Trong quá trình ghi sổ, nếu trong quá trình đối chiếu phát hiện sai sót hoặc nhầm lẫn trong việc ghi chép và tính toán, cần phải thực hiện các bước sửa chữa sổ kế toán để đảm bảo độ chính xác. Tùy thuộc vào tính chất của sai lầm, thời gian phát hiện và phương thức ghi chép (bằng tay hoặc qua máy tính), kế toán sẽ thực hiện việc sửa sai theo các cách phù hợp.
Căn cứ theo Điều 27 Luật Kế toán 2015 quy định về việc sửa chữa sổ kế toán gồm các phương pháp như sau:
Mục lục
Đối với sổ kế toán được ghi chép bằng tay:
Phương pháp cải chính, hay còn gọi là phương pháp gạch xóa hoặc đính chính
Là phương pháp sửa đổi trực tiếp bằng cách thay thế phần giá trị sai bằng phần ghi đúng và thường được áp dụng khi phần lỗi ghi sai phát hiện sớm trước khi thực hiện việc cộng dồn số lượng hoặc chuyển sổ.
Phương pháp trên được áp dụng trong những trường hợp sau:
- Sai sót trong các diễn giải, không liên quan đến hệ đối ứng tài khoản.
- Sai sót phát hiện ra sớm nên không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng bằng chữ.
Theo phương pháp này, Kế toán dùng mực đỏ gạch ngang phần ghi sai, dùng mực thường ghi phần đúng vào khoảng trống phía trên bên cạnh và phải ghi rõ họ và tên, chữ ký Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán.
Phương pháp ghi bổ sung:
Phương pháp này được áp dụng trong những trường hợp ghi chép đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng sai về số tiền đã ghi sổ sai ít hơn số tiền đúng hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ.
Phương pháp sửa sai thực hiện bằng cách lập “chứng từ ghi sổ bổ sung” và tiến hành ghi thêm một bút toán giống như bút toán đã ghi với số tiền bằng chênh lệch còn thiếu so với chứng từ.
Ví dụ: Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt là 1.000.000đ nhưng khi định khoản chỉ ghi có 100.000đ.
- Nợ TK 111: 100.000
- Có TK 112: 100.000
Như vậy đã định khoản đối ứng tài khoản đúng nhưng số tiền đã ghi sai nhỏ hơn số đúng là 900.000. Kế toán điều chỉnh bằng cách ghi bổ sung thêm 1 bút toán. Tự lập chứng từ ghi sổ.
- Nợ TK 111: 900.000
- Có TK 112: 900.000
Phương pháp ghi số âm, hay còn gọi là phương pháp ghi đỏ:
- Phương pháp trên đây được áp dụng trong những trường hợp sau:
- Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính;
- Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp BCTC cho cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp này được phép kế toán sửa chữa sai sót vào sổ kế toán năm phát hiện ra sai sót. Được sửa chữa theo phương pháp phi hồi tố, hoặc hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”;
- Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số đã ghi sai lớn hơn con số ghi đúng. Khi dùng phương pháp này để đính chính chỗ sai thì kế toán phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận những thay đổi.
- Được áp dụng khi cần giảm bớt (kể cả xóa toàn bộ) con số đã ghi. Trường hợp này sửa sai các sai sót bằng cách dùng bút đỏ để ghi con số đó hoặc đặt con số cần ghi vào trong khung hoặc trong ngoặc đơn để huỷ bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng mực thông thường để thay thế.
Ví dụ 1: Nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt 100.000đ nhưng khi định khoản thì ghi
sai 1.000.000đ.
- Nợ TK 111: 1.000.000
- Có TK 112: 1.000.000
Kế toán sửa sai bằng cách ghi thêm 1 bút toán:
- Nợ TK 111: (900.000)
- Có TK 112: (900.000)
Ví dụ 2: Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt 100.000đ nhưng khi định khoản thì đã ghi sai như sau:
- Nợ TK 112: 100.000
- Có TK 111: 100.000
Đúng ra phải ghi là : Nợ TK 111, Có TK 112.
Kế toán sửa sai như sau:
– Hủy xóa bỏ bút toán ghi sai bằng bút toán âm.
- Nợ TK 112: (100.000)
- Có TK 111: (100.000)
– Dùng mực thông thường ghi lại bút toán đúng.
- Nợ TK 111: 100.000
- Có TK 112: 100.000
Đối với sổ kế toán ghi chép bằng máy vi tính
- Việc sửa chữa sổ kế toán khi ghi sổ bằng máy tính được thực hiện qua 2 phương pháp: ghi bổ sung hoặc ghi số âm, tương tự như cách sửa chữa trong kế toán ghi bằng tay. Nếu chưa in sổ thì sửa chữa trực tiếp trên máy, nếu sau khi in sổ thì sửa chữa theo 2 phương pháp trên và đồng thời sửa chữa trên máy, sau đó mới được in số.
- Trường hợp phát hiện kế toán thiếu do sai sót trước khi làm BCTC năm nộp cho cơ quan thuế thì phải sửa chữa sổ kế toán của năm đó trên máy tính sau đó nộp BCTC.
- Trường hợp phát hiện có sai sót trên BCTC sau khi đã nộp cho cơ quan thuế thì phải sửa chữa sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy tính và phải ghi chú vào dòng cuối sổ kế toán của năm có sai sót đó.
Tham khảo: Dịch vụ làm lại sổ sách kế toán giá rẻ, chi tiết chuẩn xác và chuyên nghiệp
Sổ kế toán được sửa chữa sai sót mà không đúng phương pháp thì có bị phạt không?
Theo điểm b khoản 2 Điều 9 của Nghị định 41/2018/NĐ-CP, quy định về việc xử phạt các hành vi vi phạm liên quan đến sổ kế toán được nêu rõ như sau:
Theo quy định, nếu việc sửa chữa sai sót trong sổ kế toán không được thực hiện đúng phương pháp quy định, có khả năng sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.
Lưu ý: Theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP (đã được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP), mức phạt nêu trên áp dụng đối với cá nhân vi phạm. Đối với các tổ chức có hành vi vi phạm tương tự, mức phạt sẽ gấp đôi so với mức phạt áp dụng cho cá nhân.
Tham Khảo: Những điều cần biết về kỳ kế toán
Tham Khảo: Những điều cần biết về báo cáo tài chính của đơn vị kế toán
