Đối với các trường hợp bạn xuất hoặc nhập hàng hóa có hóa đơn trên mức 5 triệu đồng mà lại không có hợp đồng gì thì khi thực hiện quyết toán thuế bạn sẽ bị loại khoản chi phí này. Đây chính là một trong các câu hỏi được nhiều kế toán và chủ công ty nhỏ thường hay thắc mắc. Có nhiều người còn đang nghĩ rằng hóa đơn nếu trên 5 triệu đồng thì buộc phải ký kết hợp đồng mua bán rõ ràng.
Nhưng thực tế liệu có đúng như vậy không?
- Thực tế: Không phải mọi hóa đơn giá trị trên 5 triệu đồng thì đều phải có hợp đồng.
Tuy nhiên, ở trong nhiều trường hợp, thì hợp đồng lại chính là chứng từ vô cùng quan trọng giúp cho doanh nghiệp chứng minh được tính hợp pháp của các giao dịch khi bị cơ quan thuế kiểm tra.
Mục lục
Vì sao nhiều người lại nghĩ rằng hóa đơn trên 5 triệu cần có hợp đồng?
Nhiều người bị nhầm lẫn thường là vì những quy định liên quan tới điều kiện khấu trừ khoản thuế GTGT và thực hiện ghi nhập phần chi phí được trừ lúc tính thuế thu nhận công ty.
Trước đây lúc thực hiện thanh tra hoặc là quyết toán thuế doanh nghiệp, thì cơ quan thuế thường sẽ yêu cầu công ty phải cung cấp hồ sơ nhằm chứng minh các giao dịch trong thực tế có phát sinh. Bên trong hồ sơ thường sẽ có hợp đồng đây là tài khá phổ biến.
Từ đó nhiều người đã mặc định rằng:
Hóa đơn trên mức 5 triệu = Bắt buộc phải có hợp đồng.
Trong khi thực tế pháp luật hiện không quy định cứng như vậy.
Hóa đơn trên mức 5 triệu đồng nếu không làm hợp đồng thì có được chấp thuận không?
Có.
Nếu như thực hiện giao dịch mua bán có phát sinh trong thực tế, có đủ hóa đơn hợp lệ và có thể đáp ứng những điều kiện thanh toán như quy định thì công ty vấn thực hiện hạch toán được chi phí.
Ví dụ:
Một doanh nghiệp mua máy in có giá trị là 8 triệu ở cửa hàng thiết bị văn phòng. Lúc doanh nghiệp đó nhận hàng thì đã được xuất hóa đơn điện tử và có thực hiện chuyển khoản thanh toán sản phẩm ngay trong ngày. Ở trường hợp này thì giao dịch sẽ được chấp thuận dù cho không có hợp đồng mua bán. Quan trọng không phải hợp đồng mà ở việc chủ doanh nghiệp có thể chứng minh được các giao dịch có thật hay là không
Khi nào cần có hợp đồng dù cho pháp luật không bắt buộc?
Trong thực tế lúc làm việc với phía cơ quan thuế, bản hợp đồng vẫn sẽ là một thứ sẽ giúp doanh nghiệp có thể chứng minh một cách dễ dàng nhất.
Đặc biệt với các trường hợp sau đây:
Giao dịch có giá trị lớn
Khi thực hiện giao dịch một số tiền lớn vài chục đến vài trăm triệu hay tiền tỷ thì việc lập hóa đơn là không đủ để chứng minh toàn bộ nội dung mua bán hàng hóa.
Hợp đồng sẽ giúp làm rõ:
- Hàng hóa hoặc là dịch vụ cung cấp là gì.
- Trách nhiệm của từng bên.
- Điều kiện thanh toán.
- Thời gian thực hiện.
- Chính sách bảo hành hoặc là nghiệm thu.
Nếu như có phát sinh tranh chấp hoặc là kiểm tra thuế, thì đây sẽ là tài liệu rất hữu ích để chứng minh các giao dịch.
Thanh toán bằng nhiều đợt hoặc trả chậm
Đây chính là tình huống thường gặp tại các doanh nghiệp B2B, giao dịch hàng hóa, dịch vụ có giá trị lớn.
Ví dụ:
- Ký hợp đồng dịch vụ marketing 6 tháng.
- Thi công nội thất văn phòng.
- Mua máy móc trả chậm.
Lúc này, các hợp đồng chính là căn cứ tốt nhất thể hiện lịch thanh toán, thể hiện tiến độ thực hiện và cả nghĩa vụ của các bên.
Nếu không có hợp đồng rõ ràng, việc giải trình với lại cơ quan thuế sẽ gặp nhiều khó khăn hơn.
Dịch vụ cần phải nghiệm thu
Những dịch vụ như:
- Thiết kế website.
- Phát triển phần mềm.
- Tư vấn doanh nghiệp.
- Xây dựng và sửa chữa.
Những dịch vụ này thường sẽ không thể chứng minh giao dịch bằng việc giao nhận hàng thông thường. Do vậy hợp đồng kết hợp với lại biên bản nghiệm thu cũng giúp cho hồ sơ được đầy đủ và chặt chẽ hơn.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị những chứng từ gì?
Thay vì quá tập trung vào câu hỏi có hợp đồng hay không, doanh nghiệp nên quan tâm đến việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giao dịch.
Thông thường bộ hồ sơ nên gồm:
- Hóa đơn điện tử hợp lệ.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.
- Phiếu giao hàng hoặc biên bản bàn giao.
- Hợp đồng (nếu có).
- Biên bản nghiệm thu đối với dịch vụ.
- Các tài liệu liên quan khác như báo giá, đơn đặt hàng hoặc email trao đổi.
Một bộ hồ sơ đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp tự tin hơn rất nhiều khi quyết toán thuế.
Kết luận
Hóa đơn trên 5 triệu đồng không đồng nghĩa với việc bắt buộc phải ký hợp đồng.
Việc thanh toán mua hàng hóa, dịch vụ trên 5 triệu không bắt buộc phải thực hiện ký kết hợp đồng. Điều quan trọng vẫn sẽ là giao dịch phát sinh trong thực tế, cần có hóa đơn hợp lệ và cần đáp ứng những điều kiện chứng minh theo như quy định pháp luật về thuế doanh nghiệp.
Tuy nhiên, với các giao dịch có giá trị lớn, thực hiện thanh toán nhiều đợt hoặc là kéo dài việc thanh toán, thanh toán từng đợt theo thời gian dài, việc thực hiện lập hợp đồng vẫn là một giải pháp an toàn để doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro và cũng bảo vệ doanh nghiệp khi thuế thanh tra, kiểm tra thuế.
Nói cách khác, thì hợp đồng không phải khi nào cũng bắt buộc, nhưng mà trong nhiều trường hợp thì đây là chứng từ mà công ty sẽ thấy an toàn hơn.
