Chứng thư số và chữ ký số cá nhân là gì? Cách phân biệt

Chứng thư số và chữ ký số cá nhân đều sẽ được dùng để thực hiện xác thực người ký khi giao dịch điện tử nhưng mà chữ ký số và chứng thư số không phải là một. Bạn có thể hiểu đơn giản, phần chứng thư số sẽ giống như là ” giấy chứng nhận danh tính điện tử”, còn phần chữ ký số chính là kết quả tạo ra khi cá nhân sử dụng khóa bảo mật ký vào các giấy tờ cần thiết theo quy định.

Bài viết bên dưới đây sẽ có thể giải thích một cách rõ ràng về chứng thư số cá nhân là gì? và chữ ký số cá nhân là gì? Hai khái niệm này liệu có các điểm giống nhau và khác nhau ra sao, cần cập nhật quy định pháp luật mới nhất.

• Chứng thư số cá nhân được dùng để xác nhận các thông tin và danh tính của người thực hiện ký;
• Chữ ký số cá nhân sẽ được dùng để ký xác nhận lên trên hồ sơ, bản hợp đồng và những giao dịch điện tử.

Căn cứ theo pháp lý về chứng thư số và về chữ ký số cá nhân

Những quy định quan trọng hiện đang được áp dụng bao gồm:

• Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, đang có hiệu lực kể từ ngày 01/07/2024;
• Nghị định số 23/2025/NĐ-CP quy định liên quan đến chữ ký điện tử và các dịch vụ tin cậy, đang có hiệu lực kể từ ngày 10/04/2025;
• Những quy định chuyên ngành có liên quan đến thuế, hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội, hợp đồng và các thủ tục hành chính trực tuyến.

Luật giao dịch điện tử năm 2023 về phân loại chữ ký điện tử trở thành chữ ký điện tử chuyên dùng, chữ ký số chuyên dùng công vụ và chữ ký số công cộng. Cá nhân thường sẽ dùng chữ ký số công cộng vì tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực về chữ ký số công cộng sẽ phát hành chứng thư chữ ký số.

1. Chứng thư số cá nhân là gì?

Chứng thư số cá nhân, hay được gọi tên đầy đủ là chứng thư chữ ký số cá nhân, đây là thông tin điện tử được tổ chức cung cấp dịch vụ làm chứng thực chữ ký số cung cấp cho cá nhân. Một chứng thư số sẽ có chức năng xác nhận thông tin dành cho người được cấp và có thể giúp kiểm tra thông tin chữ ký số liệu có đúng người đó hay là không.

Ví dụ:

Anh Nguyễn Minh Tiến thực hiện đăng ký chữ ký số cá nhân từ một nhà cung cấp hợp pháp. Sau khi đã xác minh các thông tin của anh Tiến, bên phía nhà cung cấp sẽ cấp một chứng thư số có mang thông tin của Anh Tiến và thời hạn dùng trong 2 năm từ ngày kích hoạt.

Trong 2 năm này, khi anh Tiến ký hợp đồng điện tử, thì hệ thống có thể sẽ dựa vào thông tin chứng thư số để thực hiện kiểm tra:

• Người ký có phải là anh Nguyễn Minh Tiến hay không;
• Chứng thư số hiện còn thời hạn sử dụng hay là không;
• Chứng thư hiện có bị tạm dừng hoặc là thu hồi hay không;
• Chữ ký có đúng do phương tiện ký của anh Tiến tạo ra hay là không.

Như vậy thì chứng thư số không cần phải là chữ ký đặt trên tài liệu. Đây chính là căn cứ dùng để xác nhận danh tính người dùng chữ ký số.

Chứng thư số cá nhân bao gồm những thông tin gì?

Chứng thư số cá nhân thường sẽ có những thông tin cơ bản sau:

• Tên của người đang được cấp chứng thư số;
• Số hiệu của chứng thư số;
• Tên tổ chức được cấp chứng thư số;
• Thời hạn sử dụng;
• Khóa công khai của người đã được cấp;
• Phạm vi hoặc là mục đích sử dụng;
• Chữ ký số của bên tổ chức cấp chứng thư;
• Những thông tin cần thiết khác theo như quy định.

Thông tin như là số CCCD, mức định danh cá nhân hoặc là mã số thuế có thể sẽ được dùng trong quá trình thực hiện đăng ký và xác minh danh tích. Tuy vậy những thông tin này liệu có hiển thị trực tiếp ở trên chứng thư hay là không sẽ còn phụ thuộc từng loại chứng thư và quy định từ nhà cung cấp.

Chứng thư số cá nhân được dùng để làm gì?

Chứng thư số cá nhân đã được dùng để:

• Xác nhận thông tin của người ký;
• Xác định chữ ký số đang thuộc về cá nhân nào;
• Hỗ trợ kiểm tra chữ ký số xem có hợp lệ hay không;
• Cho biết thời hạn sử dụng dịch vụ ký số;
• Giúp phát hiện ra chứng thư đã hết hạn, hay bị tạm dừng hoặc là bị thu hồi.

Có thể hiểu một cách ngắn gọn: Chứng thư số được dùng để xác nhận người ký chữ ký số là ai.

2. Chữ ký số cá nhân là gì?

Chữ ký số cá nhân chính là một loại chữ ký điện tử đã được tạo ra từ công nghệ mã hóa. Các cá nhân dùng chữ ký số để thực hiện ký xác nhận hồ sơ hay hợp đồng hoặc những giao dịch trên không gian điện tử thay vì ký tay trên giấy tờ. Mỗi lần người sử dụng thực hiện thao tác ký, thì hệ thống sẽ tạo ra chữ ký số gắn với lại nội dung của bộ tài liệu đó.

Nếu như tài liệu bị sửa đổi sau khi ký, thì hệ thống kiểm tra chữ ký sẽ phát hiện ra sự thay đổi. Đây chính là điểm khác biệt rất quan trọng giữa dạng chữ ký số và hình ảnh chữ ký bằng tay đã được chèn lên file PDF hoặc là Word.

Chữ ký số cá nhân được dùng để làm gì?

Cá nhân có thể sẽ sử dụng chữ ký số với mục đích:

• Ký hợp đồng điện tử;
• Ký hồ sơ bảo hiểm xã hội;
• Ký hồ sơ thuế điện tử;
• Thực hiện các thủ tục hành chính trực tuyến;
• Ký văn bản, đơn đề nghị và các tài liệu điện tử;
• Ký hồ sơ liên quan tới hoạt động kinh doanh;
• Xác nhận một số giao dịch với ngân hàng, tài chính;
• Ký những hồ sơ chuyên ngành nếu hệ thống có hỗ trợ.

Tuy nhiên, mỗi một cơ quan và nền tảng sẽ có những yêu cầu riêng. Người dùng cần kiểm tra trước khi chữ ký số của mình đã được hệ thống tiếp nhận hay là không.

Chữ ký số cá nhân đã được tạo ra như thế nào?

Để tạo chữ ký số, thì người dùng cần phải có một cặp khóa bao gồm:

• Khóa bí mật: sẽ được dùng để tạo chữ ký số và cần phải do người ký kiểm soát;
• Khóa công khai: sẽ được dùng để thực hiện kiểm tra chữ ký số.

Khi cá nhân thực hiện nhấn nút ký, thì hệ thống dùng khóa bí mật để thực hiện tạo chữ ký số cho tài liệu. Bên phía nhận tài liệu dùng khóa công khai có bên trong chứng thư số để có thể kiểm tra chữ ký.

Người dùng không cần phải tự thực hiện những bước mã hóa này. Phần mềm hoặc là ứng dụng ký số sẽ trực tiếp xử lý tự động.

Mối liên hệ giữa 2 loại chứng thư số và chữ ký số cá nhân

Chứng thư số và chữ ký số có mối quan hệ như sau:

• Cá nhân đăng ký và sẽ được cấp chứng thư số
• Chứng thư số sẽ ghi nhận các thông tin cá nhân và thực hiện khóa công khai
• Cá nhân sẽ dùng khóa bí mật để thực hiện ký tài liệu điện tử
• Sau khi ký, thì chữ ký số sẽ được gắn với tài liệu;
• Bên nhận chỉ cần dùng thông tin bên trong chứng thư số để có thể kiểm tra người ký và xem tính hợp lệ của chữ ký số.

Ví dụ:

Chị Thu được cấp một chứng thư số đang có thời hạn từ ngày 01/01/2026 cho đến ngày 31/12/2027. Khoảng thời gian này, chị Thu có thể dùng chữ ký số để thực hiện ký nhiều hợp đồng khác nhau.

Mỗi một hợp đồng sẽ là một chữ ký số riêng, nhưng những chữ ký này sẽ được kiểm tra dựa trên cùng một chứng thư số đang còn hiệu lực của chị Lan.

Từ đó có thể thấy được:

• Một chứng thư số được sử dụng để hỗ trợ việc xác thực nhiều lần ký;
• Mỗi lần ký tài liệu sẽ có thể tạo ra một chữ ký số riêng biệt;
• Chứng thư số và chữ ký số không phải cùng là một loại.

Điểm giống nhau giữa 2 loại chứng thư số và chữ ký số cá nhân

Chứng thư số và chữ ký số cá nhân sẽ có một số điểm giống nhau như:

• Đều được dùng trong giao dịch điện tử;
• Đều có liên quan tới việc xác thực các thông tin của người ký;
• Đều dùng hỗ trợ bảo vệ tính an toàn và tính toàn vẹn của dữ liệu;
• Đều được dùng khi ký hồ sơ, hợp đồng và các tài liệu điện tử;
• Đều có giá trị quan trọng trong quá trình kiểm tra chữ ký số điện tử;
• Đều cần phải được tạo lập, cung cấp và sử dụng đúng như quy định.

Tuy nhiên, bạn không nên hiểu rằng chứng thư số với chữ ký số đều là do nhà cung cấp “ thực hiện cấp” cho người dùng.

Cụ thể:

• Nhà cung cấp sẽ cấp chứng thư số cho cá nhân khi đã xác minh thông tin;
• Chữ ký số mới được tạo ra mỗi khi một cá nhân thực hiện ký một bộ tài liệu cụ thể.

Chứng thư số và chữ ký số cá nhân sẽ khác nhau thế nào?

Chứng thư số và chữ ký số cá nhân sẽ khác nhau về mặt bản chất, nội dung, chức năng, cách hình thành và cả phạm vi sử dụng.

Khác nhau về mặt bản chất

Chứng thư số cá nhân chính là chứng thư điện tử được dùng để xác nhận các thông tin cá nhân được cấp. Chữ ký số cá nhân chính là dữ liệu điện tử đã được tạo ra khi cá nhân thực hiện ký hồ sơ hoặc là tài liệu cụ thể.

Do vậy, chúng ta không nên gọi chứng thư số điện tử là chữ ký số và không nên gọi USB Token là một chứng thư số.

Khác nhau về mục đích sử dụng

• Chứng thư số mục đích chính của nó là giúp bên nhận có thể kiểm tra danh tính người ký chữ ký số và tính trạng chứng thư.
• Chữ ký số thì có mục đích là dùng xác nhận người ký đã đồng ý, chấp thuận hoặc là chịu trách nhiệm đối với những nội dung đã ký.

Có thể ghi nhớ như sau đây:

• Chứng thư số sẽ trả lời câu hỏi: Ai là người thực hiện ký?
• Chữ ký số sẽ trả lời câu hỏi: Người đó đã thực hiện ký tài liệu nào?

Khác nhau về nội dung

Chứng thư số thường sẽ chứa:

• Thông tin của người đã được cấp;
• Tên tổ chức cấp chứng thư;
• Số hiệu của chứng thư;
• Khóa công khai;
• Thời hạn hiệu lực;
• Chữ ký số của phía tổ chức cấp.

Chữ ký số chính là dữ liệu được tạo ra từ:

• Nội dung của tài liệu;
• Khóa bí mật của người ký;
• Thuật toán ký số.

Người dùng sẽ không nhìn thấy được chữ ký số dưới dạng chữ ký tay như thông thường. Phần ảnh có tên, thời gian ký hoặc là dấu tích hiện thị ở trên tài liệu cũng chỉ là một phần hiển thị trực quan. Nguồn dữ liệu xác thực sẽ nằm trong tài liệu điện tử.

Khác nhau về thời điểm tạo

Chứng thư số đã được cấp sau khi một cá nhân hoàn tất các thủ tục đăng ký và thực hiện xác minh thông tin. Chữ ký số chỉ sẽ được tạo ra khi một cá nhân thực hiện các thao tác ký một số tài liệu hoặc là giao dịch cụ thể.

VD một người có thể sẽ được cấp 1 chứng thư số thời hạn 2 năm và dùng chứng thư đó để thực hiện ký hàng trăm bộ tài liệu khác nhau. Mỗi một tài liệu sẽ là một chữ ký số riêng.

Những hình thức chữ ký số cá nhân đang phổ biến

Chữ ký số cá nhân hiện nay thường sẽ được sử dụng dưới những hình thức sau:

1. Chữ ký số từ xa

Chữ ký số từ xa sẽ cho phép cá nhân thực hiện ký tài liệu thông quan các thiết bị máy tính bằng cách dùng USB Token hoặc điện thoại

Khi ký, người dùng sẽ xác nhận bằng mã PIN, mã OTP, từ ứng dụng hoặc là phương thức xác thực khác do bên nhà cung cấp quy định.

Ưu điểm:

• Có thể ký tại nhiều địa điểm;
• Không cần phải mang theo thiết bị USB;
• Thuận tiện khi thực hiện ký trên điện thoại;
• Phù hợp với lại người thường xuyên di chuyển.

2. Chữ ký số USB Token

USB Token chính là thiết bị được dùng để lưu giữ chữ ký số của người ký. Không cần phải ký tay, chỉ cần dùng USB Token cắm vào máy tính sau đó mở phần mềm và nhận nhập mã PIN.

Ưu điểm:

• Dễ sử dụng trên máy tính;
• Người dùng sẽ trực tiếp giữ thiết bị;
• Phù hợp với người thường xuyên phải ký hồ sơ trên những hệ thống đã được hỗ trợ USB Token.

Hạn chế:

• Phải mang theo thiết bị;
• Có thể bị mất hoặc là hư hỏng;
• Cần cài đặt phần mềm, trình điều khiển;
• Không thuận tiện bằng chữ ký số từ xa khi thực hiện ký trên điện thoại.

3. Chữ ký số bằng thẻ thông minh

Khóa bảo mật sẽ được lưu trong thẻ thông minh và thường cần phải có thiết bị đọc thẻ khi thực hiện ký. Hình thức này sẽ khá ít phổ biến hơn với những khách hàng cá nhân vì việc này cần thêm thiết bị và cần phần mềm tương thích.

USB Token có phải là chữ ký số không?

USB Token không phải là chữ ký số.

USB Token chỉ là một thiết bị lưu giữ khóa bí mật và  có thể hỗ trợ người sử dụng thực hiện những thao tác ký. Chữ ký số chính là dữ liệu được tạo ra để người dùng ký tài liệu bằng thiết bị máy tính. Tương tự như vậy, điện thoại không phải là chữ ký số. Điện thoại chỉ là một phương tiện để cho cá nhân xác nhận về việc ký khi dùng chữ ký số từ xa.

Khi nào chữ ký số cá nhân hợp lệ?

Chữ ký số cá nhân không đơn giản chỉ hiển thị tên của người ký mà nó còn cần đáp ứng những điều kiện theo như quy định và yêu cầu giao dịch.

Thông thường, thì một chữ ký số sẽ được xác định là hợp lệ khi:

• Chứng thư số đang còn hiệu lực ở thời điểm ký;
• Chứng thư số không bị tạm dừng hoặc là thu hồi;
• Thông tin người ký tên phù hợp với lại thông tin trên chứng thư;
• Khóa bí mật đã được sử dụng đúng bởi người có quyền kiểm soát;
• Nội dung tài liệu sẽ không bị thay đổi sau khi ký;
• Chữ ký được kiểm tra thành công;
• Việc ký phù hợp với lại mục đích và phạm vi sử dụng chứng thư;
• Đáp ứng thêm yêu cầu pháp luật chuyên ngành nếu có.

Không cần mọi hình ảnh chữ keys ở trên tài liệu điện tử đều là một chữ ký số hợp lệ. Ảnh chữ ký tay khi được chụp rồi chèn vào trong file dữ liệu, việc này sẽ không có chức năng kiểm tra xem tài liệu sau đó có bị chỉnh sửa hay chưa, chữ ký có đúng thật hay giả mạo.

Chữ ký số cá nhân sẽ có giá trị như chữ ký tay không?

Có. Chữ ký số cá nhân hợp lệ có thể được dùng thay cho chữ ký tay lúc ký hồ sơ, hợp đồng và có thể thực hiện các giao dịch điện tử.

VD bạn sử dụng chữ ký số để thực hiện ký hợp đồng online không cần phải in bản hợp đồng ra giấy để ký lại. Văn bản online đã được ký số vẫn sẽ được công nhận giá trị pháp lý nếu như xác định được người ký tên, chữ ký số được tạo đúng như quy định đảm bảo nội dung không bị chỉnh sửa khi đã ký. Việc bạn ký tay sau đó chèn vào file Word hoặc là PDF sẽ không được xem là chữ ký số, đây chỉ là hình ảnh không có giá trị như chữ ký tay trên giấy và chữ ký số.

Cách kiểm tra chữ ký số cá nhân

Khi nhận được một bộ tài liệu đã ký số, thì bạn nên kiểm tra những thông tin sau:

• Họ tên người ký;
• Tên tổ chức cấp chứng thư số;
• Thời gian ký;
• Thời hạn chứng thư số;
• Trạng thái chứng thư ở thời điểm ký;
• Nội dung tài liệu có bị chỉnh sửa lại sau khi ký hay không;
• Kết quả xác thực về chữ ký trên phần mềm hoặc là hệ thống.

Nếu phần mềm thông báo “chữ ký không hợp lệ”, nguyên nhân có thể là:

• Chứng thư đã bị hết hạn hoặc bị thu hồi;
• Tài liệu đã bị chỉnh sửa sau khi ký;
• Phần mềm chưa được tin cậy chứng thư của nhà cung cấp;
• Chữ ký bị lỗi trong quá trình thực hiện tải lên hoặc là chuyển đổi tài liệu;
• Thiết bị hoặc phần mềm ký số gặp sự cố.

Tham khảo: Hướng dẫn làm thủ tục chứng thực chữ ký? các điều kiện và phí

Tham khảo: Điều kiện, quy định và những trường hợp chứng thực chữ ký là gì?

Những lưu ý khi dùng chữ ký số cá nhân

Để hạn chế rủi ro, thì người dùng cần phải lưu ý:

• Không đưa USB Token cho người khác dùng;
• Không tiết lộ mã PIN, mật khẩu hoặc là mã xác nhận ký;
• Không xác nhận yêu cầu ký khi bạn chưa đọc nội dung;
• Kiểm tra đúng tên của tài liệu trước khi ký;
• Liên hệ cho nhà cung cấp ngay khi mất thiết bị;
• Yêu cầu tạm dừng hoặc là thu hồi chứng thư nếu như nghi ngờ khóa bí mật bị lộ;
• Theo dõi thời hạn của chứng thư để thực hiện gia hạn khi cần;
• Chỉ cài đặt phần mềm chữ ký số từ nguồn đáng tin cậy;
• Không cho người khác thực hiện điều khiển máy tính từ xa để ký khi bạn chưa xác định rõ mục đích.

Tham khảo: Dịch vụ kế toán thuế doanh nghiệp chỉ từ 500k/tháng

Câu hỏi thường gặp liên quan đến chứng thư số và chữ ký số cá nhân

1. Chứng thư số và chữ ký số là gì?

• Chứng thư số cá nhân được dùng để xác nhận các thông tin và danh tính của người thực hiện ký;
• Chữ ký số cá nhân sẽ được dùng để ký xác nhận lên trên hồ sơ, bản hợp đồng và những giao dịch điện tử.

2. Chứng thư số và chữ ký số có phải là một thứ không?

Không. Đây là 2 thành phần không giống nhau. Chứng thư số dùng để cung cấp thông tin nhằm kiểm tra danh tính người ký. Còn chữ ký số sẽ được tạo ra mỗi khi một cá nhân ký lên một tài liệu cụ thể.

3. Muốn dùng chữ ký số cần có chứng thư số không?

Có. Đối với lại chữ ký số cá nhân nếu sử dụng trong giao dịch điện tử, thì chứng thư số chính là căn cứ để cho bên nhận kiểm tra thông tin về người ký và kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký.

4. Một chứng thư số có thể được dùng để ký nhiều tài liệu không?

Có. Nếu trong thời hạn chứng thư đang còn hiệu lực, thì cá nhân có thể sử dụng chữ ký số để tiến hành ký nhiều bộ tài liệu khác nhau. Mỗi lần thực hiện ký sẽ tạo ra chữ ký số riêng gắn với lại nội dung của tài liệu đã được ký.