Thực hiện việc công chứng xác nhận chữ ký ở đâu? hướng dẫn cách làm thủ tục để chứng thực chữ ký tại UBND, phòng Tư pháp, phòng công chứng…khoản lệ phí chứng thực chữ ký là bao nhiêu?
Chứng thực chữ ký chính là việc mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện xác nhận chữ ký lên trên văn bản, giấy tờ có chữ ký của người đã yêu cầu được chứng thực. Việc chứng thực sẽ chứng minh được người yêu cầu chứng thực đã tự tay ký chữ ký đó. Đây chính là căn cứ xác định trách nhiệm của chính người ký đối với các nội dung trên văn bản giấy tờ. Vậy các loại giấy tờ nào cần phải chứng thực chữ ký? Những điều kiện thủ tục thực hiện ra sao? Mời mọi người cùng tham khảo bài viết bên dưới đây của Tư Vấn Sao Vàng.
Mục lục
- Các loại giấy tờ, văn bản nào cần phải chứng thực chữ ký?
- Điều kiện chứng thực, xác nhận liên quan đến chữ ký trên văn bản, giấy tờ
- Thủ tục chứng thực chữ ký ở UBND cấp xã (xác nhận chữ ký ở phường)
- Phí chứng thực chữ ký – thực hiện xác nhận chữ ký ở phòng công chứng, UBND cấp xã
- Lưu ý khi xác nhận chữ ký trên sơ yếu lý lịch và bên trên giấy ủy quyền
Các loại giấy tờ, văn bản nào cần phải chứng thực chữ ký?
Chứng thực chữ ký ( là xác nhận chữ ký, công chứng chữ ký) nhu cầu này vô cùng cần thiết dành cho người dân khi thực hiện những giao dịch dân sự. Theo đó những văn bản giấy tờ cần phải chứng thực thường do người dân tự lập ra bao gồm:
- Đơn đề nghị xác nhận;
- Văn bản thỏa thuận;
- Giấy ủy quyền;
- Bản dịch hợp pháp hóa lãnh sự;
- Xác nhận chữ ký bên trong sơ yếu lý lịch, trong tờ khai lý lịch cá nhân;
- Giấy tờ liên quan tới việc cho, tặng hoặc là chuyển nhượng quyền sở hữu tài sản;
- Giấy tờ liên quan tới việc thừa kế tài sản như là: di chúc, các loại giấy từ chối nhận di sản thừa kế, hay tờ khai thừa kế…
Điều kiện chứng thực, xác nhận liên quan đến chữ ký trên văn bản, giấy tờ
Việc chứng thực chữ ký sẽ chỉ được thực hiện nếu như đáp ứng đủ những điều kiện sau:
- Người yêu cầu chứng thực chữ ký cần có đủ nhận thức, đủ năng lực và hành vi dân sự ở thời điểm yêu cầu chứng thực
- Người yêu cầu chứng thực chữ ký cần xuất trình được CCCD/ Thẻ căn cước/ hộ chiếu đang con thời hạn sử dụng
- Nội dung văn bản, bộ tài liệu cần chứng thực không được vi phạm pháp luật, không được trái đạo đức xã hội
- Nội dung văn bản, giấy tờ được yêu cầu chứng thực chữ ký không cần phải là hợp đồng hay các giao dịch, ngoại trừ trường hợp là yêu cầu từ cơ quan thẩm quyền, chứng thực chữ ký trên tờ giấy ủy quyền ( với việc ủy quyền không nhận thù lao, bên được ủy quyền sẽ không có nghĩa vụ phải bồi thường và cũng không liên quan tới việc chuyển nhượng về bất động sản hoặc là quyền sở hữu tài sản)
Thủ tục chứng thực chữ ký ở UBND cấp xã (xác nhận chữ ký ở phường)
1. Chứng thực chữ ký ở đâu?
Người công dân có thể đến một trong những cơ quan, tổ chức bên dươi đây ở nơi cư trú để thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký:
- Phòng Tư pháp quận, huyện, hay thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh
- UBND xã/phường/thị trấn;
- Phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng tư nhân;
- Đại sứ quán, Lãnh sự quán hoặc Tổng Lãnh sự quán hay là cơ quan khác đã được ủy quyền thực hiện chức năng như lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài.
2. Cách thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký, thủ tục công chứng chữ ký
Thủ tục chứng thực chữ ký ở trên văn bản, giấy tờ dành cho công dân đã được thực hiện theo những bước sau đây:
➧ Bước 1: Xuất trình giấy tờ cá nhân và các giấy tờ cần chứng thực
Khi tới cơ quan thực hiện chứng thực chữ ký, thì công dân cần phải xuất trình những giấy tờ sau:
- Bản chính/bản sao chứng thực CCCD/thẻ căn cước/hộ chiếu đang còn giá trị sử dụng;
- Giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực về chữ ký (chưa ký).
➧ Bước 2: Thực hiện công chứng chữ ký theo như quy định
Sau khi tiếp nhận giấy tờ từ công dân, người chịu trách nhiệm thực hiện chứng thực tại phòng công chứng, văn phòng công chứng hoặc là UBND cấp xã… thực hiện:
- Kiểm tra giấy tờ, văn bản được yêu cầu chứng thực chữ ký;
- Nếu giấy tờ đủ theo như quy định và ở thời điểm yêu cầu việc chứng thực, công dân đang hoàn toàn minh mẫn, đang có đầy đủ năng lực và hành vi dân sự, nội dung chứng thực không thuộc những trường hợp không được thực hiện chứng thực chữ ký thì sẽ yêu cầu công dân ký vào văn bản, giấy tờ cần phải chứng thực.
➧ Bước 3: Thực hiện công chứng chữ ký
- Người thực hiện việc chứng thực cần ghi đủ lời chứng thực chữ ký theo như mẫu quy định
- Thực hiện ký, ghi họ tên và đóng dấu từ cơ quan, tổ chức thực hiện việc chứng thực
- Ghi vào sổ chứng thực.
Lưu ý:
1.Trường hợp văn bản, các giấy tờ yêu cầu việc chứng thực chữ ký đang có từ 2 trang trở lên thì phía người thực hiện cần chứng thực ghi lời chứng trong trang cuối và cần đóng dấu giáp lai.
2. Trường hợp nếu công dân thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký ở bộ phận tiếp nhận và trả lại kết quả ở cơ quan nhà nước đang có thẩm quyền thì:
- Công chức phụ trách tiếp nhận bộ hồ sơ thực hiện kiểm tra những giấy tờ, văn bản theo như quy định
- Nếu như nhận thấy công dân đã đáp ứng được đầy đủ điều kiện để chứng thực chữ ký thì chuyên viên yêu cầu công dân ký vào giấy tờ cần được chứng thực và chuyển qua cho người có thẩm quyền chứng thực
3. Quy trình thực hiện chứng thực chữ ký thông thường bên trên cũng sẽ được áp dụng cho những trường hợp sau:
- Chứng thực chữ ký tay của nhiều cá nhân bên trên cùng một văn bản hoặc giấy tờ;
- Chứng thực chữ ký bên trên tờ khai lý lịch cá nhân;
- Chứng thực chữ ký bên trên giấy tờ do một cá nhân tự lập;
- Chứng thực chữ ký bên trên giấy ủy quyền (tuy nhiên, việc này chỉ áp dụng với trường hợp ủy quyền không có thù lao, bên đã được ủy quyền sẽ không có nghĩa vụ bồi thường và sẽ không liên quan tới việc chuyển quyền sử dụng bất động sản hoặc là quyền sở hữu tài sản).
3. Thời hạn chứng thực chữ ký
Thời hạn để hoàn thành được thủ tục chứng thực chữ ký cho các công dân cần được bảo đảm ngay trong ngày mà phía cơ quan tổ chức tiếp nhận hồ sơ yêu cầu hoặc cần hoàn thành thủ tục và thực hiện trả kết quả trong ngày làm việc kế tiếp, nếu như hồ sơ tiếp nhận sau 15 giờ.
Trường hợp chứng thực chữ ký của người dịch thì có thể sẽ kéo dài hơn theo như thỏa thuận văn bản với lại người thực hiện yêu cầu chứng thực.
Tham khảo: Chứng thư số và chữ ký số cá nhân là gì? Cách phân biệt
Tham khảo: Điều kiện, quy định và những trường hợp chứng thực chữ ký là gì?
Phí chứng thực chữ ký – thực hiện xác nhận chữ ký ở phòng công chứng, UBND cấp xã
Mức phí chứng thực chữ ký ở UBND cấp xã, bên phòng tư pháp đã được quy định ở Điều 4 thông tư 226/2016/TT-BTC sẽ là: 10.000đ/ trường hợp.
Mức phí chứng thực chữ ký ở văn phòng công chứng tư nhân đã được quy định ở Khoản 8 Điều 4 Thông tư 257/2016/TT-BTC là: 10.000đ/ Trường hợp. Tuy vậy trên thực tế ngoài phần chi phí chứng thực, đơn vị văn phòng công chứng cũng có thể thu thêm chi phí soạn thảo theo như bảng giá dịch vụ.
Lưu ý:
Trường hợp được hiểu một hoặc là nhiều chữ ký trên cùng một văn bản giấy tờ.
Lưu ý khi xác nhận chữ ký trên sơ yếu lý lịch và bên trên giấy ủy quyền
1. Chứng thực chữ ký bên trong tờ khai lý lịch cá nhân
Khi thực hiện các thủ tục chứng thực liên quan đến chữ ký trên giấy tờ lý lịch cá nhân thì bạn cần lưu ý:
- Người thực hiện việc chứng thực chỉ sẽ ghi lời chứng thực theo như mẫu quy định, không có ghi thêm bất kỳ nhận xét nào vào trong tờ khai lý lịch cá nhân
- Trường hợp pháp luật chuyên ngành đang có quy định khác liên quan đến việc ghi nhận xét bên trên tời khai lý lịch cá nhân công dân thì phải tuân thủ pháp luật chuyên ngành
- Công dân nếu yêu cầu chứng thực cần phải chịu trách nhiệm với toàn bộ nội dung trên tờ khai lý lịch cá nhân. Các mục không có nội dung trên tờ khai lý lịch cá nhân, công dân cần gạch chéo trước khi muốn chứng thực.
2. Chứng thực chữ ký bên trên giấy ủy quyền
Căn cứ theo như quy định ở Điều 14 Thông tư số 01/2020/TT-BTP, bên cạnh việc đáp ứng đầy đủ điều kiện chứng thực chữ ký ở bên trên, thì việc chứng thực chữ ký trên tờ giấy ủy quyền chỉ được phép thực hiện trong những trường hợp sau:
- Ủy quyền nộp hộ, nhận bộ hồ sơ, giấy tờ (Trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền)
- Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, tiền trợ cấp hoặc phụ cấp
- Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa
- Ủy quyền của các thành viên hộ gia đình để thực hiện vay vốn ở ngân hàng chính sách xã hội.
