Kê khai điều chỉnh thuế giá trị gia tăng (GTGT) các kỳ trước

Cách đây không lâu, một khách hàng của tôi – giám đốc một công ty thiết kế nội thất tại Hà Nội – gọi điện trong tâm thế khá hoang mang. Doanh nghiệp của anh đã kê khai thiếu một hóa đơn đầu vào gần 200 triệu đồng từ quý 2 năm trước, và chỉ phát hiện khi đang đối chiếu lại sổ sách để chuẩn bị báo cáo tài chính năm. Câu hỏi đặt ra là: Có được điều chỉnh lại không? Nếu được thì cần làm những gì để không bị phạt?

Thực tế, thì trường hợp như bên trên không hề hiếm gặp. Có hơn 40% doanh nghiệp được Tư Vấn Sao Vàng hỗ trợ đã từng có lúc rơi vào tình huống cần phải thực hiện điều chỉnh lại thông tin tờ khai thuế GTGT của những kỳ trước, vì rất nhiều lý do khác nhau như: thiếu hóa đơn, nhập sai phần thuế suất, kê sai phần số liệu hoặc…chỉ đơn giản vì “quên”.

Vậy thực hiện kê khai điều chỉnh lại khoản thuế giá trị gia tăng (GTGT) những kỳ trước có khó làm không? Cách thực hiện để quân thủ đúng quy định, không bị xử phạt? Chúng tôi sẽ chia sẻ các kinh nghiệm thực tiễn trên bài viết dưới đây.

Kê khai điều chỉnh thuế GTGT các kỳ trước là gì?

Hiểu một cách đơn giản, đây chính là thủ tục giúp cho doanh nghiệp thực hiện sửa lại các sai sót trên tờ khai thuế GTGT đã được nộp của những kỳ trước, nhằm việc đảm bảo các số liệu đúng với lại thực tế, đúng luật và cần phản ánh đúng nghĩa vụ thuế.

Điều chỉnh có thể làm gia tăng hoặc là giảm thuế phải nộp, hoặc chỉ là cập nhật lại các thông tin không có ảnh hưởng đến số thuế, như tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trên tờ hóa đơn.

Những trường hợp cần kê khai điều chỉnh thuế GTGT

Trong quá trình tư vấn, Tư Vấn Sao Vàng thường bắt gặp 5 lỗi khiến cho công ty bạn phải thực hiện điều chỉnh:

1. Sai sót về vấn đề hóa đơn GTGT
   Ví dụ: Ghi sai thuế suất, thực hiện bỏ sót hóa đơn, kê khai nhầm mã số thuế hoặc là ngày tháng đang không khớp.
2. Bỏ quên các hóa đơn đầu vào
   Đặc biệt với những doanh nghiệp thực hiện mua hàng trong nhiều đợt, việc bạn quên kê khai một vài hóa đơn nhỏ chính là điều dễ xảy ra. Nhưng hậu quả của nó thì là bạn có thể mất quyền làm khấu trừ hợp pháp nếu như không kịp điều chỉnh.
3. Áp dụng sai thuế suất
   Ví dụ: Một số cụ thể như dịch vụ chỉ chịu 5% nhưng mà phía doanh nghiệp lại thực hiện kê khai là 10%, điều này dẫn đến việc tăng số thuế nộp không đúng quy định.
4. Kê khai nhầm phần chỉ tiêu trên tờ khai số 01/GTGT
5. Sai số liệu khi khấu trừ thuế đầu vào
   Đây chính là lỗi thường gặp khi nhân viên kế toán mới chưa có thực hiện phân loại đúng với hóa đơn hợp lệ.

Quy trình thực hiện kê khai điều chỉnh thuế GTGT những kỳ trước

Bước 1: Xác định ra kỳ sai sót và nội dung cần phải thực hiện điều chỉnh

Rà soát lại:

• Những hóa đơn GTGT đầu vào và hóa đơn đầu ra
• Tờ khai thuế đã thực hiện nộp trên phần mềm HTKK hoặc eTax
• Sổ cái của tài khoản 133, 3331 để thực hiện đối chiếu số liệu

📝 Lưu ý cá nhân: Công ty bạn nên có một bảng Excel dùng để tổng hợp những hóa đơn theo từng kỳ điều này được dùng để đối chiếu nhanh, đây chính là “điểm mấu chốt” giúp cho Tư Vấn Sao Vàng có thể xử lý hồ sơ một cách nhanh gọn dành cho khách hàng.

Bước 2: Lập tờ khai bổ sung

• Thực hiện rruy cập vào phần mềm HTKK hoặc là eTax
• Chọn đúng kỳ cần phải điều chỉnh và thực hiện chọn hình thức “Dùng tờ khai bổ sung”
• Nhập số liệu đúng vào những chỉ tiêu bị sai
• Kèm phụ lục giải trình số 01-1/GTGT nếu như có hóa đơn cần điều chỉnh

📎 Sau khi hoàn thành thì thực hiện gửi lên trên hệ thống thuế điện tử và tiến hành lưu biên nhận một cách đầy đủ.

Bước 3: Xử lý lại phần thuế chênh lệch

Tùy theo tính chất về việc sai sót:

• Nếu phải nộp thêm khoản thuế: Thì thực hiện nộp bổ sung số chênh lệch + số tiền chậm nộp (được tính theo 0,03%/ngày).
• Nếu tăng số thuế đã được khấu trừ: Thực hiện ghi nhận các phần chênh lệch vào trong kỳ hiện tại hoặc là kỳ sau.
• Nếu không có ảnh hưởng tới thuế cần phải nộp: Chỉ cần thực hiện gửi tờ khai điều chỉnh, mà không phải nộp gì thêm.

Bước 4: Gửi báo cáo giải trình

Nội dung bạn nên ngắn gọn, dễ hiểu, thực hiện đúng bản chất sai sót. Bạn sẽ không cần phải quá cầu kỳ, nhưng nên thể hiện rõ ràng:

• Kỳ nào sai
• Sai gì
• Điều chỉnh như thế nào

📌 Tôi đã từng hỗ trợ cho một doanh nghiệp logistics chỉ vì họ quên ghi chú ở trong phần giải trình việc này đã bị cơ quan thuế thực hiện gửi văn bản và yêu cầu cần giải thích lại. Chỉ với một câu “ghi thiếu hóa đơn số 000678 với ngày 15/9/2023” có thể sẽ giúp cho bạn tránh cả tuần bị kiểm tra.

Bước 5: Lưu trữ hồ sơ

Bao gồm:

• Tờ khai bổ sung
• Phụ lục giải trình
• Hóa đơn liên quan
• Biên lai nộp thuế (nếu có)

💡 Đừng chủ quan. Khi mà cơ quan thuế kiểm tra, giờ họ sẽ yêu cầu bạn thực hiện cung cấp các hồ sơ gốc trong vòng thời gian 10 năm, theo như Luật Kế toán hiện hành.

Một vài lưu ý quan trọng để có thể tránh bị phạt

• Sai sót cần phải được tự thực hiện điều chỉnh trước khi bị thanh tra. Nếu như cơ quan thuế có phát hiện trước, thì bạn có thể sẽ bị truy thu và khả năng bị phạt nặng hơn.
• Trường hợp liên quan tới hóa đơn sai, cần phải xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc là lập biên bản hủy bỏ đúng quy trình.
• Không được nộp tờ khai bổ sung sau khi mà doanh nghiệp đã giải thể, trừ trường hợp có yêu cầu từ phía cơ quan thuế.
• Nếu như doanh nghiệp thực hiện kê khai sai nhiều kỳ, mỗi kỳ cần phải điều chỉnh một cách riêng biệt.

Tham Khảo: Doanh nghiệp tạm ngưng hoạt động có phải kê khai thuế GTGT không?

Tham Khảo: Mẫu giải trình chênh lệch đầu vào – đầu ra

Câu hỏi thường gặp từ phía khách hàng của Tư Vấn Sao Vàng

Tôi phát hiện bị sai sót sau 2 năm liệu còn được điều chỉnh không?

➡️ Có. Thời hạn để điều chỉnh có thể sẽ lên tới 10 năm, miễn là bạn chưa bị kiểm tra hoặc là thanh tra kỳ đó.

Có bị phạt không nếu như tôi tự phát hiện ra được lỗi sai và thực hiện điều chỉnh?

➡️ Không bị phạt nếu như bạn thực hiện điều chỉnh đúng, một cách tự nguyện và kịp thời. Ngược lại, nếu như bị phát hiện khi đã kiểm tra, thì có thể sẽ bị xử phạt theo như Nghị định số 125/2020/NĐ-CP.

Điều chỉnh thuế có được làm hoàn lại tiền thuế không?

➡️ Nếu làm tăng số thuế GTGT sẽ được khấu trừ và nếu đủ điều kiện thì doanh nghiệp có thể thực hiện nộp hồ sơ để xin hoàn thuế.

Tư Vấn Sao Vàng chính là đơn vị chuyên xử lý và thực hiện điều chỉnh thuế GTGT phức tạp

Chúng tôi hiểu rằng không phải nhân viên kế toán nào cũng có đủ kinh nghiệm để xử lý việc kê khai bổ sung, nhất là khi có liên quan đến nhiều kỳ, có nhiều hóa đơn, hoặc là sắp hết hạn điều chỉnh.

🎯 Dịch vụ của đội ngũ Tư Vấn Sao Vàng gồm:

• Rà soát hết toàn bộ hồ sơ thuế GTGT
• Xác định ra phần sai sót, tính toán khoản tiền chênh lệch
• Lập tờ khai bổ sung và giải trình rõ ràng
• Đại diện cho khách hàng để làm việc với lại cơ quan thuế khi cần