thưởng
• Bảng tổng hợp chấm công
• Bảng lương
• Chứng từ thanh toán tiền lương cho người lao động ( nếu thanh toán tiền mặt thì cần có phiếu chi hoặc chuyển khoản qua tài khoản của công ty yêu cầu phải có uỷ nhiệm chi hoặc giấy báo nợ )

Ngoài những hồ sơ nêu trên, còn có các hồ sơ chứng từ khác có liên quan đến chi tiền lương như sau:

• Hồ sơ tham gia đóng BHXH cho NLĐ ( thể hiện phần trích bảo hiểm tính vào chi phí của doanh nghiệp theo tỷ lệ trích nộp của doanh nghiệp ( người sử dụng lao động )
• Chứng từ nộp thuế TNCN đối với trường hợp doanh nghiệp trả lương NET thì số thuế TNCN mà doanh nghiệp nộp thay thì sẽ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Người lao động thuộc đối tượng phải tham gia BHXH mà theo thoả thuận của cả 2 bên nếu không tham gia đóng BHXH thì chi phí tiền lương này vẫn được tính vào chi phí doanh nghiệp

Căn cứ theo quy định tại điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC thì còn một vài khoản liên quan đến tiền lương của NLĐ sẽ được tính vào chi phí của doanh nghiệp chi trả như sau:

• Nếu doanh nghiệp ký HĐLĐ với người nước ngoài trong đó có ghi khoản chi trả tiền học cho con của NLĐ nước ngoài học tại VN , khoản chi này có tính chất tiền lương, tiền công , nếu có hoá đơn chứng từ đầy đủ theo quy định thì sẽ được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp
• Khoản chi về tiền nhà hoặc chi phí về chỗ ở do doanh nghiệp trả cho NLĐ , có tính chất tiền lương, tiền công và phải có đầy đủ hoá đơn chứng từ theo quy định của pháp luật thì sẽ được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.

Chi phí tiền lương không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Chi phí chi trả về tiền lương thuộc các trường hợp dưới đây sẽ không được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN :

Căn cứ theo quy định tại điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC

• Các khoản tiền lương và tiền thưởng cho NLĐ thực tế có chi trả nhưng không được ghi cụ thể về điều kiện được hưởng trong HĐLĐ, Quy chế tài chính, quy chế thưởng, thoả ước lao động ,… thì sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
• Các khoản tiền lương , tiền công, tiền thưởng hoặc các khoản phải trả khác được doanh nghiệp hạch toán vào chi phí SXKD nhưng thực tế không phát sinh chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo đúng quy định thì sẽ không được tính vào chi phí được trừ
• Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản khác mang tính chất như tiền lương phải trả cho NLĐ nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm mà doanh nghiệp chưa thực hiện chi trả vẫn sẽ bị loại ra khỏi chi phí được trừ, trừ trường hợp nếu doanh nghiệp có trích lập mức quỹ dự phòng để bổ sung qua quỹ tiền lương của năm sau liền kề . Tuy nhiên, mức dự phòng này tối đa không được quá 17% quỹ tiền lương thực tế của doanh nghiệp
• Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ sở hữu của công ty TNHH MTV , thù lao chi trả cho các thành viên của hội đồng thành viên, sáng lập viên, hội đồng quản trị mà cá nhân đó không trực tiếp tham gia vào việc điều hành SXKD.

LƯU Ý:

Đối với trường hợp giám đốc của công ty tư nhân, công ty TNHH MTV mà không phải là chủ của công ty mà họ được thuê để giữ chức vụ giám đốc thì mọi chi phí tiền lương của giám đốc đi thuê vẫn được tính vào chi phí được trừ

Tham Khảo: Cách tính thời gian phân bổ Công cụ dụng cụ (CCDC) theo quy định

Tham Khảo: Hướng Dẫn Làm Phụ Lục Chuyển Lỗ 03-2/TNDN Khi Làm Tờ Khai Quyết Toán Thuế TNDN

Các câu hỏi thường gặp về chi phí tiền lương của doanh nghiệp

Có quy định về mức lương tối đa của NLĐ không?

Câu trả lời là không nhé. Theo quy định hiện hành, mức lương của NLĐ không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng, sẽ không có quy định về mức chi trả tối đa tiền lương cho NLĐ.

Chi trả phụ cấp quá mức cho phép theo quy định của pháp luật thì được tính chi phí như thế nào

Theo quy định hiện nay, sẽ có những khoản phụ cấp sẽ quy định về mức chi trả như tiền ăn, tiền đồng phục, … Nếu doanh nghiệp chi trả vượt quá mức quy định thì doanh nghiệp vẫn được tính vào chi phí, tuy nhiên, chỉ được đưa vào chi phí mức tối đa theo quy định, còn phần vượt quá sẽ bị loại ra khỏi chi phí

Những khoản phụ cấp không quy định khống chế về mức chi là Phụ cấp nào?

Phụ cấp chức danh, chức vụ, nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm , thu hút , thâm niên,…