Định khoản kế toán là gì? Tổng hợp những bút toán định khoản?

Định khoản kế toán chính là quá trình thực hiện ghi nhận và tiến hành phân loại những giao dịch trong tài chính của công ty vào những tài khoản kế toán. Đây chính là bước rất quan trọng trong việc đảm bảo được tính chính xác và minh bạch về hệ thống sổ sách kế toán. Bài biết ngay bên dưới đây, Tư Vấn Sao Vàng sẽ thực hiện tổng hợp và giới thiệu đến mọi người những kiến thức liên quan tới Định khoản,

1. Định khoản kế toán là gì?

Định khoản kế toán chính là quá trình thực hiện ghi nhận những nghiệp kế toán vào trong sổ sách thông qua những tài khoản kế toán phù hợp, gồm việc thực hiện phân tích nghiệp vụ và tiến hành áp dụng nguyên tắc ghi Nợ, việc ghi có thể phản ánh đúng được giá trị trong giao dịch.

ĐKKT có hai loại:

• Định khoản một cách đơn giản: liên quan tới 02 tài khoản.
• Định khoản phức tạp: sẽ liên quan tới 03 tài khoản trở lên.

Trước đây, nhân viên kế toán thực hiện công việc này một cách thủ công, nhưng ngày nay, nhờ các phần mềm kế toán, quá trình này đã được tự động hóa. Ví dụ, phần mềm kế toán có thể tự động hạch toán những nghiệp vụ khi tiến hành nhập liệu từ hóa đơn.

2. Những nguyên tắc định khoản kế toán

Trong nghiệp vụ kế toán, việc thực hiện định khoản sẽ đóng vai trò rất quang trọng trong quá trình ghi nhận và phản ánh một cách chính xác những giao dịch về kinh tế phát sinh. Điều này đảm bảo được tính minh bạch, đúng đắn. Trong quy trình định khoản kế toán phải tuân thủ những nguyên tắc cơ bản để tránh sự nhầm lẫn và các sai sót.

• Trước tiên, cần phải xác định tài khoản thực hiện ghi Nợ trước, sau đó mới tới tài khoản ghi Có.
• Trong mỗi bút toán, thì tổng số tiền ghi bên Nợ cần phải luôn bằng với tổng số tiền ghi bên Có.
• Một bút toán phức tạp có thể thực hiện chia nhỏ thành nhiều bút toán đơn, nhưng sẽ không được phép gộp lại nhiều bút toán đơn trở thành bút toán phức tạp.
• Bút toán đơn chính là loại bút toán chỉ có liên quan tới hai tài khoản, trong đó thì một tài khoản ghi Nợ và cả một tài khoản ghi Có.
• Bút toán phức tạp gồm từ ba tài khoản trở lên, với những trường hợp phổ biến như là:
  • Một tài khoản ghi Nợ có đối ứng với lại nhiều tài khoản ghi Có.
  • Một tài khoản ghi Có có đối ứng với lại nhiều tài khoản ghi Nợ.
  • Nhiều tài khoản ghi Nợ sẽ đồng thời có đối ứng với lại nhiều tài khoản ghi Có.

3. Nguyên tắc dùng tài khoản kế toán

Theo khoản 2 của Điều 5 Thông tư số 24/2024/TT-BTC, việc thực hiện phân loại và nguyên tắc dùng hệ thống tài khoản kế toán trong các việc thực hiện định khoản kế toán sẽ được quy định như sau:

• a) Tài khoản bên trong bảng sẽ gồm tài khoản từ loại 1 tới loại 9, sẽ được hạch toán kép (thực hiện hạch toán bút toán đối ứng giữa những tài khoản). Tài khoản bên trong bảng sẽ phản ánh tình hình về tài sản, nguồn vốn, chi phí, doanh thu, xác định được kết quả hoạt động của các đơn vị trong kỳ kế toán, để làm cơ sở tiến hành lập báo cáo tài chính.
• b) Tài khoản ngoài bảng sẽ bao gồm tài khoản loại 0, và được hạch toán đơn (không có hạch toán bút toán làm đối ứng giữa những tài khoản). Trong đó, những tài khoản bên ngoài bảng 005, 006, 007, 008, 009,  011 010, 012, 013 áp dụng cho những đơn vị để có thể phản ánh việc nhận và dùng kinh phí mà cuối năm đơn vị cần phải quyết toán số đã dùng chi tiết theo như mục lục ngân sách của nhà nước, làm cơ sở để thực hiện lập báo cáo quyết toán. Sẽ cụ thể như sau:
  • Đối với những tài khoản ngoài bảng liên quan tới việc quyết toán về kinh phí ngân sách nhà nước (các tài khoản 005, 006, 007, 008, 009, 010, 011) cần phải được hạch toán một cách chi tiết theo như mục lục ngân sách nhà nước,thực hiện theo niên độ ngân sách và theo những yêu cầu quản lý khác về việc quyết toán kinh phí, về ngân sách nhà nước theo như quy định của pháp luật về phần ngân sách nhà nước.
  • Đối với những tài khoản ngoài bảng liên quan tới việc quyết toán kinh phí từ phần tiền thu phí được khấu trừ, để lại và phần kinh phí từ các hoạt động nghiệp vụ mà đơn vị cơ quan có thẩm quyền đã quy định phải làm quyết toán số đã dùng theo như mục lục ngân sách của nhà nước (tài khoản 012, 013) đơn vị cần phải hạch toán một cách chi tiết theo như mục lục ngân sách của nhà nước, theo những yêu cầu quản lý khác về việc quyết toán những nguồn kinh phí này.
• c) Trường hợp mà một nghiệp vụ kinh tế, tài chính có phát sinh liên quan tới việc tiếp nhận, dùng kinh phí từ ngân sách của nhà nước trong nước; phần kinh phí từ tiền thu phí sẽ được khấu trừ, để lại và phần kinh phí từ các hoạt động nghiệp vụ đã có quy định cần phải quyết toán số đã dùng theo như mục lục ngân sách nhà nước, thì nhân viên kế toán vừa cần phải hạch toán kế toán theo những tài khoản trong bảng, cùng đồng thời hạch toán những tài khoản ngoài bảng, thực hiện chi tiết theo như mục lục ngân sách của nhà nước và niên độ phù hợp.
• d) Trường hợp một số nghiệp vụ kinh tế, tài chính có phát sinh liên quan tới việc tiếp nhận và dùng kinh phí viện trợ nước ngoài, phần kinh phí từ các nguồn vay nợ nước ngoài theo như dự án, thì các đơn vị cần phải thực hiện ghi thu, thực hiện ghi chi với phần ngân sách nhà nước theo như quy định hiện hành. Sau khi đã thực hiện ghi thu, ghi chi với phần ngân sách nhà nước, thì kế toán cần phải hạch toán vào tài khoản ngoài bảng để có thể lập báo cáo thực hiện quyết toán theo như quy định tại Thông tư này.

Nguyên tắc dùng tài khoản kế toán sẽ được quy định ở khoản 2 Điều 5 của Thông tư số 24/2024/TT-BTC

Tham Khảo: Hạch toán tài khoản 333 số thuế và những khoản cần phải nộp nhà nước

Tham Khảo: Tài khoản 641 là gì? Hạch toán chi phí bán hàng TK 641

4. Hướng dẫn những bước định khoản kế toán

Định khoản kế toán chính là một kỹ năng rất quan trọng giúp thực hiện ghi nhận và có thể theo dõi chính xác những giao dịch tài chính. Việc có thể nắm vững những bước định khoản điều này sẽ giúp kế toán viên xử lý các số liệu một cách vô cùng khoa học, đảm bảo được tính chính xác và sự minh bạch trong việc công tác kế toán.

4.1. Những bước định khoản kế toán

Quy trình làm định khoản kế toán gồm những bước giúp thực hiện ghi nhận giao dịch của công ty một cách chính xác và có tính nhất quán. Những bước trong quy trình về định khoản bao gồm:

Bước 1: Xác định những đối tượng kế toán

Trước khi làm định khoản, cần phải xác định những đối tượng liên quan tới giao dịch như là tài sản, nợ cần phải trả, vốn của chủ sở hữu, doanh thu và phần chi phí.

Kiểm tra kỹ các chứng từ để không thể bỏ sót những thông tin quan trọng.

Bước 2: Chọn tài khoản về kế toán phù hợp

Mỗi đối tượng kế toán sẽ cần tương ứng với lại một tài khoản. Việc thực hiện nắm vững hệ thống về tài khoản giúp cho bạn có thể chọn lựa đúng tài khoản để thực hiện ghi nhận giao dịch.

Bước 3: Đánh giá về xu hướng biến động

Xác định về sự biến động của những đối tượng kế toán, như là giá trị đang tăng hay giảm, để có thể thực hiện định khoản một cách chính xác.

Bước 4: Xác định về tài khoản Nợ và Có

Dựa trên sơ đồ chữ T, thực hiện xác định tài khoản về ghi Nợ và Có để có thể đảm bảo những bút toán được thực hiện ghi đầy đủ và đúng.

Bước 5: Xác định được số tiền ghi đối với từng tài khoản

Thực hiện ghi số tiền vào trong tài khoản tương ứng, để đảm bảo tổng số tiền về việc ghi Nợ và Có cần phải bằng nhau để có thể tránh được sai sót.

4.2. Ví dụ như minh họa cách định khoản

Để hiểu thêm về việc định khoản kế toán, thì chúng ta có ví dụ sau:

• Hoạt động: Thực hiện thu tiền mặt 50,000,000 VNĐ từ phía khách hàng.
• Nghiệp vụ hoạt động kinh tế phát sinh:Thực hiện thu tiền mặt 50,000,000 VNĐ từ khách hàng.

Bước 1: Xác định được đối tượng kế toán

• Tiền mặt.
• Phải thu khách hàng.

Bước 2: Xác định các tài khoản kế toán phù hợp

Dựa theo như chương II và Phụ lục I Theo thông tư số 200/2014/TT-BTC có thể xác định như sau:

• Tài khoản Tiền mặt – TK 111
• Tài khoản cần phải thu khách hàng – TK 131

Bước 3: Xác định về hướng biến động (tăng, giảm) của những tài khoản

• TK 111 tăng 50,000,000đ.
• TK 131 giảm 50,000,000đ.

Bước 4 và 5: Xác định về tài khoản Nợ và Có, thì định khoản với số tiền tương ứng

• Nợ TK 111: 50,000,000đ.
• Có TK 131: 50,000,000đ.

5. Tổng hợp những bút toán định khoản về kế toán cơ bản tại công ty

Thông tin kế toán chính là nội dung quan trọng tại những doanh nghiệp. Vì thế, điều quan trọng nhất đối với bộ phận kế toán chính là đảm bảo việc ghi nhận đúng và đầy đủ thông tin về kế toán và thông tin định khoản đúng đây là một yếu tố có góp phần trong việc đảm bảo điều này. Những nghiệp vụ phát sinh tại công ty rất đa dạng và mỗi một nghiệp vụ đều sẽ được ghi nhận bằng việc định khoản tài khoản. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu kỹ những bút toán định khoản kế toán một cách cơ bản tại công ty:

5.1 Định khoản kế toán thực hiện ghi nhận nghiệp vụ kế toán mua hàng

Mua hàng về để nhập kho:

Phiếu nhập mua hàng ở trong nước

• Nợ TK 156, 152, 153,… Giá trị của việc mua chưa có bao gồm thuế GTGT
• Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào
• Có TK 111, 112, 331: Tổng phần giá trị thanh toán theo như hóa đơn

Phiếu nhập khẩu ( Gồm Tờ khai hải quan, tờ biên bản giám định)

Ghi nhận giá trị hàng hoá:

• Nợ TK 152,156,… Giá trị của hàng hóa nhập khẩu vẫn chưa bao gồm những khoản thuế
• Có TK 331,112: Tổng phần giá trị tiền hàng

Ghi nhận những khoản thuế nhập khẩu, khoản thuế tiêu thụ đặc biệt,…:

• Nợ TK 156 : Tổng tiền những loại thuế ( mà không bao gồm thuế GTGT)
• Có TK 3333: ghi Thuế nhập khẩu.
• Có TK 3332: ghi Thuế tiêu thụ đặc biệt
• Có TK 333.. : ghi Thuế khác ( nếu có)

Ghi nhận khi thực hiện nộp thuế GTGT cho hàng nhập khẩu và những loại thuế khác:

• Nợ TK 33312: ghi Thuế GTGT hàng nhập khẩu
• Nợ TK 3333: ghi Thuế nhập khẩu (nếu có)
• Nợ TK 3332: ghi Thuế tiêu thụ đặc biệt
• Nợ TK 33381: ghi Thuế bảo vệ môi trường
• Có TK 111,112: ghi Tổng Tiền thuế phải nộp

Ghi nhận khấu trừ thuế GTGT:

• Nợ TK 1331: ghi Thuế GTGT được khấu trừ
• Có TK 33312: ghi Thuế GTGT hàng nhập khẩu.

Mua hàng về không nhập kho:

• Nợ TK 642, 642, 242, 211,..: ghi Giá trị chưa có bao gồm thuế GTGT
• Nợ TK 1331: ghi Thuế GTGT đầu mua vào…
• Có TK 111,112,331: ghi Tổng giá trị thanh toán

Chi phí mua hàng hóa và dịch vụ: Căn cứ vào các chuẩn mực Kế toán VAS số 02 thì những khoản chi phí liên quan trực tiếp tới quá trình mua hàng, cũng sẽ được cộng vào trong giá trị của hàng hóa:

• Nợ TK 156, 156, 211,…
• Nợ TK 133
• Có TK 331,111,112

Mua hàng sẽ được hưởng chiết khấu: phần chiết khấu thanh toán, phần chiết khấu thương mại, phần giảm giá hàng bán:

• Chiết khấu thanh toán:
  • Nợ TK 111,112,..
  • Có TK 515
• Chiết khấu về thương mại, về việc giảm giá hàng bán:
  • Nợ TK 331,111,112: ghi Số tiền chiết khấu thương mại
  • Có TK 156, 152, … ghi Giảm giá trị hàng tồn kho (nếu như hàng còn trong kho)
  • Có TK 1331: ghi Giảm thuế GTGT Mua vào

hoặc:

• Nợ TK 331,111,112: Ghi số tiền chiết khấu trong thương mại
• Có TK 632, 154,642,…: Ghi giảm giá vốn, ghi giảm giá trị chi phí,… (nếu hàng như đã bán)
• Có TK 1331: ghi Giảm thuế GTGT Mua vào

5.2 Định khoản kế toán về nghiệp vụ kế toán bán hàng

Bán hàng hóa, dịch vụ:

Ghi nhận doanh thu:

• Với các hàng hoá dịch vụ bán trong nước:
  • Nợ TK 131,111,112: ghi Tổng giá trị thanh toán
  • Có TK 511: ghi Doanh thu thực hiện bán hàng hóa, dịch vụ chưa có bao gồm thuế GTGT
  • Có TK 3331: ghi Thuế GTGT đầu ra phải nộp
• Với hàng hoá và dịch vụ xuất khẩu:
  • Nợ TK 131:Tổng số phải thu về từ khách hàng.
  • Có TK 511 : Doanh thu về việc xuất khẩu hàng hóa
  • Ghi nhận phần giá vốn của hàng hóa hay dịch vụ bán ra:
• ​Với hàng hoá và dịch vụ bán trong nước:
  • Có TK 156, 155, 154,..
  • Nợ TK 632 – Phần Giá vốn hàng bán
• Với phần hàng hoá dịch vụ xuất khẩu:
  • Nợ TK 632 – ghi Giá vốn hàng bán
  • Có TK 155,156,…

Ghi nhận những loại chiết khấu khi thực hiện bán hàng hóa, dịch vụ

• Chiết khấu thanh toán:
  • Nợ TK 635
  • Có TK 111, 112,…
• Chiết khấu thương mại:
  • Trừ thẳng vào trong giá hàng trị của hàng hóa trên hóa đơn.
    • Nợ TK 131,111,112: ghi Tổng giá trị cần phải thu về
    • Có TK 511 ( Doanh thu đã giảm)
    • Có TK 3331: ghi Thuế GTGT đầu ra cần phải nộp
  • Chiết khấu được thực hiện lập riêng trên một hóa đơn
    • Nợ TK 521: ghi Số tiền chiết khấu thương mại
    • Nợ TK 3331: ghi Số tiền thuế GTGT đầu ra đã được điều chỉnh giảm
    • Có TK 131,111,112

5.3 Định khoản kế toán nghiệp vụ đối với kế toán Tài sản cố định

• Ghi nhận việc mua tài sản cố định
  • Nợ TK 211: ghi Giá trị Tài sản cố định (Gồm những khoản như: đăng kiểm, thuế trước bạ, chi phí vận chuyển lắp đặt chạy thử…)
  • Nợ TK 1332: ghi Thuế GTGT được khấu trừ
  • Có TK 112, 331: ghi Tổng giá trị thanh toán
• Phân bổ khấu hao của tài sản cố định vào trong chi phí của đúng bộ phận sử dụng định kỳ:
  • Nợ TK 642, 641, 154, 627,…
  • Có TK 214
• Những bút toán định khoản thanh lý, thực hiện nhượng bán tài sản cố định
  • Xóa sổ TSCĐ
    • Nợ TK 811: ghi Giá trị còn lại của TSCĐ
    • Nợ TK 214: ghi Giá trị đã khấu hao của TSCĐ
    • Có TK 211: ghi Nguyên giá của TSCĐ
  • Ghi nhận thu nhập
    • Nợ TK 131,112,…ghi Tổng thanh toán
    • Có TK 711: ghi Giá bán TSCĐ
    • Có TK 3331: ghi Thuế GTGT bán ra TSCĐ

5.4 Định khoản về kế toán nghiệp vụ lương và những khoản trích theo lương

• Ghi nhận chi phí lương:
  • Nợ TK 641,642,154,….ghi Chi phí lương ở từng bộ phận
  • Có TK 334: Tổng lương cần phải trả cho phía người lao động
• Trích BHXH, BHYT, BHTN, CPCĐ:
  • Tính vào phần chi phí của doanh nghiệp:
    • Nợ TK 642,641,154,627,…
    • Có TK 3382: ghi Kinh phí công đoàn
    • Có TK 3383: BHXH
    • Có TK 3384 : BHYT
    • Có TK 3385: BHTN
• Trừ vào phần lương của người lao động:
  • Nợ TK 334
  • Có TK 3382: ghi Kinh phí công đoàn
  • Có TK 3383: BHXH
  • Có TK 3384 : BHYT
  • Có TK 3385: BHTN
• Thanh toán lương:
  • Nợ TK 334
  • Có TK 111, 112

5.5 Định khoản kế toán những nghiệp vụ khác: tiền, công cụ dụng cụ

Nghiệp vụ kế toán tiền:

• Thu tiền khách hàng
  • Nợ TK 111,112
  • Có TK 131
• Thu tiền khác như: Nhận tiền góp vốn, hoàn ký quỹ,…
  • Nợ TK 111,112
  • Có  TK 411, 1386
• Chi tiền trả nhà Cung cấp
  • Nợ TK 331
  • Có TK 111,112
• Chi khác: Mua các dịch vụ thanh toán ngay : xăng dầu, tiền chi phí tiếp khách,  mua TSCĐ, CCDC thanh toán ngay,..
  • Nợ TK 642,641, 242,211
  • Nợ TK 1331
  • Có TK 111,112

Nghiệp vụ kế toán về công cụ dụng cụ:

• Mua công cụ dụng cụ về thực hiện nhập kho sau đó thực hiện xuất ra sử dụng:
  • Nợ TK 153: ghi Giá trị công cụ dụng cụ
  • Nợ TK 1331: ghi Thuế GTGT mua vào
  • Có TK 111,112,331: ghi Tổng thanh toán
• Khi xuất dùng các công cụ dụng cụ
  • Nợ TK 242, 241
  • Có TK 153
• Mua công cụ dụng cụ về để sử dụng luôn:
  • Nợ TK 242,241
  • Nợ TK 1331
  • Có TK 331, 111,112.
• Định kỳ phân bổ phần chi phí công cụ dụng cụ vào trong chi phí của những bộ phận đang sử dụng công cụ dụng cụ:
  • Nợ TK 642,641,154, …
  • Có TK 242,241

5.6 Định khoản kế toán những bút toán kết chuyển cuối kỳ

• Kết chuyển thuế GTGT
  • Nợ TK 3331: Số thuế GTGT sẽ được khấu trừ
  • Có TK 1331
• Kết chuyển giá vốn
  • Nợ TK 911
  • Có TK 632
• Kết chuyển phần chi phí quản lý, kinh doanh
  • Nợ TK 911
  • Có TK 642,641
• Kết chuyển những khoản chi phí tài chính
  • Nợ TK 911
  • Có TK 635
• Kết chuyển chi phí khác
  • Nợ TK 911
  • Có TK 811
• Kết chuyển doanh thu
  • Nợ TK 511
  • Có TK 911
• Kết chuyển những khoản doanh thu tài chính
  • Nợ TK 515
  • Có TK 911
• Kết chuyển thu nhập khác
  • Nợ TK 711
  • Có TK 911
• Kết chuyển phần lợi nhuận sau thuế
  • Bước 1: Tính thuế TNDN  và thực hiện hạch toán
    • Nợ TK 821
    • Có TK 3334: số thuế TNDN cần phải nộp
  • Bước 2: Kết chuyển phần chi phí thuế TNDN
    • Nợ TK 911
    • Có TK 821
  • Bước 3: Kết chuyển phần lợi nhuận sau thuế
    • Nợ TK 911
    • Có TK 4212
  • Hoặc Kết chuyển lỗ
    • Nợ TK 4212
    • Có TK 911

Việc nắm vững những bút toán định khoản nghiệp vụ kế toán cơ bản giúp cho kế toán viên có thể thực hiện công việc của mình chính xác và đảm bảo hiệu quả. Đây chính là nền tảng quan trọng để có thể quản lý về tài chính công ty một cách vô cùng khoa học và minh bạch.