Kế toán kho là gì? nhiệm vụ công việc và kỹ năng cần thiết của kế toán kho?

Kế toán kho là gì? Một chuyên viên kế toán khi sẽ cần phải làm những gì? Công ty của nhân viên kế toán kho cụ thể ra sao? Bài viết này của chúng tôi nhằm đưa ra thêm những thông tin cần thiết về kế toán kho hàng cho mọi người.

I. Kế toán kho là gì? Định nghĩa kế toán kho

Kế toán kho (Warehouse Accountant) chính là nhận sự kế toán làm việc thường xuyên trong kho hàng, có các nhiệm vụ theo dõi, thực hiện kiểm tra trong quá trình nhập xuất hàng hóa và làm công việc kiểm soát lượng hàng đang tồn kho. Ngoài ra thì kế toán khi cũng sẽ chịu trách nhiệm xuất giấy tờ, những loại chứng từ hàng hóa và đảm bảo phần chất lượng, số lượng để hạn chế việc thất thoát hàng.

Lưu ý: Trước khi đi vào tìm hiểu sâu về kế toán kho, bên hãy tìm hiểu trước các thông tin về ngành nghề kế toán nói chung và lộ trình, chi phí mức lương của kế toán

II. Nhiệm vụ của kế toán kho

Trong suốt quá trình nhập xuất hàng hóa từ kho, nhân viên kế toán kho hàng sẽ có trách nhiệm quản lý trực tiếp hoạt động ghi chép lại những số liệu, chứng từ hàng hóa và thực hiện báo cáo cho cấp trên.

Tiếp theo thì kế toán kho sẽ thực hiện thống kê về số lượng, kiểm tra và thực hiện phân loại để có thể biết được hạn sử dụng của các sản phẩm hàng hóa, từ đó đưa ra phương án xử lý hàng tồn kho trước khi hết hạn, tránh được việc tổn thất cho công ty.

Những dữ liệu đã được thống kê sau đó được gửi cho cấp trên và những phòng ban liên quan để có thể xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh phù hợp với doanh nghiệp

III. Kế toán kho làm gì? Các công việc của kế toán kho

1. Những công việc chung

• Kiểm soát, kiểm kê những loại hàng hóa: Vì công việc chủ yếu của chuyên viên kế toán kho chính là thường xuyên cập nhật về tình hành hàng hóa để có kế hoạch cho việc tiêu thụ một cách kịp thời, tránh trường hợp hết hạn sử dụng nên phía kế toán kho cần phải kiểm soát được số lượng, chất lượng của hàng hóa nhập và xuất tại kho hàng.
• Lập giấy tờ chứng từ xuất kho và nhập kho: Quá trình nhập, xuất hàng, đơn hàng hóa phải lưu trữ lại để cung cấp cho việc đối chứng sau này. Vậy kế toán kho cần phải ghi chép các số liệu liên quan một cách rõ ràng và lưu giữ cẩn thận các chứng từ nhập xuất hàng hóa.
• Hạch toán và thực hiện kê khai thuế: Giống như việc của kế toán thường là những hoạt động liên quan tới hàng hóa, doanh thu, hay chi phí tại kho đều cần phải ghi chép và thực hiện hạch toán cẩn thận. Đồng thời thì thuế đầu vào và thuế đầu ra cũng cần kế toán kho làm kê khai để công ty đóng thuế cho nhà nước.
• Phối hợp với lại thủ kho: Kế toán kho còn phải phối hợp với lại thủ kho để có thể kiểm đếm số lượng các hàng hóa nếu nhập xuất hàng có giá trị lớn.
• Các công việc khác: Ngoài các công việc trên thì kế toán khi cần đưa ra các đề xuất kiến nghị nâng cấp hàng hóa tạo điều kiện thuận lợi để phát triển doanh nghiệp.

2. Những công việc hàng ngày

• Đối với hàng hóa: Thì kế toán kho sẽ có nhiệm vụ kiểm kê hàng thường xuyên để có thể thống kê chất lượng, số lượng và phân loại. Dựa vào các số liệu thống kê, kế toán khi có thể đề xuất những phương án để có thể tích trữ một lượng hàng hóa nhất định, tránh bị thiếu hụt hàng hóa bên trong kho, khi nhu cầu tăng cao. Các sổ sách thống kê được nộp về phòng kế toán.
• Đối với chứng từ: Chuyên viên kế toán kho sẽ thực hiện kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn và những loại chứng từ trước khi cho phép việc xuất hoặc là nhập hàng, đồng thời thì nhập các thông tin trên hóa đơn với lại chứng từ lên trên hệ thống để có thể tránh việc thất lạc các giấy tờ. Trong trường hợp mà có công nợ, kế toán kho hàng cũng cần lưu ý kịp thời lập biên bản xác minh.
• Đối với kho hàng: Vai trò của người chịu trách nhiệm với lại toàn bộ kho hàng của công ty, kế toán kho sẽ cần tự thiết lập và thực hiện sắp xếp công việc sao cho phù hợp nhất. Bên cạnh đó thì kế toán kho cũng cần phải chịu trách nhiệm với các chênh lệch bên trong sổ sách và số lượng thực tế trong kho hàng.

3. Những công việc hàng tháng

• Lập báo cáo vào thời điểm cuối tháng để có thể tổng hợp các số liệu thống kê mỗi ngày. Công việc này sẽ giúp cả kế toán kho và cả cấp trên đều nắm bắt được tình trạng của hàng hóa.
• Hạch toán và đối chiều lại các chứng từ, hóa đơn đã có bên trong tháng. Các số liệu và chi phí sẽ được thực hiện tính toán một cách kỹ càng để công ty có thể năm bắt được phần thu chi.
• Hoàn thành những chứng từ việc ghi chép sổ sách, điều này thực hiện chứng nhận giấy tờ để có thể báo cáo với cấp trên theo như quy định về đối chiếu hàng hóa thực tế với sổ ghi chép.

Kế toán kho sẽ được voi là 1 trong các vị trí kế toán nội bộ mà bên cạnh các vị trí như kế toán thuế, kế toán tổng hợp, kế toán ngân hàng…

IV. Kỹ năng cần có đối với một kế toán kho

Để có thể trở thành một nhân viên kế toán kho chuyên nghiệp thành theo và có mức thu nhập cao, các kỹ năng sau đây sẽ đặc biệt quan trọng:

• Nắm vững được chuyên môn: Chuyên viên kế toán kho không chỉ thực hiện giám sát những loại hàng hóa ở tại kho hàng mà còn phải thường xuyên ghi chép lại các chứng từ và hạch toán những nghiệp vụ thu chi. Nếu như không có các kiến thức chuyên thì việc thực hiện tác nghiệp có thể trở nên khó khăn.
• Thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng: Kỹ năng tin học văn phòng chính là điều cực kỳ quan trọng đối với lại kế toán kho vì các công cụ Excel, Word vẫn sẽ được dùng hàng ngày để thông kế hàng hóa. Chính vì vậy đây là một trong những kỹ năng không thể thiếu đối với lại người có định hướng trở thành một kế toán kho.
• Dùng tốt phần mềm kế toán: Có rất nhiều công ty hiện nay đã dùng phần mềm kế toán từ các nhà cung cấp lớn ở Việt Nam để có thể chuyên nghiệp hóa được quy trình và tiết kiệm được nhiều thời gian. Vì vậy ngay từ thời điểm ngồi trên ghế giảng đường các sinh viên nên biết cơ bản về phần mềm kế toán để có thể rút ngắn được thời gian làm quen với lại phần mềm này khi thực hiện công việc.
• Kỹ năng tổ chức, thực hiện sắp xếp công việc: Vì bạn cần phải quản lý nhiều loại giấy tờ khác nhau như là các loại hóa đơn, chứng từ, đồng thời cần phải theo dõi và thực hiện đối chứng số liệu mỗi ngày nên là khối lượng công việc của nhân viên kế toán kho sẽ rất lớn. Vì thế kỹ năng sắp xếp công việc một cách khoa học là không thể thiếu, tránh được công việc xảy ra tồn đọng và dễ gây thiệt hại cho hàng hóa và chứng từ.
• Tập trung cao độ và thực hiện tỉ mỉ: Mỗi ngày nhân viên kế toán khi sẽ phải tiếp nhận rất nhiều chứng từ và số liệu khác nhau, đòi hỏi cần có sự tập trung và tỉ mỉ khi làm việc. Chỉ cần có một lỗi nhỏ điều này có thể khiến cả quá trình bị thiếu sót. Vì thể hãy thường xuyên tập luyện để nâng cao trình độ.

Tham Khảo: Kế toán thuế là gì? Các thông tin và khái niêm về kế toán thuế

Tham Khảo: Kế toán tổng hợp là gì? Công việc và nhiệm vụ của kế toán tổng hợp

V. Một số tài khoản mà nhân viên kế toán kho cần biết

Nhóm tài khoản hàng tồn thuộc loại tài sản ngắn hạn, theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định chi tiết như bảng dưới đây:

Nhóm tài khoản hàng hóa tồn thuộc vào loại tài sản ngắn hạn, theo như thông tư số  200/2014/TT-BTC và Thông tư số 133/2016/TT-BTC được quy định chi tiết như trong bảng bên dưới đây:

• Tài khoản 151: Hàng mua đang đi đường
• Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu
• Tài khoản 153: Công cụ, dụng cụ
• Tài khoản 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh đang dở dang
• Tài khoản 155: Thành phẩm
• Tài khoản 156: Hàng hóa
• Tài khoản 157: Hàng gửi đi bán
• Tài khoản 158: Hàng hóa kho bảo thuế

VI. Cần lưu ý gì để có thể làm kế toán kho hiệu quả

• Khi thực hiện xuất nhập hàng hóa: Kiểm tra những chứng từ, hay hóa đơn cho mỗi một lần xuất nhập cần kỹ càng, đảm bảo được độ chính xác và cần phải chuyển hết giấy tờ cho bên bộ phận liên quan như là bộ phận kế toán, hay bộ phận mua hàng hóa.
• Theo dõi đơn hàng xuất nhập tồn: Đây chính là công việc cần làm mỗi ngày để nắm rõ được số lượng, hay tránh có thể tránh được việc hao hụt. Tại khu vực chứa hàng hóa cần có ghi chú về ngày tháng xuất nhập hàng cho mỗi loại hàng hóa để có thể tiết kiệm được nhiều thời gian cho kế toán kho hàng.
• Theo dõi lượng hàng hóa tồn kho tối thiểu: Bên trong kho hàng của công ty luôn cần lượng hàng tồn kho tối thiểu. Nhân viên kế toán kho sẽ cần theo dõi để có thể đưa ra đề xuất về việc thay đổi tới cấp trên nếu như cần thiết.
• Sắp xếp hàng trong kho: Kế toán kho cần phải hiểu cách sắp xếp và bố trí hàng hóa bên trong kho một cách khoa học, nhằm đảm bảo được không gian dự trù cho các loại hàng hóa phát sinh sau này.
• Đảm bảo các thông tin trên chứng từ cần chuẩn xác: Khi tiến hành thực hiện thủ tục mua hàng, kế toán kho phải đảm bảo các thông tin trên chứng từ chuẩn xác để không xảy ra các trường hợp không như mong muốn.
• Đảm bảo được tiêu chuẩn hàng hóa bên trong kho: Mặc dù có thể thực hiện linh hoạt sắp xếp các hàng hóa bên trong kho nhưng mà vẫn cần tuân thủ các nguyên tắc của phí nhà sản xuất để có thể đảm bảo giữ được chất lượng tốt nhất cho hàng hóa.
• Am hiểu hàng hóa đang phụ trách: Kế toán kho cần có sự am hiểu nhất định về các vật tư hàng hóa bên trong kho, nhất là các vật tư có những quy cách mẫu mã khác nhau, có nhiều chủng loại, vật tư nào dễ cháy nổ, dễ hư hỏng, dễ vỡ…
• Tuân thủ các quy định về PCCC: Việc thực hiện kiểm tra định kỳ các cơ sở vật chất để có thể đảm bảo được an toàn về phòng cháy chữa cháy chính là điều rất quan trọng vì hàng hóa là tài sản có giá trị lớn của công ty. Vì vậy kế toán kho sẽ cần tuân thủ tuyệt đối vấn đề này.

Tham khảo: Kế toán thuế là gì? Các thông tin và khái niêm về kế toán thuế

Tham Khảo: Kế toán tổng hợp là gì? Công việc và nhiệm vụ của kế toán tổng hợp

VII. Những sai lầm thường hay gặp của kế toán kho

Bên dưới đây chính là một số sai lầm thường gặp, người người nào có định hướng hoặc là đang làm kế toán kho thì cần tránh các sai lầm này:

1. Không xác định được mức tồn kho định kỳ

Mức tồn kho chính là số lượng hàng hóa đang được yêu cầu luôn có số lượng nhất định trong khi nhằm có thể cung cấp kịp thời cho các khách hàng trong trường hợp các nguồn cung bị thiếu hụt. Nếu như không tính toán về mức tồn kho một cách định kỳ thì sẽ dẫn đến việc không thể bổ sung hàng hóa kịp thời làm trì hoãn việc kinh doanh của doanh nghiệp.

Ngược lại thì nếu như mức tồn kho quá nhiều sẽ làm thừa hàng hóa, chiếm diện tích của những mặt hàng khác và tệ hơn nữa chính là quá thời hạn dùng của hàng hóa.

2. Không biết cách sắp xếp hàng hóa khoa học

Nếu như không sắp xếp hàng hóa một cách khoa học thì kế toán kho hàng sẽ gặp nhiều khó khăn khi tìm kiếm kiểm tra và thực hiện nhập xuất hàng hóa. Đồng thời thì kho bãi cũng sẽ bị chiếm rất nhiều diện tích và công ty lại phải tốn thêm ngân sách cho việc thuê kho bãi khác. Vì thế cần sắp xếp hàng hóa một cách thật khoa học để có thể tiết kiệm được thời gian, công sức và tiền bạc.

3. Không thường xuyên thực hiện kiểm tra hàng hóa và vật tư

Việc thực hiện kiểm tra hàng hóa và các vật tư thường xuyên sẽ giúp cho kế toán kho hàng xác định được những loại hàng hóa sắp hết hạn sử dụng, hàng hóa bị hư hỏng và dễ dàng trong việc đối soát về số lượng thực tế so với lại giấy tờ.

Vậy nên, nếu như không kiểm tra hàng hóa hay vật tư một cách thường xuyên sẽ có thể dẫn đến việc không thể theo dõi được một cách sát sao tình trạng chất lượng của hàng hóa đang được lưu trữ trong kho.

4. Không chú trọng việc nâng cao nghiệp vụ

Khiu công ty càng phát triển thì số lượng kho hàng càng nhiều hoặc là diện tích của kho hàng sẽ mở rộng , điều này dẫn tới khối lượng hàng hóa, công việc ngày càng nhiều. Nếu như không chú trọng việc nâng cao kỹ năng trình độ thì nhân viên kế toán kho sẽ rất khó có thể kiểm soát được nếu khối lượng công việc lớn như thế.

5. Những sai lầm khác

Ngoài các sai lầm trên thì còn một số sai lầm nữa có thể mắc phải như là mua hàng bị nhầm giá do không có quản lý được quy trình mua hàng, từ đó gây ra sụt giảm về lợi nhuận của doanh nghiệp, thiếu mất chữ ký của những bên nhập xuất, quan ghi ra thời gian xuất nhập hàng hóa.