Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi bị thanh tra kiểm tra thuế? Thắc mắc này sẽ được chuyên viên kế toán thuế của Tư Vấn Sao Vàng hỗ trợ lý giải thông qua bài viết bên dưới đây, một cách dễ tiếp cận nhất.
Mục lục
Những hồ sơ Doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi thanh tra kiểm tra thuế
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi bị thanh tra kiểm tra thuế? Sau đây là một số công việc chính cần chuẩn bị, tùy vào tình hình thực tế, mỗi công ty có thể có những công việc khác nhau cần chuẩn bị:
Chuẩn bị tài liệu pháp lý
- Tập hợp và xem xét lại các giấy chứng nhận đầu tư, cùng với các sửa đổi và bổ sung qua từng giai đoạn, đồng thời phân tích tổng hợp các vấn đề phát sinh từ giấy phép đầu tư như:
- Thay đổi về vốn
- Thay đổi quy mô hoạt động
- Thay đổi về ngành nghề – lĩnh vực kinh doanh của công ty
- Tiến độ góp vốn của công ty
- Ưu đãi liên quan và cách xác định những ưu đãi ấy và cùng với căn cứ pháp lý và căn cứ số liệu để tính toán ưu đãi (dựa theo doanh thu hoặc tỷ lệ tăng Tài Sản Cố Định)
- Các biên bản thanh tra thuế hoặc các cơ quan khác từ giai đoạn trước hoặc giai đoạn thanh tra hiện tại (nếu có)
- Kiểm tra lại những vấn đề đã được nêu trong biên bản kỳ trước đó nhưng không bị truy thu thuế vào thời điểm đó thì sẽ ảnh hưởng như thế nào đến kỳ này.
- Kiểm tra lại những vấn đề đã bị truy thu thuế tại thời điểm đó, bao gồm cả việc nộp truy thu, ghi nhận trong sổ kế toán của truy thu … để kiểm tra xem có ảnh hưởng gì đến kỳ thanh kiểm tra này hay không.
- Quy định quy chế tài chính và Quyết định tài chính:
- Đảm bảo tất cả nội dung trong các quy định quy chế, quyết định này phù hợp với hoạt động của công ty và việc ghi nhận chi phí trong giai đoạn thanh kiểm tra về vấn đề ghi nhận chi phí hợp lý (như lương, thưởng, công tác phí,…)
- Danh sách các chương trình khuyến mại và thông báo tới Sở Công thương
- Báo cáo kiểm toán hàng năm trong giai đoạn thanh tra cùng với các báo cáo liên quan khác.
Chuẩn bị về chứng từ
- Danh sách bảng tổng nộp NSNN của các năm trong thời gian thanh tra và đối chiếu công nợ của công ty với cơ quan thuế
- Bảng cân đối số phát sinh theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) hàng năm của giai đoạn thanh tra
- Bảng cân đối này nên chuẩn bị dưới dạng tài khoản cấp 1.
- Bảng cân đối cần phải bao gồm các bút toán điều chỉnh từ kiểm toán. Các bút toán điều chỉnh của kiểm toán đưa vào Bảng cân đối cần phải tương ứng với từng tài khoản, không nên chỉ đưa vào cả một tổng số các điều chỉnh kiểm toán trên bảng cân đối kế toán.
- Số dư và khoản số phát sinh trên bảng cân đối cần phải được kiểm tra và khớp với BCTC đã được kiểm toán độc lập theo từng khoản mục và ghi chú.
- Các tài khoản liên quan đến thuế GTGT cần phải khớp với số dư cuối năm của TK GTGT vào thời điểm cuối năm, khớp với thuế GTGT đầu vào kê khai, khớp với thuế GTGT đầu ra đã kê khai, nếu có chênh lệch phải có điều chỉnh hoặc giải trình kèm theo.
- Sổ chi tiết của các TK thuộc bảng cân đối số phát sinh
- DS bảng tổng hợp các bút toán điều chỉnh kiểm toán cùng với bảng tính chi tiết cho từng bút toán điều chỉnh và hồ sơ đi kèm cho từng khoản điều chỉnh kiểm toán
- Các bút toán điều chỉnh kiểm toán cần được kiểm tra và sắp xếp cụ thể với ghi chú rõ ràng bút toán đó đã bị loại hay được đưa vào trong quyết toán thuế TNDN năm đó.
- Chi tiết các tính toán và chứng từ tài liệu liên quan đến căn cứ tính toán.
- Chuẩn bị cơ sở pháp lý cho các giao dịch đã bị loại hoặc bao gồm bút toán điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN năm đó
- Thư gửi ban lãnh đạo được kiểm toán phát hành đi kèm với báo cáo kiểm toán khi hoàn thành kiểm toán
- Tổng hợp danh sách điều chỉnh thuế TNDN các năm của giai đoạn thanh tra thuế, bao gồm:
- Điều chỉnh vĩnh viễn theo từng khoản mục và có kèm theo danh sách chi tiết và chứng từ liên quan đến từng mục điều chỉnh
- Điều chỉnh tạm thời theo từng khoản mục và có kèm theo danh sách chi tiết và hồ sơ chứng từ liên quan đến từng mục điều chỉnh.
- Hoàn nhập của điều chỉnh tạm thời theo từng mục và có kèm theo danh sách chi tiết và hồ sơ chứng từ liên quan từng mục điều chỉnh, và cần trình bày nhất quán về nội dung và số tiền với các khoản đã thực hiện điều chỉnh tạm thời trong năm trước đó.
- Kết xuất và in bảng kê tổng hợp thuế đầu vào/ đầu ra
- Sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo thứ tự của bảng kê thuế và báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu từ tháng 1 đến tháng 12 trong năm tài chính.
- Các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào/ đầu ra được kẹp với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cơ quan thuế.
- Mỗi chứng từ hoặc từng nhóm chứng từ phải kèm theo:
- Hóa đơn đầu ra/Hóa đơn bán hàng kèm theo Phiếu thu, phiếu XK, hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có).
- Hóa đơn đầu vào kèm với phiếu chi, phiếu NK, phiếu đề nghị thanh toán, hợp đồng, thanh lý hợp đồng (nếu có).
- Tất cả chứng từ phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh công việc.
- Kèm riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một bộ có bìa đầy đủ.
- Báo cáo thuế hàng tháng/quý; quyết toán thuế năm, hồ sơ hoàn thuế (nếu có)
- Báo cáo tài chính mỗi năm
Chuẩn bị tài liệu sổ sách in
- Sổ nhật ký chung (NKC);
- Sổ nhật ký bán hàng (NKBH);
- Sổ nhật ký mua hàng (NKMH);
- Sổ nhật ký chi tiền (NKCT);
- Số nhật ký thu tiền (NKTT);
- Sổ chi tiết công nợ khoản phải thu cho tất cả các khách hàng
- Sổ chi tiết công nợ khoản phải trả cho các nhà cung cấp – Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) vào cuối năm.
- Sổ quỹ tiền mặt và chi tiết ngân hàng.
- Sổ cái cho các tài khoản: 131, 331, 111, 112, 152, 153, 154, 155, 211, 214,…621, 622, 627, 641, 642,…(theo thực tế của doanh nghiệp).
- Danh sách tài sản cố định và khấu hao TSCĐ và hồ sơ chứng từ liên quan cho từng khoản tăng giảm TSCĐ trong giai đoạn thanh kiểm tra
- Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ (CCDC)
- Sổ khấu hao TSCĐ
- Sổ phân bổ CCDC
Toàn bộ tất cả chứng từ đã nhập đều phải in ra ký (đầy đủ chữ ký). Lưu ý: số thứ tự các phiếu phải có số thứ tự đánh và sắp xếp theo trình tự.
Sắp xếp các hợp đồng kinh tế công ty
- Sắp xếp đầy đủ theo thứ tự của từng hợp đồng đầu vào/ đầu ra: Kiểm tra các biên bản và giấy tờ liên quan từng hợp đồng (nếu có): hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng
- Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương: hợp đồng lao động, bảng lương, cần phải có đầy đủ chữ ký.
- Các quyết định về bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương.
Chuẩn bị hồ sơ pháp lý công ty
- Chuẩn bị đầy đủ cả bản gốc và bản photo có công chứng (xác thực).
- Các công văn, văn bản đến/đi liên quan đến cơ quan thuế
Đối chiếu kiểm tra và điều chỉnh
- Kiểm tra đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp TK (sổ cái)
- Kiểm tra đối chiếu các giao dịch nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với sổ định khoản: hóa đơn đầu ra – vào và sổ kế toán
- Kiểm tra và đối chiếu công nợ với khách hàng
- Kiểm tra và đối chiếu các khoản nợ phải trả
- Kiểm tra dữ liệu đã nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – ra với bảng kê thuế
- Kiểm tra toàn bộ chữ ký đầy đủ
- Kiểm tra lại xem các khoản phải thu và phải trả trong định khoản có đúng
- Kiểm tra lại bảng lương xem có ký đầy đủ, số liệu trong sổ cái 334 với bảng lương có khớp: Đối với nhân viên phải có hồ sơ đầy đủ hoàn chỉnh
- Kiểm tra sự hợp lý của các chứng từ kế toán
- Kiểm tra việc định khoản và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Kiểm tra việc kê khai và nộp báo cáo thuế GTGT hàng tháng
- Kiểm tra lập báo cáo QT TNDN
- Kiểm tra hồ sơ QT TNCN
- Kiểm tra việc lập BCTC theo quy định
- Điều chỉnh lại các sai sót chưa phù hợp với quy định của pháp luật
- Thiết lập lại sổ sách kế toán và báo cáo thuế theo đúng quy định về luật thuế
- Thực hiện điều chỉnh các báo cáo thuế khi phát hiện có sai lệch
Tham Khảo: Chi phí tài trợ từ thiện có được trừ khi tính thuế TNDN
Tham Khảo: Doanh nghiệp bán tài sản cố định giá rẻ có bị truy thu thuế TNDN
Chuẩn bị cho thanh kiểm tra theo từng sắc thuế
1. Thuế giá trị gia tăng (GTGT)
- Sắp xếp các hóa đơn GTGT đầu ra và đầu vào bản gốc kèm theo các tờ khai.
- Kiểm tra rà soát lại tất cả các hóa đơn đã kê khai nhưng có vấn đề. Photo lại và lập bảng kê trong một hồ sơ riêng.
- Đối với các hóa đơn bị mất bản gốc, chỉ có bản sao cần chuẩn bị cùng với các công văn báo mất đã gửi cho cơ quan thuế.
- Photo lại các hóa đơn đầu ra hủy kèm theo biên bản hủy để trong một hồ sơ riêng.
- Đối với các hoá đơn đầu vào có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng trở lên: cần kẹp với bản sao chứng từ thanh toán.
- Lập sẵn một hồ sơ excel tổng hợp tất cả các báo cáo thuế để cung cấp khi đoàn thanh tra yêu cầu.
2. Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)
- Hợp đồng lao động và các phụ lục của hợp đồng lao động
- Danh sách chi tiết các nhân viên người Việt Nam làm việc cho Công ty, bao gồm cả nhân viên ngắn hạn và dài hạn và hồ sơ liên quan
- Bảng lương cùng với các chứng từ thanh toán lương. Lập sẵn một hồ sơ excel tổng hợp để chuyển cho đoàn thanh tra.
- Bảng tổng hợp về quyết toán chi phí cho các nhân viên nước ngoài theo năm
- Các hợp đồng mua sắm và dịch vụ liên quan đến nhân viên nước ngoài nếu không thuộc diện phái cử hoặc ký hợp đồng lao động với doanh nghiệp
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho những lao động không có ký hợp đồng
- Các tài liệu chứng từ liên quan đến đăng ký giảm trừ gia cảnh, giấy chứng nhận NPT không có thu nhập, và các bản sao giấy khai sinh.
- Bản sao công chứng hộ chiếu, và visa của các cá nhân người nước ngoài.
- Các giấy ủy quyền quyết toán thuế của những lao động quyết toán thuế tại doanh nghiệp.
- Các giấy tờ, tài liệu khác liên quan.
3. Thuế nhà thầu
- Các hợp đồng bằng Tiếng Anh cùng với bản dịch sang tiếng Việt.
- Tờ khai nhập, xuất khẩu.
- Chứng từ đã nộp thuế
- Chứng từ liên quan chuyển tiền qua ngân hàng (bản sao)
- Các giấy tờ, tài liệu khác có liên quan.
4. Thuế thu nhập doanh nghiệp
Ngoài các hồ sơ tài liệu đã chuẩn bị cho các loại thuế trước, bộ hồ sơ thuế TNDN cần được chuẩn bị:
- Sổ sách kế toán đã in, có chữ ký, đóng dấu của doanh nghiệp
- Chứng từ bản photo kèm theo phiếu chi, phiếu thu, phiếu nhập, phiếu xuất và phiếu kế toán.
- Bảng tính giá thành cho dịch vụ, hàng hóa gia công sản xuất
- Hợp đồng mua bán các bên
- Hồ sơ tài sản cố định (TSCĐ)
- Hồ sơ liên quan ngân hàng
- Hồ sơ, tài liệu chứng minh hoạt động được hưởng ưu đãi (ví dụ như hoạt động sản xuất phần mềm)
- Các quyết định liên quan đến lương, khấu hao, thôi khấu hao
- Bảng tính khấu hao, bảng tính phân bổ chi phí và bảng phân bổ doanh thu
- Biên bản về việc hủy hàng không đạt chất lượng, biên bản kiểm kê quỹ, nghiệm thu khối lượng công việc đã hoàn thành…
- Tờ trình về các công việc và kế hoạch chi tiêu cho năm…
- Đối chiếu công nợ, xác nhận số dư tài khoản ngân hàng, các quyết định liên quan đến xử lý công nợ, công văn đòi nợ từng lần
- Hồ sơ pháp lý của công ty
Qua bài viết trên hẳn nhiều doanh nghiệp có thể tự trả lời được câu hỏi “Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi bị thanh tra kiểm tra thuế?”. Nếu còn bất kỳ những thắc mắc hay khó khăn gì cần hỗ trợ, hãy liên hệ ngay cho Tư Vấn Sao Vàng.
