Chứng từ kế toán là gì? Cùng tìm hiểu chứng từ kế toán cần các nội dung gì và các mẫu chứng từ kế toán theo như quy định pháp luật sẽ như thế nào? Bài viết bên dưới đây được Tư Vấn Sao Vàng cung cấp đủ những thông tin về chứng từ kế toán để mọi người có thể cập nhật thêm nhiều kiến thức mới.
Mục lục
1. Tổng quan về chứng từ kế toán
1.1. Chứng từ kế toán là gì?
Căn cứ theo như tại khoản 3 điều 3 Luật kế toán năm 2015 quy định:
Chứng từ kế toán chính là các giấy tờ và vật mang tin có thể phản ánh nghiệp vụ kinh tế, về tài chính phát sinh và đã được hoàn thành, sẽ làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Có thể hiểu theo cách đơn giản rằng chứng từ kế toán chính là những tài liệu dùng ghi chép lại những giao dịch về kinh tế, bao gồm chứng từ thực hiện xuất nhập kho, biên lai, hợp đồng…nhằm có thể cung cấp đầy đủ và chính xác những giao dịch tài chính của công ty.
1.2. Chứng từ kế toán được dùng để làm gì?
Chứng từ kế toán sẽ đóng vai trò rất quan trọng với những mục đích sử dụng như:
- Thực hiện công việc kế toán ban đầu chính là lập chứng từ kế toán, đây là khởi điểm của công tác kế toán, điều này nhằm dễ dàng xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ. Trong trường hợp thiếu chứng từ về kế toán thì công ty sẽ không thể thực hiện được công việc kế toán ban đầu cũng như không thể xây dựng được công tác kế toán của công ty.
- Chứng từ dùng cung cấp căn cứ cho việc ghi sổ kế toán: Chứng từ kế toán được dùng hỗ trợ tạo nên căn cứ để thực hiện ghi sổ những nghiệp vụ phát sinh vô cùng minh bạch. Những thông tin của các số tiền, ngày tháng, đối tượng…đều được cung cấp chi tiết đầy đủ, điều này giúp xác định đúng loại những khoản nợ, khoản thu chi, tài sản trong kế toán.
- Ghi nhận những nghiệp vụ liên quan đến kinh tế tài chính: Thực hiện lập chứng từ kế toán điều này nhằm ghi nhận những nghiệp kinh tế tài chính được phát sinh và đảm bảo tính hợp pháp của những giao dịch và các hoạt động tài chính trong công ty.
- Xác nhận trách nhiệm về pháp luật: Việc thực hiện lập chứng từ kế toán, điều này hỗ trợ ghi nhận những cá nhân, hay đơn vị chịu trách nhiệm pháp luật về những nghiệp vụ phát sinh. Điều này thì giúp được cho những công ty thực hiện có thể thực hiện đúng quy trình, tuân thủ những nguyên tắc của pháp luật về kế toán.
2. Những loại chứng từ kế toán rất phổ biến hiện nay
2.1. Chia theo công dụng
Phân chia theo công dụng, của chứng từ kế toán sẽ bao gồm 4 loại sau:
- Chứng từ chấp hành: Gồm phiếu xuất kho,nhập kho; phiếu thu, chi và phiếu luân chuyển hàng hóa…Những chứng từ này thể hiện được những giao dịch kinh tế tài chính.
- Chứng từ mệnh lệnh: Gồm những chứng từ như là lệnh chi tiền, lệnh thực hiện nhập hàng, xuất hàng, hay lệnh sản xuất… thể hiện được mệnh lệnh hoặc là quyết định của người có quyền hạn.
- Chứng từ liên hợp: Bao gồm những chứng từ được kết hợp từ hai hoặc là nhiều loại chứng từ như là lệnh phiếu xuất kho và các hóa đơn kiêm phiếu xuất kho…
- Chứng từ thủ tục: Bao gồm những chứng từ ghi sổ, gồm báo cáo tài chính… nhằm đảm bảo việc tuân thủ quy trình và tuân thủ quy định kế toán.
2.2. Chia theo địa điểm lập
Dựa theo địa điểm lập, các chứng từ kế toán gồm:
- Chứng từ bên trong: Gồm những chứng từ được lập trong nội bộ công ty như hóa đơn bán hàng, biên bản bàn giao tài sản cố định cho các đơn vị khác, bảng kê thanh toán lương, phiếu xuất vật tư dành cho phân xưởng sản xuất…
- Chứng từ bên ngoài: Gồm những chứng từ được mua hoặc là cung cấp từ phía bên ngoài như là hợp đồng vận chuyển mua ngoài, hay hóa đơn mua hàng…
2.3. Chia theo trình tự lập
Phân chia theo trình tự lập, các chứng từ kế toán bao gồm:
- Chứng từ ban đầu: Gồm những bảng tổng hợp những chứng từ gốc cùng loại, bảng kê như phiếu thu, sổ cái, phiếu chi… Những chứng từ này được tạo ra tại quá trình ghi nhận những giao dịch phát sinh.
- Chứng từ tổng hợp: Bao gồm bảng tổng hợp về chứng từ gốc cùng loại, sổ cái, bảng kê… điều này nhằm tổng hợp những thông tin từ những chứng từ ban đầu.
2.4. Chia theo số lần ghi trên chứng từ
Theo số lần ghi những nghiệp vụ kinh tế, thì chứng từ kế toán sẽ được phân thành 2 loại sau:
- Chứng từ một lần: Được ghi nhận một giao dịch về kinh tế tài chính duy nhất như là Hóa đơn mua hàng.
- Chứng từ nhiều lần: Ghi nhận những giao dịch kinh tế tài chính sẽ được ghi nhiều lần như trên Bảng kê thanh toán lương cho từng tháng.
2.5. Chia theo tính cấp bách của chứng từ
Theo tính cấp bách, chứng từ kế toán được phân thành 2 loại sau:
- Chứng từ bình thường: Ghi nhận các giao dịch phát sinh thông thường trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Chứng từ báo động: Ghi nhận các giao dịch phát sinh đặc biệt hoặc có tính chất báo động như hợp đồng kinh tế không bình thường, sử dụng vượt quá mức định mức, thanh toán tiền vay không kịp thời,…
2.6. Chia theo hình thức chứng từ
Căn cứ theo như hình thức chứng từ, chứng từ kế toán sẽ gồm 2 loại sau:
- Chứng từ thông thường: Là chứng từ sẽ được thể hiện dưới dạng một giấy tờ theo truyền thống.
- Chứng từ điện tử: Chính là chứng từ được tạo ra, được truyền tải và lưu trữ dưới dạng thư điện tử như: file Excel, file PDF, các hệ thống thông tin kế toán lằm trên máy tính…
3. Quy định về các chứng từ kế toán hiện hành
3.1. Về nội dung chứng từ
Căn cứ ở điều 16 Luật kế toán năm 2015 quy định về phần nội dung chứng từ kế toán như sau:
3.2. Về việc thiết lập và lưu trữ các chứng từ kế toán
Căn cứ theo điều 18 Luật kế toán năm 2015 quy định về việc lập và lưu trữ các chứng từ kế toán như sau:
3.3. Về chữ ký nằm trên chứng từ kế toán
Căn cứ ở khoản 2 điều 19 của Luật kế toán năm 2015 quy định về chữ ký ở trên chứng từ kế toán như sau:
Chữ ký nằm trên chứng từ kế toán cần phải do người có thẩm quyền hoặc là người được ủy quyền ký. Sẽ Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi mà chưa ghi đầy đủ nội dung trên chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.”
3.4. Về cách quản lý và sử dụng
Căn cứ điều 21 theo Luật Kế toán năm 2015 quy định về Quản lý, dùng chứng từ kế toán như sau:
4. Mẫu chứng từ kế toán mới nhất
4.1. Mẫu chứng từ kế toán theo như thông tư 200
| TÊN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN | SỐ HIỆU |
| I. Lao động tiền lương | |
| Bảng chấm công | 01a-LĐTL |
| Bảng chấm công làm thêm giờ | 01b-LĐTL |
| Bảng thanh toán khoản tiền lương | 02-LĐTL |
| Bảng thanh toán khoản tiền thưởng | 03-LĐTL |
| Giấy đi đường | 04-LĐTL |
| Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc là công việc hoàn thành | 05-LĐTL |
| Bảng thanh toán khoản tiền làm thêm giờ | 06-LĐTL |
| Bảng thanh toán khoản tiền thuê ngoài | 07-LĐTL |
| Hợp đồng giao khoán | 08-LĐTL |
| Biên bản thanh lý (nghiệm thu) các hợp đồng giao khoán | 09-LĐTL |
| Bảng kê trích nộp những khoản theo lương | 10-LĐTL |
| Bảng phân bổ tiền lương và tiền bảo hiểm xã hội | 11-LĐTL |
| II. Hàng tồn kho | |
| Phiếu nhập kho | 01-VT |
| Phiếu xuất kho | 02-VT |
| Biên bản kiểm nghiệm các vật tư, công cụ, cả sản phẩm, hàng hoá | 03-VT |
| Phiếu báo vật tư đang còn lại cuối kỳ | 04-VT |
| Biên bản kiểm kê về vật tư, công cụ, cả sản phẩm, hàng hoá | 05-VT |
| Bảng kê mua hàng | 06-VT |
| Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, cả công cụ, dụng cụ | 07-VT |
| III. Bán hàng | |
| Bảng thanh toán hàng hóa đại lý, ký gửi | 01-BH |
| Thẻ quầy hàng | 02-BH |
| IV. Tiền tệ | |
| Phiếu thu | 01-TT |
| Phiếu chi | 02-TT |
| Giấy đề nghị tạm ứng | 03-TT |
| Giấy thanh toán tiền tạm ứng | 04-TT |
| Giấy đề nghị thanh toán | 05-TT |
| Biên lai thu tiền | 06-TT |
| Bảng kê vàng tiền tệ | 07-TT |
| Bảng kiểm kê quỹ (dùng VND) | 08a-TT |
| Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ hoặc vàng tiền tệ) | 08b-TT |
| Bảng kê chi tiền | 09-TT |
| V. Tài sản cố định | |
| Biên bản giao nhận TSCĐ | 01-TSCĐ |
| Biên bản thanh lý TSCĐ | 02-TSCĐ |
| Biên bản bàn giao TSCĐ đã sửa chữa lớn hoàn thành | 03-TSCĐ |
| Biên bản đánh giá lại TSCĐ | 04-TSCĐ |
| Biên bản kiểm kê TSCĐ | 05-TSCĐ |
| Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ | 06-TSCĐ |
4.2. Mẫu chứng từ kế toán theo như thông tư 133
| TÊN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN | SỐ HIỆU |
| I. Lao động tiền lương | |
| Bảng chấm công | 01a-LĐTL |
| Bảng chấm công làm thêm giờ | 01b-LĐTL |
| Bảng thanh toán tiền lương | 02-LĐTL |
| Bảng thanh toán tiền thưởng | 03-LĐTL |
| Giấy đi đường | 04-LĐTL |
| Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc là công việc hoàn thành | 05-LĐTL |
| Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ | 06-LĐTL |
| Bảng thanh toán tiền thuê ngoài | 07-LĐTL |
| Hợp đồng giao khoán | 08-LĐTL |
| Biên bản thanh lý (thực hiện nghiệm thu) hợp đồng giao khoán | 09-LĐTL |
| Bảng kê trích nộp những khoản theo lương | 10-LĐTL |
| Bảng phân bổ tiền lương và tiền bảo hiểm xã hội | 11-LĐTL |
| II. Hàng tồn kho | |
| Phiếu nhập kho | 01-VT |
| Phiếu xuất kho | 02-VT |
| Biên bản kiểm nghiệm các vật tư, công cụ, các sản phẩm, hàng hóa | 03-VT |
| Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ | 04-VT |
| Biên bản kiểm kê các vật tư, công cụ, các sản phẩm, hàng hóa | 05-VT |
| Bảng kê mua hàng | 06-VT |
| Bảng phân bổ các nguyên liệu, vật liệu, các công cụ, dụng cụ | 07-VT |
| III. Bán hàng | |
| Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi | 01-BH |
| Thẻ quầy hàng | 02-BH |
| IV. Tiền tệ | |
| Phiếu thu | 01-TT |
| Phiếu chi | 02-TT |
| Giấy đề nghị tạm ứng | 03-TT |
| Giấy thanh toán tiền tạm ứng | 04-TT |
| Giấy đề nghị thanh toán | 05-TT |
| Biên lai thu tiền | 06-TT |
| Bảng kê vàng, bạc, đá quý, kim khí quý | 07-TT |
| Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) | 08a-TT |
| Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, bạc,vàng, kim khí quý, đá quý) | 08b-TT |
| Bảng kê chi tiền | 09-TT |
| V. Tài sản cố định | |
| Biên bản giao nhận TSCĐ | 01-TSCĐ |
| Biên bản thanh lý TSCĐ | 02-TSCĐ |
| Biên bản bàn giao TSCĐ dùng sửa chữa lớn hoàn thành | 03-TSCĐ |
| Biên bản đánh giá lại TSCĐ | 04-TSCĐ |
| Biên bản kiểm kê TSCĐ | 05-TSCĐ |
| Bảng tính và thực hiện phân bổ khấu hao TSCĐ | 06-TSCĐ |
Tham khảo: Phiếu chi là gì? Quy định và mẫu của phiếu chi thế nào?
Tham khảo: Phiếu thu là gì? Quy định và mẫu của phiếu thu tiền
5. Trình tự xử lý chứng từ kế toán
Trình tự xử lý chứng từ kế toán gồm những bước sau:
Bước 1: Lập, tiếp nhận và thực hiện xử lý chứng từ kế toán
Những chứng từ về kế toán sẽ được gửi về cho phòng kế toán, kế toán là đơn vị sẽ tiếp nhận và thực hiện kiểm tra đầy đủ những chứng từ bằng cách là thực hiện đối chiều với những nghiệp vụ có phát sinh bên trong kỳ và xác nhận với lại những bên liên quan.
Bước 2: Dịch chứng từ kế toán thành tiếng việt
Với những chứng từ kế toán mà ghi bằng tiếng nước ngoài thì khi dùng để ghi sổ kế toán và thực hiện lập báo cáo tài chính cần được triển khai dịch vụ từ tiếng nước ngoài thành tiếng Việc và công ty cần phải chịu trách nhiệm về tính chuẩn xác của các nội dung bản dịch. Về bằng chứng từ kế toán khi dịch ra tiếng Việt cần phải đính kèm với lại bản chính bằng tiếng nước ngoài. (Được quy định tại khoản 5 điều 5 của Nghị định số 174/2016/NĐ-CP)
Bước 3: Kiểm tra tính hợp lệ, tính hợp pháp của các chứng từ kế toán
Trước khi làm căn cứ để ghi sổ kế toán, chuyên viên kế toán sẽ cần phải kiểm tra về tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ kế toán với những thông tin về:
- Nội dung và hình thức của chứng từ kế toán đảm bảo được những quy định pháp luật hay không
- Số liệu các thông tin trên giấy tờ chứng từ cần phải chính xác và đảm bảo phù hợp với lại thực tế nghiệp vụ đang phát sinh
- Thông tin của việc ghi nhận cần phải đầy đủ, đảm bảo tính trung thực và không được phép ghi sai leenchj hoặc là ghi thiếu thông tin
- Chứng từ nội bộ cần phải tuân thủ được đúng quy trình về quản lý chứng từ của công ty
- Trường hợp phát hiện những chứng từ kế toán không có hợp lệ, thì nhân viên kế toán cần phải từ chối nhận các chứng từ và thực hiện thông báo cho những cấp quản lý để có thể kịp thời xử lý.
Bước 4: Thực hiện luân chuyển và ghi sổ kế toán chứng từ
Sau khi thực hiện xác minh tính hợp lệ, tính hợp pháp của các chứng từ, thì chứng từ sẽ chuyển đến những bộ phận liên quan nhằm cung cấp thông tin cần thiết và sau đó sẽ được tập hợp về cho phòng kế toán ghi sổ và lưu trữ lại.
Trong quá trình thực hiện luân chuyển, những bên liên quan cần thực hiện ký xác nhận để có thể tránh được tranh chấp và thất lạc.
Bước 5: Bảo quản, lưu trữ và thực hiện hủy chứng từ kế toán
Khi thực hiện việc bảo quản, lưu trữ và thực hiện hủy chứng từ kế toán, công ty cần chú ý những điều sau:
- Sau khi dùng chứng từ kế toán thì các chứng từ cần phải bảo quản, lưu trữ một cách hợp lý theo như trình tự thời gian để có thể phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu khi cần. Bộ phần kế toán cần phải đảm bảo được đầy đủ cơ sở vật chất, hay phương tiện quản lý, bảo quản những chứng từ kế toán.
- Trường hợp mà hết thời hạn lưu trữ các chứng từ kế toán sẽ được tiêu hủy dựa theo đúng quyết định của chính người đại diện pháp luật công ty ( Trừ khi có các yêu cầu khắc của những cơ quan Nhà nước có thẩm quyền).
- Chứng từ kế toán được đưa vào lưu trữ cần phải đầy đủ, sắp xếp có hệ thống, cần phân loại và sắp xếp thành các bộ hồ sơ riêng theo thời gian phát sinh và theo đúng kỳ kế toán năm.
- Người đại diện theo như pháp luật của công ty cần phải có trách nhiệm trong việc cung cấp thông tin, các tài liệu kế toán một cách kịp thời đầy đủ và trung thực khi cơ quan thuế hoặc các cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu theo như quy định pháp luật.
Trên đây là toàn bộ thông tin về chứng từ kế toán giúp các doanh nghiệp sử dụng và lưu trữ hợp lệ, hợp pháp theo quy định của pháp luật.
Bên trên là toàn bộ các thông tin về chứng từ kế toán, mong rằng kiến thức này sẽ giúp cho các doanh nghiệp khách hàng có thể hiểu sâu về khái niệm, quy trình và luật kế toán liên quan đến chứng từ kế toán. Biết được các lưu trữ, bảo quản hay hủy bỏ chứng từ, lắm rõ được các quy định ký tên hay điền thông tin…theo đúng quy định.
