Hướng dẫn kiểm tra sổ sách kế toán và xử lý một vài lỗi cơ bản

Thực hiện kiểm tra sổ sách kế toán và trực tiếp xử lý những sai lệch chính là một công việc thường xuyên và đặc biệt rất quan trọng đối với nhân viên kế toán, nhất là ở thời điểm cuối của kỳ kế toán khi lập những báo cáo tài chính, quản trị kế toán tổng hợp. Phương án kiểm tra, thực hiện đối chiếu sẽ được thực hiện trên máy tính hoặc là nhân viên kế toán có thể in ra sổ cái tổng hợp lại để dễ dang hơn trong việc kiểm tra nhận thất những phát sinh đối ứng giữa những tài khoản.  Điều này sẽ giúp những thông tin kế toán được đầy đủ, chuẩn xác, cũng phản án sự trung thực về tình hình trong thực tế của công ty, giúp loại được những sai lệch trong công tác thiết lập những báo cáo tài chính và cả báo cáo quản trị.

1. Quy trình và các nguyên tắc khi kiểm tra sổ sách kế toán

Có thể thực hiện tóm tắt quy trình kiểm tra, thực hiện đối chiếu sổ sách và tiến hành xử lý sai lệch/sai sót về kế toán như sau:

• Bước 1: Thực hiện đọc và kiểm tra kỹ số liệu
• Bước 2: Tiến hành đối chiếu số liệu
• Bước 3: Tìm phát hiện ra sai lệch
• Bước 4: Tìm hiểu xem các sai lệnh đến từ đâu, lắm rõ nguyên nhân gây ra
• Bước 5: Tiến hành phân tích xử lý sai lệch/sai sót

2. Những bước kiểm tra sổ sách kế toán

Bước 1: Thực hiện kiểm tra chi tiết Bảng cân đối phát sinh tài khoản

Thứ nhất: Kiểm tra số liệu chênh lệch quan hệ đối ứng những Tài khoản ghi trên Bảng cân đối phát sinh tài khoản (Số liệu Bảng CĐPS):

+ Về mặt tổng thể: Thì Nguyên tắc như sau: ( sẽ áp dụng với cả phần số dư đầu kỳ, phần số phát sinh và cả phần số dư cuối kỳ)

Tổng cộng số dư bên Nợ

=

Tổng cộng số dư bên Có

+ Về mối quan hệ đối ứng giữa những Tài khoản:
Căn cứ sổ cái những Tài khoản, kiểm tra đối ứng những Tài khoản đang có liên quan đến nhau.

Ví dụ: Bình thường, tổng phát sinh nợ trên phần Tài khoản tiền gửi ngân hàng = Tổng của số tiền khách hàng chuyển khoản thông qua ngân hàng + Tổng số phát sinh có tiền mặt được nộp vào ngân hàng + Phần lãi tiền gửi (Với trường hợp công ty không có những nghiệp vụ hạch toán về Nợ Tài khoản 112 đối ứng với những Tài khoản khác);

Hay Tổng phát sinh phần Có TK1311 = Tổng khoản thu tiền mặt + Tổng khoản thu qua ngân hàng (Ngoại trừ trường hợp đang có thanh toán bù trừ và những nghiệp vụ đối ứng phần Có TK131 với những Tài khoản khác);

Ví dụ kiểm tra về mối quan hệ đối ứng giữa những Tài khoản

Tổng phát sinh bên khoản nợ TK 621 = Tổng của phát sinh bên có TK 152 (trong trường hợp công ty không có nguyên vật liệu bị hao hụt ngoài phần định mức hạch toán dùng đối ứng Tài khoản 632…)

Tổng phát sinh bên có TK 154 = Với tổng phát sinh của bên nợ TK 155 (Công ty sản xuất) hoặc là TK 632 (Công ty xây dựng, dịch vụ)…

Thứ hai, kiểm tra một cách sơ bộ những SỐ DƯ trên Bảng CĐPS và xem từng Tài khoản đã có phần số dư đúng như tính chất của nó hay là chưa.

Ví dụ: Ngoại trừ những Tài khoản lưỡng tính và những Tài khoản đặc biệt thì những Tài khoản tài sản như (Tài khoản loại 1, loại 2) có phần số dư bên Nợ, những Tài khoản Nguồn vốn như (Tài khoản loại 3, loại 4) có phần số dư bên Có.

Những Tài khoản lưỡng tính như (TK 131; 138; 331; 333; 334; 338,…) chính là các Tài khoản có thể có phần số dư ở cả hai bên. Những Tài khoản đặc biệt như (TK 139; 159; 229; 214; 521;…) chính là những Tài khoản thực hiện điều chỉnh giảm, hạch toán ngược so với những Tài khoản cùng loại và những Tài khoản dự phòng.

Bước 2: Kiểm tra, đối chiếu một cách chi tiết những sổ Tài khoản và tiến hành xử lý những sai lệch

Thứ tự kiểm tra: Nhân viên kế toán công ty có thể ưu tiên thực hiện kiểm tra những Tài khoản có khả năng sẽ xảy ra sai sót tại bước 1 trước sau đó sẽ lần lượt theo thứ tự của từng nhóm tài khoản/Tài khoản chi tiết lằm trên Bảng CĐPS hoặc là theo nhóm những tài khoản/Tài khoản mà doanh nghiệp bạn thấy đang có khả năng sai sót cao tại doanh nghiệp của mình.

Cách thức kiểm tra:

• Kiểm tra số dư những Tài khoản theo như tính chất của phần số dư từng Tài khoản;
• Đối chiếu chéo giữa những Tài khoản theo phần quan hệ đối ứng;
• Đối chiếu lại số liệu kế toán tổng hợp với lại phần số liệu chi tiết;
• Đối chiếu số liệu với lại bên thứ 3 (nếu như có xác nhận số dư với lại một bên thứ 3);
• Đối chiếu số liệu sổ sách với lại hồ sơ, các chứng từ gốc;
• …

Lưu ý trước khi kiểm tra: Hiện nay, nhiều nhân viên kế toán dùng hình thức kế toán máy nên là trước khi thực hiện kiểm tra số liệu, chuyên viên kế toán cần phải kiểm tra được trạng thái ghi sổ chứng từ đề tránh trường hợp nhân viên kế toán đã thực hiện nhập số liệu lên trên Phần mềm kế toán nhưng mà vì lý do nào đó vẫn chưa ghi sổ chứng từ.

3. Nội dung chi tiết những tài khoản kế toán

3.1 Tiền mặt, tiền gửi

3.1.1 Tài khoản 111 – Tiền mặt

• Đối chiếu với lại Biên bản kiểm kê quỹ
• Kiểm tra phần quỹ tiền mặt hiện có bị âm thời điểm không
  • Bước 1: Kiểm tra số tồn ở đầu kỳ xem đã chuẩn xác chưa.
  • Bước 2: Kiểm tra lại cột Số tồn để có thể xác định được thời điểm báo cáo bắt đầu bị âm.
  • Bước 3: Kiểm tra những chứng từ thu, chi ở trước thời điểm này để có thể xác định được nguyên nhân đã gây ra sai lệch. Từ đó có thể xảy ra những trường hợp sau:
    1. Chi quá con số thực tế; hay thu nhỏ hơn số thực tế, hoặc nhập sai tỷ giá đối với trường hợp thu/chi bằng ngoại tệ >  Chỉnh sửa lại số tiền thu, tiền chi, hay tỷ giá trên các chứng từ sao cho đúng thực tế;
    2. Bỏ sót các chứng từ thu tiền >  Lập bổ sung các chứng từ thu tiền;
    3. Nhập trùng chứng từ chi tiền >  Xóa bỏ chứng từ chi tiền bị trùng.

Đối với lại Tài khoản tiền mặt, đang có một thực tế chính là đôi khi nhân viên kế toán chỉ thực hiện theo dõi nghiệp vụ thu, hay chi nội bộ, số tồn quỹ bên trên sổ sách thực tế mà không phản ánh đúng được số tiền tại quỹ của công ty. Nguyên nhân là do sai lệch giữa số vốn công ty thực góp với phần vốn đã đăng ký kinh doanh ban đầu việc này gây ra nhiều rủi ro về thuế cho công ty và sẽ khó khăn cho công việc kế toán.

Đối với những nghiệp vụ bút toán xử lý, nhân viên kế toán cần phải thận trọng, thực hiện báo cáo cấp trên những rủi ro trước khi xử lý. Mục tiêu của kế toán vẫn sẽ là ghi nhận, thực hiện phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty nên người thực hiện công việc kế toán cần phải có các phương án tư vấn và giải thích cho phía lãnh đạo, chủ công ty thực hiện đúng những quy định Pháp luật, từ đó có thể hạn chế được những rủi ro, sai sót không đáng có.

3.1.2 Tài khoản 112 về Tiền gửi ngân hàng

• Đối chiếu chi tiết với từng Tài khoản ngân hàng số dư với lại sao kê, sổ phụ, các biên bản xác nhận về số dư Tài khoản thông kế chi tiết theo từng ngân hàng.
• Kiểm tra Sổ quỹ tiền gửi của ngân hàng có đang bị âm thời điểm hay không? Có thể nhân viên kế toán đã thực hiện sắp xếp hạch toán nhầm khoản chi trước khi thu sau hoặc là hạch toán trùng với nghiệp vụ.
  • Bước 1: Kiểm tra cột Tồn để có thể xác định thời điểm thực hiện báo cáo bắt đầu bị âm.
  • Bước 2: So sánh Số tồn ở đầu kỳ và những chứng từ thu, chi tiền gửi ở trước thời điểm này với lại sao kê ngân hàng để có thể tìm ra phần chênh lệch, sau đó sẽ chỉnh sửa lại sao cho đúng với thực tế:
    1. Nếu công ty mở nhiều Tài khoản tại một hoặc nhiều ngân hàng, kế toán nên mở thêm các Tài khoản hạch toán riêng từng ngân hàng, chi tiết từng Tài khoản ngân hàng (tiết khoản). Kế toán cần thật thận trọng khi thực hiện hạch toán để có thể không hạch toán nhầm, thì cần thường xuyên kiểm tra phần số dư được ghi trên sổ phụ và trên sổ hạch toán Tài khoản ngân hàng đó.
    2. Một số phần mềm hiện cho phép hạch toán ngoại tệ, lúc cập nhật chứng từ cần phải cập nhật đúng phần tỷ giá ngày hạch toán điều này sẽ phục vụ cho việc quy đổi cuối kỳ kế toán.

3.2 Công nợ cần phải thu, phải trả, tạm ứng

3.2.1 Tài khoản 131 Cần phải thu của khách hàng

• Đối chiếu lại số liệu sổ tổng hợp về Tài khoản 131 với lại sổ chi tiết.
• Đối chiếu số liệu chi tiết với lại biên bản xác nhận về công nợ chi tiết dành cho từng khách hàng. Trong trường hợp có không khớp về số liệu sổ sách kế toán đamg theo dõi so với lại số liệu trên những biên bản xác nhận về công nợ hoặc là số liệu khách hàng cung cấp, nhân viên kế toán cần phải rà soát lại hồ sơ chứng từ, rà soát lịch sử bán hàng – thu tiền để có thể kịp thời sửa chữa những sai sót.

Chú ý những Khách hàng có phần số dư bên Có, lúc khách hàng ứng trước khoản tiền hàng cho công ty nhưng mà chưa lấy hàng hoặc là tạm ứng theo như điều khoản hợp đồng và thực hiện việc thu hồi dần vào những lần thanh toán… Với những trường hợp như số dư Có Tài khoản 131 “ bị treo” lâu ngày, nhân viên kế toán cần phải kiểm tra lại các số liệu để có thể theo dõi thực tế những khoản ứng tiền chưa có nhận hàng; những khoản tạm ứng chưa có thu hồi hết…hay là do nhân viên kế toán đã thực hiện hạch toán sai mã đối tượng khách hàng.

• Đối chiếu Tổng số phát sinh nợ Tài khoản 131 với lại phần Tổng phát sinh doanh thu và cả thuế GTGT đầu ra. Ngoại trừ có những bút toán điều chỉnh, những nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay không phản ánh qua Tài khoản 131 thì kế toán cần phải lưu ý, còn thông thường:

Kiểm tra, thực hiện đối chiếu sổ sách với Tài khoản 131

3.2.2 Tài khoản 331

• Đối chiếu số liệu trong sổ tổng hợp Tài khoản 331 với lại sổ chi tiết và cả Bảng tổng hợp những khoản phải trả.
• Đối chiếu số liệu chi tiết đối với Tài khoản 331 với lại Biên bản đối chiếu phần công nợ chi tiết của mỗi nhà cung cấp. Trong trường hợp có nhưng không khớp số liệu trên sổ sách kế toán thực hiện theo dõi so với số liệu trên những biên bản xác nhận về công nợ hoặc là số liệu từ nhà cung cấp gửi, nhân viên kế toán cần phải rà soát lại hồ sơ chứng từ, rà soát lịch sử mua hàng – thực hiện thanh toán tiền để có thể kịp thời sửa chữa những sai sót;
  • Chú ý những trường hợp đối trừ phần công nợ phát sinh; những khoản công nợ có phát sinh mà lâu chưa thanh toán.
  • Với những khoản công nợ theo dõi chung bên trên mã Khách hàng chung (hoặc là khách lẻ nếu như có) cần phải kiểm tra một cách chi tiết và theo dõi để tránh nhầm lẫn.

3.2.3 Tài khoản 141 – Tạm ứng

• Kiểm tra chi tiết phần đầu Tài khoản 141 đối tượng, Tài khoản 141 sẽ không có số dư bên Có.
• Ngoài theo dõi TK 141 theo đối tượng, ở một số đơn vị kế toán cần phải theo dõi, thực hiện kiểm tra, tiến hành đối chiếu một cách chi tiết TK 141 theo như mã vụ việc, mã dự án, mã công trình…
• Tùy vào quy định của doanh, nhưng nhân viên kế toán công ty nên liệt kê toàn bộ những khoản tạm ứng dành cho cán bộ nhân viên đang quá 3 tháng (hoặc là theo thời gian được quy định của công ty) mà chưa có hoàn ứng để làm yêu cầu giải trình hoặc là đôn đốc việc nộp chứng từ hoàn ứng.

3.3 Tài khoản theo dõi khoản thuế công nợ thuế

3.3.1 Tài khoản 133 – Thuế GTGT được phép khấu trừ

• Đối chiếu số có phát sinh trong kỳ là (tháng/quý) với lại số liệu ở phần chỉ tiêu (24) và (25) từ tờ khai GTGT.
• Đối chiếu số dư cuối kỳ là (quý/tháng) trong phần mềm với lại chỉ tiêu (43) bên trên tờ khai GTGT quý/tháng rà lại xem đã khớp với nhau hay chưa.
• Đối chiếu lại tổng phát sinh nợ bên trên TK 133 đối ứng với có những Tài khoản khác như là  có TK 1111, 1121, 141, 211, 212…
• Kiểm tra, rà soát những bút toán về khấu trừ thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ TK 133 và phần thuế GTGT đầu ra cần phải nộp TK 3331.

3.3.2 Tài khoản 333 – Thuế và những khoản cần phải nộp NSNN

• Đối chiếu TK 3331 với lại tờ khai VAT tháng/ quý nếu như phát sinh số tiền cần phải nộp với lại chỉ tiêu (40) bên trên tờ khai.
• Đối chiếu Tổng phát sinh đang có TK 3331 với những Tài khoản đối ứng như là: 1311; 156; 211…
• Đối chiếu TK 3335 với lại tờ khai thuế TNCN và những bảng lương.
• Đối chiếu TK 3334 với lại tờ khai thuế QTT TNDN.
• Kiểm tra số thuế cần phải nộp lên trên tờ khai QTT TNDN với lại số dư có TK 3334 bên trên Bảng cân đối có phát sinh tài khoản.

3.4 Nhóm những Tài khoản kho như (Tài khoản 152, 153, 156)

• Những Tài khoản này chỉ có phần số dư bên Nợ.
• Đối chiếu số dư cuối kỳ bên trên CĐPS với lại bảng tập hợp về nhập xuất tồn kho theo mỗi mã Tài khoản kho. Phần số liệu bên trên bảng CĐPS cần phải khớp với lại số liệu bên trên bảng tổng hợp về nhập xuất tồn.
• Kiểm tra từ bảng tổng hợp về nhập xuất tồn, bảng tổng hợp cả kho cho đến bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo như từng kho và thực hiện tổng hợp nhập xuất tồn theo như hợp đồng, dự án, vụ việc. Đúng nguyên tắc tồn kho là không được có giá trị âm.
• Kiểm tra chi tiết thẻ kho để chắc chắn ở từng kho với từng một mã vật tư hàng hóa ngẫu nhiên đều không có âm kho thời điểm.

Trường hợp phát hiện những sai sót như là âm kho, âm thời điểm xuất vật tư sẽ dẫn đến tính sai giá xuất kho, hoặc là chứng từ về xuất kho chưa có được tính giá xuất kho vì lỗi phần mềm… cần phải tìm hiểu nguyên nhân đã xảy ra sai sót và tiến hành xử lý theo thực tế.

Khi những số liệu đã được rà soát xong, thì kế toán doanh nghiệp nên thực hiện tính giá lại thêm một đến hai lần để có thể chắc chắn rằng không còn vấn đề nào. Riêng đối với lại Tài khoản 153 công cụ dụng cụ, thì khi xuất công cụ dụng cụ cần phải khai báo đầy đủ công cụ dụng cụ lên trên phần mềm.

• Kiểm tra đối ứng Tài khoản 152; 153; 156 với những Tài khoản khác.

3.5 Tài khoản tập hợp chi phí và thực hiện kết chuyển giá thành (Mã Tài khoản 154,155)

• Đối chiếu sổ cái, sổ chi tiết của Tài khoản 154 với lại Bảng tổng hợp chi tiết TK 154 (theo dõi tập hợp về chi phí sản xuất dở dang của công ty) những số liệu chi tiết, có liên hệ với thực tế trong sản xuất.

Ví dụ: Với những hợp đồng, dự án, công trình,… đã được hoàn thành bàn giao xong cho khách hàng thì sẽ không còn phần số dư Nợ tại TK 154 chi tiết dành cho vụ việc, dự án, hay công trình đó.

• Kiểm tra danh mục/bảng mã xem chi tiết TK 154 liệu có phù hợp với lại đối tượng hạch toán chi phí và cả việc yêu cầu tính giá thành của công ty; mối quan hệ với những Tài khoản chi phí: 621, 622, 623, 627; những Tài khoản 155, 632.
• Đối với công ty hoạt động dịch vụ, so sánh phần giá thành với lại giá bán từ đó dùng để xem xét về tính hợp lý của việc thực hiện phân bổ chi phí chung.
• Phát sinh bên Có Tài khoản 154 đang bằng phát sinh bên Nợ của Tài khoản 155 đối với những doanh nghiệp sản xuất đang tính giá thành của sản phẩm nhập kho.
• Cuối kỳ sau khi thực hiện kết chuyển doanh thu – chi phí, với tổng số phát sinh Có những Tài khoản 621, 622, 623, 627 đang bằng số phát sinh Nợ Tài khoản 154. (Cần chú ý một trường hợp Công ty có phát sinh về nghiệp vụ không phải là N154 /C621,622,627).

3.6 Nhóm những Tài khoản Tài sản

3.6.1 Tài khoản 211, 212, 213, 214

• Kiểm tra phần số dư bên trên Tài khoản mã 211, 212, 213, 214 với lại số dư Bảng trích về khấu hao tài sản cố định.
• Kiểm tra tổng nguyên giá và phần giá trị đã được trích khấu hao liệu đã khớp với lại giá trị còn lại hay là chưa.
• Kiểm tra xem thời gian trích khấu hao về tài sản cố định bạn đặt liệu đã phù hợp với lại khung trích khấu hao theo như quy định pháp luật của nhà nước hay chưa.

Ngoài ra, nhân viên kế toán công ty vào phân hệ TSCĐ, thực hiện kiểm tra Bảng tổng hợp TSCĐ để có thể kiểm tra những thông tin liên quan tới việc khai báo TSCĐ, những TSCĐ được đưa vào đúng phòng, đúng ban, bộ phận, đúng mục đích sử dụng hay là chưa.

3.6.2 Tài khoản 242 về Chi phí trả trước

• Kiểm tra số dư bên trên Tài khoản 242 với lại số liệu bên trên Bảng phân bổ về công cụ dụng cụ.
• Kiểm tra đối ứng với những Tài khoản chi phí.

3.7 Nhóm những Tài khoản Lương, Bảo hiểm ( số Tài khoản 334, 3382, 3386, 3383, 3384, 3335, 3388)

• Những Tài khoản liên quan đến lương, bảo hiểm, thuế TNCN cần phải nộp để đối chiếu với lại hợp đồng lao động, bảng lương hàng tháng của DN, bảng chấm công.

Kế toán công ty cần chú ý kiểm tra phần chi phí lương tách riêng dành cho từng bộ phận đã được hạch toán đúng dành cho bộ phận chưa. Phần chi phí tiền lương sẽ được hạch toán vào đúng ngày cuối cùng của tháng để có thể tính vào chi phí phát sinh ở trong kỳ. Tiền chi lương sẽ được hạch toán theo đúng thời điểm doanh nghiệp thực hiện chi trả lương thực tế dành cho người lao động.

• Những Tài khoản 3383, 3384, 3386 thực hiện đối chiếu với lại tờ C12 của phía cơ quan bảo hiểm.
• Kiểm tra những khoản thuế Thu nhập cá nhân, thực hiện kiểm tra thời điểm phát sinh chính là thời điểm chi lương dành cho người lao động mà đã được hạch toán liệu đã đúng hay chưa?
• Kiểm tra chi tiết những bút toán hạch toán vào trong TK 3388 là các khoản gì, vào cuối kỳ có cần phải thu hồi hay là trả lại hay không?

3.8 Những Tài khoản vay và nợ thuê tài chính (là Tài khoản TK 341 về Vay và nợ thuê tài chính)

• Đối chiếu lại số dư bên trên sổ cái với số dư tiền vay ở ngân hàng công ty phát sinh khoản vay.
• Đối với công ty có vay ngoại tệ thì cần phải theo dõi nguyên tệ và thực hiện hạch toán đúng như tỷ giá ở tại thời điểm vay. Thực hiện đối chiếu sổ phụ nguyên tệ.

3.9 Tài khoản nguồn vốn (là Tài khoản 411)

Rà soát lại những thông tin về việc thay đổi đăng ký kinh doanh, hay thay đổi thành viên đã góp vốn để hạch toán.

Chú ý: Nếu như có chuyển nhượng vốn thì nhân viên kế toán cần phải nộp thuế TNCN cho chính người chuyển nhượng và thực hiện lập tờ khai để gửi cơ quan thuế.

3.10 Tài khoản doanh thu

3.10.1 Tài khoản 511

• Đối chiếu phần số liệu Tài khoản 511 với lại hóa đơn bán hàng (cần chú ý xác định những khoản doanh thu đủ điều kiện để ghi nhận hay chưa);
• Đối chiếu số liệu đã phát sinh trong tháng/ quý với lại số liệu tổng doanh thu của kỳ chỉ tiêu (34) bên trên tờ khai thuế GTGT.
• Cuối kỳ kế toán cần kiểm tra xem còn có phần doanh thu nào đã đủ cơ sở ghi nhận nhưng mà chưa thực hiện ghi nhận hay không? Vd như khoản lãi từ phần Tài khoản tiền gửi tiết kiệm được chuẩn bị tới kỳ hạn thanh toán.
• Đối chiếu với Tổng phát sinh Tài khoản doanh thu với lại những Tài khoản khác như là TK 1311.

3.10.2 Tài khoản 515

• Kiểm tra phần phát sinh có TK 515 với những Tài khoản phát sinh nợ đối ứng bên trong kỳ.
• Chú ý những khoản cho vay ( của cá nhân và tổ chức) của công ty trong kỳ Kế toán liệu có bị bỏ sót không hạch toán không.
• Những khoản Lãi phát sinh vì đánh giá chênh lệch tỷ giá cần phải được theo dõi một cách chi tiết theo mỗi lần phát sinh ( chuyên viên kế toán cần phải có file để theo dõi đối chiếu).

3.10.3 Tài khoản 711

• Kiểm tra những khoản phát sinh bên trên Tài khoản 711, những quan hệ đối ứng liệu đã đúng hay chưa.
• Những nghiệp vụ phát sinh phần Có Tài khoản 711 với lại hồ sơ, sổ sách, hay chứng từ kế toán.
• Kiểm tra chi tiết khoản thu nhập từ thanh lý, hay nhượng bán TSCĐ: Những chứng từ liên quan và về tính đúng đắn của những bút toán điều chỉnh đang liên quan tới nguyên giá, tới giá trị hao mòn lũy kế,…thực hiện tham chiếu tới phần hành TSCĐ.
• Kiểm tra chi tiết khoản thu nhập khác lớn, đang có tính bất thường và thực hiện đánh giá tính hợp lý từ việc tính toán.

3.11 Những Tài khoản chi phí

3.11.1 Tài khoản 621, 622, 642, 627, 641

• Kiểm tra những nội dung hạch toán đã thực hiện đúng Tài khoản theo mỗi Tài khoản chi phí hay là chưa. Chuyên viên kế toán công ty cần phải chú ý tới tính cân đối và hợp lý về giá trị, tỷ lệ của những Tài khoản chi phí.
• Những Tài khoản chi phí liệu đã được hạch toán một cách chi tiết theo đối tượng đang theo dõi như là đơn hàng/hợp đồng, hay công trình,… hay chưa.
• Trường hợp những Tài khoản chi phí đang có định mức do doanh nghiệp tự xây dựng thì chuyên viên kế toán kiểm tra các số liệu thực tế để tập hợp so sánh với lại số định mức hoặc là kế hoạch.
• Kiểm tra có chi phí cần phải trả nào trong thực tế đã phát sinh nhưng mà chưa đủ hồ sơ thì thực hiện trích trước chi phí và làm đối ứng với lại Tài khoản 335.
• Lọc và note lại toàn bộ phần chi phí có tính rủi ro cao về khoản thuế để kiểm tra hoàn thiện bộ hồ sơ cũng như là cân nhắc việc thực hiện loại khỏi chi phí được trừ.
• Kiểm tra đối ứng với những Tài khoản đang liên quan như là 1111; 1121; 141; 214…

3.11.2 Tài khoản 632

• Kiểm tra chi tiết về Tài khoản 632 trong mối quan hệ đối ứng với những Tài khoản khác, chú ý những nghiệp vụ nghi ngờ, có mức rủi ro cao về thuế hoặc là những nghiệp vụ chưa có chắc chắn cần phải tính toán, thực hiện kiểm tra lại.
• Đối với những công ty thương mại, chuyên viên kế toán cần phải lập bảng tính chi tiết phần doanh thu bán hàng, phần giá vốn dành cho từng hóa đơn, từng hợp đồng, hay từng mã hàng.
• Đối với những công ty dịch vụ, sản xuất, xây lắp,… chuyên viên kế toán cũng cần phải lập file để theo dõi, tính toán phần doanh thu – chi phí phần theo mã vụ việc, theo hợp đồng, công trình, dự án…để có thể theo dõi được phần doanh thu, chi phí, lãi lỗ đối với từng đơn hàng, từng hợp đồng,… đồng thời sẽ có dữ liệu để phục vụ cho thanh kiểm tra thuế.

3.11.3 Tài khoản 811

• Kiểm tra những khoản phát sinh bên trên Tài khoản 811, những quan hệ đối ứng liệu đã đúng chưa.
• Kiểm tra kỹ các khoản chi phí khác đã có phát sinh lớn, đang mang tính chất bất thường với lại hồ sơ, hay chứng từ thực tế.

Lưu ý: Có trường hợp Công ty dùng Tài khoản 811 để thực hiện tập hợp riêng các khoản chi phí hợp lý của công ty nhưng mà không hợp lệ, hay không được trừ khi thực hiện tính thuế TNDN. Việc này không dẫn tới sai sót trong tính toán số thuế cần phải nộp của kỳ nhưng sẽ dẫn đến những sai sót đối với những Báo cáo quản trị về chi phí và việc này sai nguyên tắc hạch toán.

Kế toán cần phải xem xét, theo dõi những khoản chi phí mà không được trừ riêng để có thể lấy đúng số liệu lên trên Tờ khai quyết toán TNDN vào cuối kỳ kế toán mà sẽ không ảnh hưởng tới thông tin kế toán quản trị đang cung cấp trong kỳ.

3.12 Với những Tài khoản khác

Thực hiện rà soát lại lần lượt các số phát sinh, tiến hành đối chiếu lại phần số dư cuối kỳ. Có một mẹo ứng dụng như là với mỗi tài khoản, nhân viên kế toán sẽ ghi chép lại các vấn đề đang còn vướng, thực hiện càng chi tiết thì càng tốt, việc này có thể nhợ đến sự hỗ trợ từ những anh/chị quản lý, hay đơn vị kế toán hoặc là bạn bè đồng nghiệp hay là tra cứu cách để xử lý trên mạng.

Một số lưu ý khác:

• Cuối kỳ, khi đã thực hiện kết chuyển doanh thu – chi phí để thực hiện lên Báo cáo, những Tài khoản kể từ loại 5 tới loại 9 không còn số dư.
• Quá trình kiểm tra liên quan đến sổ sách kế toán nên thực hiện xem xét lại mối quan hệ của những Tài khoản dưới nhiều các góc độ và nhiều chiều. Đối với trường hợp kiểm tra, làm rà soát gấp, đang có ít thời gian, nhân viên kế toán có thể tập trung tại những nghiệp vụ phát sinh với số tiền lớn hoặc là phát sinh bất thường.
• Những nghiệp vụ phát sinh đang có tính chất thường xuyên thì nhân viên kế toán có thể tiến hành lọc riêng để theo dõi các biến động của những khoản thu – chi để từ đó cũng có thể sẽ phát hiện có thực hiện bỏ sót khoản thu – chi tháng nào hay không, có tháng nào mà khoản thu – chi đã bị tăng/giảm bất thường, hay nguyên nhân…

4. Xử lý chênh lệch, các sai sót trên sổ sách kế toán

Trong quá trình thực hiện kiểm tra, tiến hành đối chiếu các số liệu sổ sách, thực hiện báo cáo kế toán phát hiện những chênh lệch, hay sai sót cần phải khoanh vùng dữ liệu có các chênh lệch, thực hiện tìm nguyên nhân thực tế có phát sinh chênh lệch hay sai sót và xử lý hoặc là hướng dẫn những kế toán phần hành xử lý.

• Với các chênh lệch, hay sai sót phát sinh thuộc trong kỳ hiện tại, nhân viên kế toán tiến hành xử lý, thực hiện điều chỉnh ngay.
• Với các chênh lệch, sai sót của chính kỳ kế toán trước, nhân viên kế toán kiểm tra về mức độ trọng yếu đang ảnh hưởng đến những chỉ tiêu bên trên Báo cáo tài chính và thực hiện xử lý sai sót theo như quy định.

5. Kết luận

Kiểm tra kế toán chính là một trong những nội dung trên tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp. Trong đó, thì việc kiểm tra, thực hiện đối chiếu sổ sách và tiến hành xử lý những sai lệch là những công việc cơ bản, phần đầu tiên cần phải làm, do nhân viên kế toán tự thực hiện triển khai kiểm tra; chuyên viên kế toán tổng hợp, hay kế toán trưởng thực hiện đối chiếu kiểm tra với lại công việc của những kế toán phần hành.

Kỹ năng kiểm tra thực hiện đối chiếu số liệu và các phát hiện sai lệch/sai sót khi tiến hành kiểm tra sổ sách kế toán chính là một kỹ năng đặc biệt quan trọng điều này tạo nên sự khác biệt về phần chất lượng công việc giữa mọi người đang làm kế toán với nhau. Thực hiện kiểm tra đối chiếu giữa những Tài khoản, giữa cả sổ tổng hợp và sổ chi tiết đều đòi hỏi nhân viên kế toán cần phải có độ “nhạy cảm” nhất định điều này giúp nhận biết sự liên quan đối với những số liệu, tìm ra vấn đề sai lệch một cách nhanh chóng và có biện pháp để khắc phục một cách hiệu quả nhất.

Tham Khảo: Cách xử lý thuế GTGT khi hàng hóa bị trả lại?

Tham Khảo: Cách tính thuế GTGT cho hợp đồng trong nước và quốc tế