Điều kiện, quy định chứng thực chữ ký là gì? Thực hiện chứng thực chữ ký làm gì? Những trường hợp không được làm chứng thực chữ ký và những trường hợp được chứng thực chữ ký?
Mục lục
Chứng thực chữ ký là gì?
Chứng thực chữ ký chính là việc cơ quan tổ chức thẩm quyền xác nhận, chứng thực phần chữ ký trên văn bản, giấy tờ là chữ ký người yêu cầu chứng thực ( Việc này căn cứ theo như khoản 3 Điều 2 thuộc Nghị định số 23/2015/NĐ-CP). Chứng thực chữ ký để chứng minh rằng người đề nghị chứng thực đã thực hiện ký chữ ký đó. Vì chữ ký là căn cứ xác định được trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ người ký với những văn bản giấy tờ.
Những trường hợp không được chứng thực chữ ký
Không phải tất cả những trường hợp yêu cầu về việc chứng thực chữ kỹ đều được phía cơ quan thẩm quyền chấp nhận. Các công dân không được chứng thực chữ ký nến như thuộc 1 trong 4 trường hợp quy định ở Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, gồm:
- Tại thời điểm thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký, thì người yêu cầu chứng thực sẽ bị mấy năng lực hành vi dân sự, nghĩa là không nhận thức hoặc không làm chủ được các hành vi của mình
- Người yêu cầu chứng thực chữ ký cần xuất trình CCCD/ thẻ căn cước hoặc hộ chiếu đã không còn giá trị hoặc giả mạo
- Giấy tờ, văn bản chứng thực sẽ do người yêu cầu chứng thực thực hiện ký có nội dung:
- Vi phạm pháp luật, làm trái đạo đức
- Tuyên truyền, kích động chiến tranh, có hành vi chống phá chế độ xã hội chủ nghĩa
- Xuyên tạc lịch sử dân tộc
- Xúc phạm, uy tín của cá nhân, làm tổn hại đến danh dự nhân phẩm, tổ chức
- Vi phạm quyền công dân.
- Văn bản, tài liệu là nội dung hợp đồng, giao dịch, ngoại trừ trường hợp có yêu cầu chứng thực chữ ký bên trên giấy ủy quyền ( áp dụng cho trường hợp ủy quyền không thù lao, bên phía được ủy quyền sẽ không có nghĩa vụ phải bồi thường, sẽ không liên quan tới việc chuyển đổi quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản).
Như vậy thì việc chứng thực phần chữ ký trên chỉ thực hiện được nếu bạn đáp ứng những điều kiện sau đây:
- Tại thời điểm bạn yêu cầu chứng thực chữ ký thì bạn phải có đủ năng lực và hành vi dân sự
- Bạn cần xuất trình được CCCD/ hộ chiếu đang còn thời hạn
- Nội dung văn bản, nội dung giấy tờ yêu cầu thực hiện chứng thực chữ ký không được vi phạm pháp luật, phần nội dung không được trái đạo đức xã hội
- Nội dung văn bản, giấy tờ đang có yêu cầu chứng thực chữ ký sẽ không được làm hợp đồng, giao dịch (Trừ trường hợp chứng thực chữ ký cho giấy ủy quyền)
Những trường hợp sẽ được chứng thực chữ ký
Hoạt động chứng thực chữ ký sẽ được thực hiện trong những trường hợp sau đây:
- Chứng thực chữ ký nhiều người bên trên cùng văn bản giấy tờ
- Chứng thực chữ ký của người thực hiện kê khai lý lịch cá nhân
- Chứng thực chữ ký bên trên văn bản, giấy từ của cá nhân tự lập theo như quy định pháp luật
- Chứng thực chữ ký bên trên giấy ủy quyền ( chỉ được thực hiện đối với trường hợp ủy quyền nhưng không có thù lao, người được ủy quyền sẽ không có nghĩa vụ về bồi thường và cũng không liên quan tới việc chuyển quyền sở hữu tài sản hoặc là quyền sử dụng đất)
Cơ quan có thẩm quyền trong việc chứng thực chữ ký
Công dân thực hiện việc chứng thực chữ ký ở mội trong những cơ quan sau:
1. Phòng Tư pháp cấp huyện, quận, thị xã ( được gọi chung là Phòng tư pháp cấp huyện) Phòng này có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực chữ ký
- Chứng thực chữ ký trong những văn bản, giấy tờ đã được yêu cầu chứng thực
- Chứng thực chữ ký của chính người dịch trong những văn bản, giấy tờ có tiếng nước ngoài được dịch sang tiếng Việt hoặc là từ Tiếng việt dịch sang tiếng nước ngoài
- Trưởng phòng, phó trưởng phòng tư pháp sẽ có trách nhiệm trong việc chứng thực chữ ký, thực hiện ký chứng thực và đóng dấu từ phòng Tư pháp trên những văn bản này.
2. UBND xã, phường, thị trấn (gọi chung là UBND cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực chữ ký:
- Chứng thực chữ ký trong những văn bản, giấy tờ (trừ chứng thực chữ ký của người dịch);
- Chủ tịch, phó chủ tịch của UBND cấp xã sẽ có trách nhiệm ký chứng thực, thực hiện đóng dấu UBND cấp xã lên trên văn bản yêu cầu về việc chứng thực chữ ký.
3. Đại sứ quán, Lãnh sự quán, Tổng Lãnh sự quán và cơ quan khác đã được ủy quyền thực hiện các chức năng lãnh sự (cơ quan đại diện) của Việt Nam tại nước ngoài có thẩm quyền và trách nhiệm:
- Chứng thực chữ ký trong những văn bản, giấy tờ đã yêu cầu chứng thực
- Chứng thực chữ ký người dịch trong những văn bản, giấy tờ bằng tiếng nước ngoài dịch sang tiếng Việt hoặc là từ tiếng Việt dịch sang tiếng nước ngoài;
- Viên chức ngoại giao, công viên chức lãnh sự đang có trách nhiệm ký xác nhận chứng thực, đóng dấu của phía cơ quan đại diện lên những văn bản yêu cầu việc chứng thực chữ ký.
4. Phòng công chứng, văn phòng công chứng (là tổ chức hành nghề công chứng) đang có thẩm quyền và trách nhiệm:
- Chứng thực chữ ký trong những văn bản, giấy tờ ngoại trừ việc bạn chứng thực chữ ký của người dịch
- Công chứng viên tổ chức hàng nghề công chứng chứng thực, sẽ đóng dấu tổ chức hành nghề công chứng lên trên văn bản được yêu cầu chứng thực chữ ký
Lưu ý:
Việc chứng thực chữ ký sẽ không phụ thuộc vào nơi bạn cư trú.
Tham khảo: Chứng thư số và chữ ký số cá nhân là gì? Cách phân biệt
Tham khảo: Hướng dẫn làm thủ tục chứng thực chữ ký? các điều kiện và phí
Các câu hỏi thường gặp liên quan đến việc chứng thực chữ ký
1. Điều kiện cần để bạn làm chứng thực chữ ký?
Bạn yêu cầu chứng thực chữ ký thì bạn phải có đủ năng lực, hành vi dân sự và bạn cần xuất trình CCCD/hộ chiếu hợp lệ đang còn thời hạn sử dụng.
2. Giấy tờ, văn bản nào sẽ bị từ chối khi đi chứng thực chữ ký?
Cơ quan có thẩm quyền sẽ không chứng thực chữ ký đối với những văn bản, giấy tờ sau đây:
- Giấy tờ, văn bản chứng thực sẽ do người yêu cầu chứng thực thực hiện ký có nội dung:
- Vi phạm pháp luật, làm trái đạo đức
- Tuyên truyền, kích động chiến tranh, có hành vi chống phá chế độ xã hội chủ nghĩa
- Xuyên tạc lịch sử dân tộc
- Xúc phạm, uy tín của cá nhân, làm tổn hại đến danh dự nhân phẩm, tổ chức
- Vi phạm quyền công dân.
- Văn bản, tài liệu là nội dung hợp đồng, giao dịch, ngoại trừ trường hợp có yêu cầu chứng thực chữ ký bên trên giấy ủy quyền ( áp dụng cho trường hợp ủy quyền không thù lao, bên phía được ủy quyền sẽ không có nghĩa vụ phải bồi thường, sẽ không liên quan tới việc chuyển đổi quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản).
3. Xin chứng thực chữ ký bên trên giấy ủy quyền được hay không?
Được! sẽ áp dụng cho trường hợp ủy quyền không thù lao, bên phía được ủy quyền sẽ không có nghĩa vụ phải bồi thường, sẽ không liên quan tới việc chuyển đổi quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản.
