Hóa đơn về dịch vụ vận chuyển chính là chứng từ quan trọng thuộc lĩnh vực logistics, về giao nhận hàng hóa và thương mại điện tử. Nó sẽ được dùng để xác nhận phần chi phí vận chuyển giữa 2 bên cung cấp dịch vụ về vận chuyển với lại khách hàng. Bên dưới đây sẽ là các thông tin được đội ngũ Tư Vấn Sao Vàng nhằm cung cấp kiến thức cần thiết dành cho chủ doanh nghiệp và khách hàng liên quan đến chứng từ trong mảng logistics, vận chuyển, vận tải.
Mục lục
1. Hóa đơn hoạt động vận chuyển là gì?
Hóa đơn vận chuyển chính là loại hóa đơn được thực hiện lập khi công ty cung cấp dịch vụ liên quan đến vận chuyển hàng hóa, liên quan bưu chính, giao nhận. Nó sẽ ghi nhận chi phí vận chuyển và các dịch vụ liên quan.
Công ty thực hiện xuất hóa đơn về vận chuyển khi:
- Cung cấp về dịch vụ vận chuyển và thực hiện nhận thanh toán từ phía khách hàng.
- Có những phát sinh về doanh thu từ phần dịch vụ vận tải nội địa hoặc là quốc tế.
- Giao dịch sẽ có yêu cầu về kê khai thuế theo quy định.
2. Quy định về xuất hóa đơn vận chuyển một cách hợp lệ
Thời điểm thực hiện xuất hóa đơn vận chuyển
Nghị định 70/2025/NĐ-CP ( sẽ có hiệu lực từ ngày 01/6/2025) đã được sửa đổi, bổ sung các quy định về thời điểm thực hiện lập hóa đơn, gồm cả dịch vụ về vận tải như sau:
- Dịch vụ vận tải về hàng không mua qua hình thức website/hệ thống về thương mại điện tử:
- Thời điểm thực hiện xuất hóa đơn: Chậm nhất sẽ là 05 ngày kế tiếp thì kể từ ngày xuất các chứng từ dịch vụ trên trang website hoặc là hệ thống thương mại điện tử.
- Dịch vụ vận tải hình thức hàng không qua đại lý:
- Thời điểm về việc xuất hóa đơn: Sẽ Hoàn thành đối soát dữ liệu, chậm nhất sẽ là vào ngày 10 của tháng sau cái tháng phát sinh.
- Kinh doanh về vận tải hành khách bằng phương tiện xe taxi sử dụng phần mềm tính tiền:
- Thời điểm thực hiện xuất hóa đơn: Sẽ kết thúc chuyến đi.
Những quy định trên được áp dụng để có thể đảm bảo được tính hợp lệ với lại hợp pháp của chứng từ hóa đơn, tránh việc vi phạm dẫn tới bị xử phạt theo như Điều 24 thuộc Nghị định số 125/2020/NĐ-CP (Thực hiện phạt cảnh cáo lên đến 8.000.000đ tùy theo mức độ vi phạm)
Nội dung các hóa đơn vận chuyển
Theo như Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, đối với các hoạt động vận tải về hàng hóa bằng phương tiện xe ô tô, chứng từ hóa đơn trong bán hàng cần phải thể hiện thêm những nội dung sau:
- Biển kiểm soát các phương tiện vận tải.
- Hành trình trong vận chuyển (điểm đi, và điểm đến).
Ngoài ra thì đối với dịch vụ liên quan đến vận tải thông quan nền tảng số hoặc là thương mại điện tử các hóa đơn cần thực hiện bổ sung thông tin như sau:
- Tên hàng hóa thực hiện vận chuyển.
- Thông tin tên, thông tin địa chỉ, mã số thuế hoặc là số định danh người gửi hàng.
Những nội dung khác bên trên hóa đơn vận chuyển vẫn sẽ phải tuân thủ theo như quy định chung của hóa đơn ở Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ( Như là tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán và người mua, đơn giá, số lượng, tên dịch vụ, tổng khoản tiền thanh toán, tiền thuế, thuế suất…) và những sửa đổi cũng như bổ sung chung khác của chính Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.3 về mẫu hóa đơn điện tử vận tải
Chỉ dẫn đơn giản với lại phần mềm hóa đơn điện tử, mà bạn dễ dàng thực hiện lập hóa đơn điện tử dịch vụ về vận chuyển theo những mẫu hóa đơn đúng như quy định.
- Mẫu hóa đơn điện tử của dịch vụ vận chuyển nhiều thuế:
- Mẫu hóa đơn điện tử một thuế:
Cách để xuất hóa đơn về vận chuyển trên phần mềm kế toán
Khởi tạo các hóa đơn dịch vụ vận chuyển có đủ thông tin Biển kiểm soát
- Chọn nút “Đăng ký phát hành” >> chọn nút “Mẫu hóa đơn” >> Chọn nút “Thêm mới“
- Chọn đúng mẫu hóa đơn GTGT – Chọn đúng mẫu cơ bản
- Khai báo đầy đủ những thông tin của hóa đơn: Tên mẫu và Ký hiệu.
- Thiết lập các hóa đơn dịch vụ vận chuyển
- Tích chọn vào ô Là hóa đơn của dịch vụ vận chuyển.
- Chương trình sẽ có thể tự động thêm phần cột thông tin của Biển kiểm soát vào trong mẫu hóa đơn.
- Lưu ý rằng: Người dùng có thể thực hiện tùy chọn việc thiết lập thêm logo hoặc là hình nền cho hóa đơn.
- Chọn Tiếp tục.
- Thiết lập những thông tin bổ sung bên trên hóa đơn theo như Nghị định số 70/2025/NĐ-CP (Tùy chọn)
- Tại bước Tùy chỉnh phần nội dung hóa đơn >> nhấn nút vào mục Thiết lập các thông tin cần thực hiện bổ sung theo như Nghị định 70.
- Hệ thống tự động chọn ra những thông tin bắt buộc theo như quy định >> chọn thêm những thông tin cần phải bổ sung khác (nếu cần) >> thực hiện nhấn Đồng ý để có thể lưu lại thiết lập.
- Chọn Lưu để có thể hoàn thành việc thực hiện khởi tạo hóa đơn
Xuất hóa đơn của dịch vụ vận chuyển có đủ thông tin liên quan đến Biển kiểm soát, đến tính chất HHDV đặc trưng
- Chọn “Hóa đơn” >> chọn nút “Thêm mới“
- Chọn ngay mẫu hóa đơn về dịch vụ vận chuyển cần phải sử dụng
- Khai báo các thông tin chi tiết bên trên hóa đơn
- Tính chất HHDV (của Hàng hóa, Dịch vụ): Chương trình đã có thể mặc định sẵn là phần Hàng hóa đặc trưng.
- Khai báo các thông tin: Nhập các thông tin Biển kiểm soát và những nội dung khác theo như yêu cầu của hóa đơn.
- Chọn nút “Lưu và phát hành” để thực hiện phát hành hóa đơn
- Khai báo những thông tin khách hàng mà bạn cần gửi hóa đơn >> thực hiện chọn Phát hành.
Mức xử phạt khi mà không có hóa đơn về vận chuyển
Căn cứ theo như Điều 16, điều 27 thuộc Nghị định số 125/2020/NĐ-CP sẽ có quy định xử phạt khi không có chứng từ hóa đơn vận chuyển tùy theo mức độ vi phạm và tùy tình hình cụ thể của phía doanh nghiệp như sau:
- Không thực hiện xuất hóa đơn khi mà cung cấp dịch vụ về vận chuyển:
- Phạt từ 2tr đến 5tr đồng nếu như không xuất hóa đơn.
- Phạt từ 4tr đến 8tr đồng nếu như không lập hóa đơn khi mà đã nhận thanh toán (tạm ứng).
- Vận chuyển các loại hàng hóa mà lại không có hóa đơn:
- Phạt từ 10tr đến 20tr đồng nếu như không có hóa đơn khi mà có yêu cầu từ phía cơ quan chức năng.
- Lập hóa đơn sai quy định:
- Phạt từ 4tr đến 8tr đồng nếu hóa đơn có sai sót.
- Phạt từ 8tr đến 15tr đồng nếu như lập hóa đơn giả.
- Gian lận hóa đơn:
- Phạt từ 20tr đến 50tr đồng và có thể sẽ bị thu hồi GPKD nếu như có hành vi thực hiện gian lận thuế.
Sự khác biệt giữa các hóa đơn vận chuyển và các vận đơn
Hóa đơn vận chuyển và thông tin số vận đơn chính là hai phần khái niệm sẽ là hoàn toàn khác nhau. Bên dưới đây chính là bảng so sánh những điểm khác biệt mà bạn nên tham khảo.
| Tiêu chí | Hóa đơn vận chuyển | Vận đơn (Bill of Lading) |
|---|---|---|
| Mục đích | Ghi nhận phần chi phí của dịch vụ vận chuyển | Xác nhận các quyền sở hữu sản phẩm hàng hóa trong quá trình thực hiện vận chuyển |
| Nội dung chính | Thông tin về phần chi phí, thuế | Thông tin về các hàng hóa, các điểm giao nhận |
| Quy định pháp lý | Tuân theo như luật thuế và kế toán | Tuân thủ theo luật về vận tải và thương mại quốc tế |
| Bên phát hành | Đơn vị thực hiện cung cấp dịch vụ vận chuyển | Hãng vận tải, doanh nghiệp giao nhận |
Tham Khảo: Xử lý hóa đơn sai theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP Có gì khác biệt?
Tham Khảo: Đối tượng không chịu thuế GTGT theo Luật 48/2024/QH15
