Toàn bộ doanh nghiệp đều phải sử dụng Hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022 (Quy định cụ thể tại Điều 59 NĐ 123/2020/NĐ-CP. Như vậy có thể hiểu Hóa đơn điện tử là hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp sử dụng để thay thế cho Hóa đơn giấy.
Mục lục
- Hóa đơn điện tử là gì?
- Các ưu điểm nổi bật của việc sử dụng Hóa đơn điện tử
- Bảng giá Hóa đơn điện tử Easy Invoice
- Quy trình triển khai dịch vụ cung cấp Hóa đơn điện tử tại Sao Vàng
- Bước 1: Tiếp nhận thông tin hiển thị trên Hóa đơn điện tử của Doanh nghiệp/khách hàng
- Bước 2: Lên mẫu hóa đơn và gửi doanh nghiệp/công ty duyệt mẫu hóa đơn
- Bước 3, Đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử lên Cơ quan thuế.
- Bước 4, Nhận thông báo chấp thuận sử dụng Hóa đơn điện tử từ Cơ quan thuế
- Bước 5, Hướng dẫn khách hàng/doanh nghiệp cài đặt và sử dụng phần mềm Hóa đơn điện tử.
- Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử
- Doanh nghiệp A mua gói Hóa đơn điện tử có 300 hóa đơn, Gói sử dụng Hóa đơn điện tử có bị hết hạn không?
- Thủ tục đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử lên Cơ quan thuế có lâu không?
- Có thể sử dụng song song vừa Hóa đơn điện tử và Hóa đơn giấy hay không?
- Thao tác sử dụng phần mềm/ứng dụng để xuất Hóa đơn điện tử có khó không?
- Có bắt buộc phải để logo doanh nghiệp/công ty lên Hóa đơn điện tử hay không?
- Khi có sự thay đổi thông tin về doanh nghiệp thì có cần điều chỉnh thông tin trên Hóa đơn của doanh nghiệp hay không?
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là một tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ của doanh nghiệp được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp/tổ chức được cấp mã số thuế, và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của PL về giao dịch điện tử.
Lưu ý, Hóa đơn được lập dưới dạng giấy, được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử thì không phải là Hóa đơn điện tử.
Các ưu điểm nổi bật của việc sử dụng Hóa đơn điện tử
- Thứ nhất, ưu điểm vượt trội của Hóa đơn điện tử là tiết kiệm, tối ưu chi phí cho doanh nghiệp. So với Hóa đơn giấy thì khi doanh nghiệp sử dụng Hóa đơn điện tử sẽ tiết kiệm được chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển.
- Thứ hai, Hạn chế tối đa các rủi ro như thất lạc, rách, cháy khi doanh nghiệp lưu trữ, vận chuyển.
- Thứ ba, tính bảo mật cao vì được lưu trữ trong hệ thống điện tử của doanh nghiệp, phải có tài khoản và mật khẩu thì mới đăng nhập được hệ thống của từng doanh nghiệp.
- Thứ tư, đối với các doanh nghiệp phân phối, nhà hàng phải xuất nhiều hóa đơn trong một ngày thì sẽ rút ngắn thời gian cho đội ngũ nhân viên, kế toán của công ty.
- Thứ năm, Hóa đơn điện tử sẽ được phát hành và gửi cơ quan thuế, cơ quan thuế sẽ cấp Mã xác thực trên hóa đơn cho từng hóa đơn, vì vậy dựa vào mã xác thực mà doanh nghiệp hoặc khách hàng có thể tra cứu, kiểm tra được các thông tin của Hóa đơn. Mã xác thực là duy nhất, không trùng lặp.
- Thứ sáu, sử dụng Hóa đơn điện tử tránh tình trạng doanh nghiệp bị làm giả hóa đơn.
- Thứ bảy, Việc lập, gửi, nhận hóa đơn cho đối tác, khách hàng nhanh chóng, dễ dàng tiếp cận, kê khai và rút ngắn thời gian thanh toán.
- Thứ tám, Thuận tiện cho việc hạch toán, đối chiếu dữ liệu, kê khai thuế của doanh nghiệp
- Thứ chín, Hóa đơn điện tử có thể dễ dàng tích hợp với phần mềm kế toán/bán hàng của doanh nghiệp
- Thứ mười, Phần mềm của Hóa đơn điện tử dễ sử dụng, chỉ cần có công cụ như laptop/máy tính có kết nối internet là đăng nhập dù ở bất cứ đâu.
Bảng giá Hóa đơn điện tử Easy Invoice
| BẢNG GIÁ HÓA ĐƠN EASY INVOICE THEO THÔNG TƯ 78 | |||||
| STT | GÓI CƯỚC | SỐ LƯỢNG HÓA ĐƠN | ĐƠN GIÁ GÓI | PHÍ KHỞI TẠO | TỔNG |
| 1 | Smart 300 | 300 | 460.000 | 500.000 | 960.000 |
| 2 | Smart 500 | 500 | 650.000 | 500.000 | 1.150.000 |
| 3 | Smart 1000 | 1000 | 1.100.000 | 500.000 | 1.600.000 |
| 4 | Smart 3000 | 3000 | 2.300.000 | 500.000 | 2.800.000 |
| 5 | Smart 5000 | 5000 | 3.200.000 | Miễn phí | 3.200.000 |
| 6 | Smart 10000 | 10000 | 5.700.000 | Miễn phí | 5.700.000 |
Quy trình triển khai dịch vụ cung cấp Hóa đơn điện tử tại Sao Vàng
Với phương châm nhanh chóng – tối ưu – hậu mãi chu đáo, Sao Vàng cam kết tiến hành tục đăng ký và sử dụng hóa đơn cho Doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp, rút ngắn thời gian, bao gồm qua 5 bước:
Bước 1: Tiếp nhận thông tin hiển thị trên Hóa đơn điện tử của Doanh nghiệp/khách hàng
Hóa đơn điện tử sẽ thể hiện các thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp, bao gồm các thông tin chính như: Tên doanh nghiệp, Mã số thuế, Địa chỉ trụ sở kinh doanh là các thông tin bắt buộc phải thể hiện trên Hóa đơn điện tử
Bên cạnh đó, khách hàng/doanh nghiệp có thể thêm các thông tin khác như: Logo công ty, Số tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, Số điện thoại, Email, thông tin Website. Các thông tin này có được thể hiện trên Hóa đơn hay không thể hiện là tùy từng doanh nghiệp/công ty.
Bước 2: Lên mẫu hóa đơn và gửi doanh nghiệp/công ty duyệt mẫu hóa đơn
Sau khi nhận đầy đủ các thông tin ở bước 1, Sao Vàng sẽ gửi thông tin cho nhà mạng Easy Invoice để lên mẫu Hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp. Thời gian xử lý nhanh chóng trong vòng 1 – 3 giờ đồng hồ.
Sao Vàng sẽ gửi lại mẫu Hóa đơn điện tử cho khách hàng/doanh nghiệp duyệt mẫu, kiểm tra thông tin doanh nghiệp.
Bước 3, Đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử lên Cơ quan thuế.
Khi mẫu Hóa đơn điện tử đã được duyệt nội dung bởi khách hàng, nhân viên kế toán bên Sao Vàng sẽ gửi tờ khai đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT lên Chi cục thuế quản lý của doanh nghiệp. Việc thực hiện thủ tục này rất nhanh chóng trong vòng 10 – 15 phút.
Bước 4, Nhận thông báo chấp thuận sử dụng Hóa đơn điện tử từ Cơ quan thuế
Kể từ ngày nộp tờ khai đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử, chi cục thuế quản lý sẽ duyệt cho Doanh nghiệp được sử dụng Hóa đơn điện tử khi doanh nghiệp đủ điều kiện để có thể sử dụng Hóa đơn điện tử (Thời gian duyệt hóa đơn từ 1 – 2 ngày làm việc, không tính thứ 7 và chủ nhật).
Bước 5, Hướng dẫn khách hàng/doanh nghiệp cài đặt và sử dụng phần mềm Hóa đơn điện tử.
Sao Vàng sẽ bàn giao tài khoản đăng nhập của Hệ thống Hóa đơn điện tử của Doanh nghiệp, hướng dẫn khách hàng cài đặt phần mềm Hóa đơn trên máy tính/laptop của khách hàng và hướng dẫn khách hàng cách xuất hóa đơn, cách kiểm tra thông tin hóa đơn,…
Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực kê khai kế toán thuế cho doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên nhiệt tình, nhiều kinh nghiệm, Sao Vàng cam kết hỗ trợ và hướng dẫn khách hàng tận tâm, chu đáo, dịch vụ hậu mãi tốt nhất.
Tham Khảo: Xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo thông tư 78?
Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp A mua gói Hóa đơn điện tử có 300 hóa đơn, Gói sử dụng Hóa đơn điện tử có bị hết hạn không?
=> Không, gói sử dụng Hóa đơn điện tử không bị hết hạn. Khi nào doanh nghiệp sử dụng hết số lượng hóa đơn đã đăng ký thì doanh nghiệp tiếp tục mua thêm gói hóa đơn để tiếp tục sử dụng.
Thủ tục đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử lên Cơ quan thuế có lâu không?
=> Không, với đội ngũ nhân viên kế toán giàu kinh nghiệm, thủ tục đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử được tiến hành nhanh chóng trong vòng 10 – 15 phút.
Có thể sử dụng song song vừa Hóa đơn điện tử và Hóa đơn giấy hay không?
=> Không. Ngày cuối cùng doanh nghiệp được sử dụng Hóa đơn giấy là ngày 30/06/2022. Từ 01/07/2022 thì tất cả doanh nghiệp bắt buộc sử dụng Hóa đơn điện tử thay cho Hóa đơn giấy.
Thao tác sử dụng phần mềm/ứng dụng để xuất Hóa đơn điện tử có khó không?
=> Không. Sao Vàng sẽ hỗ trợ cài đặt, hướng dẫn khách hàng sử dụng phần mềm/ứng dụng từ A – Z nên doanh nghiệp có thể yên tâm về việc sử dụng.
Có bắt buộc phải để logo doanh nghiệp/công ty lên Hóa đơn điện tử hay không?
=> Không. Logo doanh nghiệp/công ty là một thông tin không bắt buộc, tùy từng doanh nghiệp.
Khi có sự thay đổi thông tin về doanh nghiệp thì có cần điều chỉnh thông tin trên Hóa đơn của doanh nghiệp hay không?
=> Có. Trường hợp doanh nghiệp thay đổi các nội dung đăng ký kinh doanh, mà những nội dung này có thể hiện trên Hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp sẽ liên hệ với nhà mạng cung cấp Hóa đơn để điều chỉnh lại thông tin cho đúng theo Giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời doanh nghiệp sẽ phải nộp thêm tờ khai thay đổi thông tin Hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT lên cơ quan thuế.
