Nên thuê văn phòng ảo hay mượn nhà để làm trụ sở công ty

Mượn nhà dùng để đăng ký kinh doanh và thuê văn phòng ảo thì có hợp pháp hay không?

Căn cứ theo quy định ở Điều số 42 Luật Doanh nghiệp năm 2020, thì trụ sở chính công ty cần đặt ở Việt Nam, cần có địa chỉ chuẩn xác rõ ràng, địa chỉ liên hệ của công ty và có thể liên hệ được qua SĐT, Số Fax hoặc là thư điện tử (nếu có).

Trong thực tế mô hình văn phòng ảo đang được nhiều doanh nghiệp nhỏ hoặc doanh nghiệp startup dùng một cách rộng rãi, Vì hiện nay pháp luật cũng không có quy định cụ thể về việc sử dụng văn phòng ảo để thực hiện đăng ký trụ sở doanh nghiệp, cấm mượn nhà để làm trụ sở công ty, cấm việc kinh doanh văn phòng ảo…

Tóm lại thù việc thực hiện thuê văn phòng ảo hay mượn nhà riêng để đăng ký làm trụ sở công ty hiện tại đều hợp pháp, miễn địa chỉ văn phòng ảo và nhà mượn có thể đảm bảo được yêu cầu liên quan đến trụ sở chính đã được quy định ở Điều 42. Đồng thời việc mượn nhà, nhà đó không bị tranh chấp hay là bị cấm dùng cho mục đích hoạt động kinh doanh.

So sánh giữa việc mượn nhà để làm trụ sở công ty và dùng dịch vụ văn phòng ảo

Mượn nhà để thực hiện đăng ký kinh doanh và thuê văn phòng ảo có giống nhau không

Có 3 điểm tương đồng đáng chú ý lúc lựa chọn thuê văn phòng ảo hoặc là mượn nhà riêng làm địa chỉ công ty gồm:

• Đều có thể dùng để làm trụ sở chính khi thực hiện đăng ký doanh nghiệp hợp pháp
• Đều tiết kiệm được chi phí hơn so với lại thuê mặt bằng, hay thuê văn phòng thực tế
• Không bắt buộc phải đến làm việc trực tiếp ở địa chỉ văn phòng ảo hay là nhà mượn đã được đăng ký trên giấy chứng nhận đã đăng ký doanh nghiệp.

Mượn nhà để làm trụ sở công ty và thuê văn phòng ảo có điểm gì khác nhau

Nhìn chung thì cả 2 việc mượn nhà và thuê văn phòng ảo để làm địa chủ trụ sở công ty đều hợp pháp, việc này cũng giúp những doanh nghiệp nhỏ hay doanh nghiệp startup tiết kiệm được nhiều chi phí. Điều này sẽ khiến bạn gặp khăn lúc lựa chọn? Để bạn có một cái nhìn rõ ràng hơn với 2 phương án này và có thể đưa ra lựa chọn một cách phù hợp, Tư Vấn Sao Vàng đã thực hiện lập bảng so sánh với 2 giải pháp dựa theo những tiêu chi dưới đây.

➧ Về nghĩa vụ tài chính và nghĩa vụ thuế

• Thuê văn phòng ảo: Phải trả phí thuê văn phòng, bên thuê văn phòng không cần đóng thuế, chi phí thuê văn phòng đã được tính vào chi phí công ty.
• Mượn nhà: Không cần phải trả chi phí mượn nhà, phía mượn nhà và bên cho mượn sẽ không cần đóng thuế, không có chi phí mượn nhà nên không đưa vào phần chi phí công ty.

➧ Về tiện ích

• Thuê văn phòng ảo: Thường sẽ có địa chỉ đẹp, gần với trung tâm, sẽ thuận tiện cho việc di chuyển, tạo được ấn tượng tốt cho khách hàng đối tác; Có thể được tự do chọn vị trí thuê văn phòng theo dịch vụ của đơn vị cung cấp dịch vụ; Các trang thiết bị, tiện nghi và sẽ thích hợp hội họp và tiếp khách; Có một bộ phận lễ tân để chuyển thư từ, tiếp khách.
• Mượn nhà: Một số địa chỉ nhà riêng ở xa trung tâm, việc này gây khó khăn cho vấn đề di chuyển và khó tạo được ấn tượng cho khách hàng và đối tác; Bị giới hạn vị trí như nhà mượn sẵn có; không được thực hiện thiết kế lại để phù hợp mục đích kinh doanh, nên thường sẽ thiếu thiết bị tiện ích văn phòng; Bên phía mượn nhà cần tự sắp xếp nhân viên để nhận thư từ và đón khách hàng.

➧ Về rủi ro

• Thuê văn phòng ảo: Có thể sẽ bị khóa mã số thuế hoặc là bị xử phạt hành chính nếu như hoạt động kinh doanh không đúng địa chỉ trụ sở được ghi trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; không bị đòi lại văn phòng đột xuất.
• Mượn nhà: Có thể sẽ bị xử phạt hành chính nếu như mượn nhà không đúng như quy định để thực hiện làm trụ sở công ty; có thể sẽ bị đòi lại đột xuất đối với trường hợp cấp bách.

Lưu ý:

(*): Rủi ro này sẽ xảy ra khi đơn vị dịch vụ cho thuê văn phòng ảo không có treo biển hiệu của công ty hoặc là cơ quan thuế liên hệ cho doanh nghiệp không được và nghi ngờ doanh nghiệp có hành vi sai phạm như mua bán hóa đơn.

(**): Rủi ro này sẽ xảy ra khi bạn mượn nhà chung cư/nhà tập thể để ở hoặc là nhà đang tranh chấp hay là nhà bị pháp luật cấm hoạt động kinh doanh.

Nên thực hiện hợp đồng mượn nhà để làm văn phòng hay là hợp đồng thuê văn phòng ảo

Từ các so sánh ở trên bạn có thể thấy việc chọn lựa giữa mượn nhà và thuê văn phòng ảo để làm trụ sở doanh nghiệp sẽ còn phụ thuộc vào những yếu tố như: chi phí, vị trí để tạo hình ảnh công ty cũng như những tiện ích kèm theo, Bạn phải lưu ý là dùng cho thuê văn phòng ảo hay là mượn nhà người quan thì đều nên làm hợp đồng rõ ràng để có thể tránh được những tranh chấp sau này.

Tóm lại:

➨ Làm hợp đồng thuê văn phòng ảo khi:

• Muốn chủ động chọn địa chỉ ở vị trí đẹp, chuyên nghiệp để tiếp đón tư vấn khách hàng
• Cần dịch vụ hỗ trợ như là tiếp nhận thư từ, làm tổng đài điện thoại…;
• Thời hạn thuê mướn rõ ràng, không bị đòi lại văn phòng một cách đột xuất.

➨ Làm hợp đồng mượn nhà để làm trụ sở công ty khi:

• Có người thân, có bạn bè sẵn sàng cho mượn không tốn chi phí;
• Không quan trọng về vị trí đặt văn phòng;
• Không yêu cầu những thiết bị văn phòng chuyên nghiệp.

Tham khảo: Cách làm hợp đồng mượn nhà để làm trụ sở công ty, văn phòng

Câu hỏi thường gặp khi mượn nhà để làm trụ sở công ty hoặc thuê văn phòng ảo

1. Mượn nhà và thuê văn phòng ảo liệu có hợp pháp không?

Việc mượn nhà riêng và thuê văn phòng ảo đều hợp pháp, miễn là nhà mượn và văn phòng ảo cần đảm bảo những yêu cầu liên quan đến trụ sở chính đã được quy định ở Điều 42 Luật Doanh Nghiệp năm 2020. Và nếu mượn nhà thì nhà đó không thuộc diện đang tranh chấp hay là bị cấm dùng cho hoạt động kinh doanh.

2. Mượn nhà để làm trụ sở công ty và dùng dịch vụ văn phòng ảo liệu có giống nhau không?

Thuê văn phòng ảo hoặc là mượn nhà để đăng ký địa chỉ trụ sở công ty sẽ giống nhau ở 3 điểm sau:

• Đều có thể dùng để làm trụ sở chính khi thực hiện đăng ký doanh nghiệp hợp pháp;
• Đều tiết kiệm được chi phí hơn so với lại thuê mặt bằng, hay thuê văn phòng thực tế;
• Không bắt buộc phải đến làm việc trực tiếp ở địa chỉ văn phòng ảo hay là nhà mượn đã được đăng ký trên giấy chứng nhận đã đăng ký doanh nghiệp.

3. Nên mượn nhà để làm trụ sở công ty hay là chọn mô hình văn phòng ảo?

Tùy vào nhu cầu về chi phí, về hình ảnh công ty và những tiện ích đi kèm mà công ty bạn có thể đưa ra lựa chọn phương án phù hợp.