Người đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp cần lưu ý

Trong công ty, chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông có thể ủy quyền cho cá nhân khác thay mặt mình thực hiện quyền và nghĩa vụ tại doanh nghiệp. Người đại diện theo ủy quyền đóng vai trò quan trọng trong việc tham gia quản lý, biểu quyết và đưa ra các quyết định theo phạm vi được giao. Việc ủy quyền này cần tuân thủ quy định pháp luật để đảm bảo quyền lợi và tránh rủi ro cho các bên liên quan, cùng Sao Vàng tìm hiểu rõ hơn quy định về người đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp nha.

Quy định chung về người đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp

Các trường hợp doanh nghiệp cần người đại diện theo ủy quyền

1. Tổ chức là thành viên hoặc cổ đông công ty: Thành viên/cổ đông là tổ chức sở hữu phần vốn góp hoặc cổ phần trong công ty, tổ chức này phải chỉ định người đại diện theo ủy quyền để thực hiện các quyền và nghĩa vụ tại công ty.
2. Chủ sở hữu công ty ủy quyền cho cá nhân khác thay mặt thực hiện quyền: Trong công ty TNHH một thành viên do một tổ chức làm chủ sở hữu, tổ chức này phải chỉ định một hoặc nhiều người đại diện theo ủy quyền để thực hiện các quyền của chủ sở hữu công ty.
3. Cổ đông, thành viên công ty ủy quyền tham gia cuộc họp, biểu quyết: Cổ đông/thành viên có quyền ủy quyền cho người khác tham gia họp Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng thành viên và biểu quyết thay mặt mình.
4. Doanh nghiệp cần ủy quyền thực hiện giao dịch dân sự, thương mại: Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho cá nhân thực hiện các giao dịch thay mặt doanh nghiệp, chẳng hạn như: Ký kết hợp đồng kinh tế, thương mại với đối tác; Tham gia tố tụng tại tòa án hoặc cơ quan trọng tài nhân danh doanh nghiệp; Thực hiện thủ tục hành chính với cơ quan nhà nước.
5. Doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật nhưng cần ủy quyền nội bộ: Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật (theo Điều lệ công ty). Tuy nhiên, để thuận tiện trong công tác quản lý và vận hành, doanh nghiệp có thể ủy quyền nội bộ cho mỗi cá nhân đảm nhiệm một số quyền hạn nhất định.
6. Người đại diện theo pháp luật vắng mặt hoặc bị hạn chế quyền đại diện: Nếu người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp không thể thực hiện công việc vì lý do khách quan (ốm đau, đi công tác, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự…), doanh nghiệp có thể chỉ định người đại diện theo ủy quyền để tiếp tục hoạt động kinh doanh mà không gián đoạn.

Tiêu chuẩn và điều kiện của người đại diện theo uy quyền của doanh nghiệp

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Bộ luật Dân sự 2015, người đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp hoặc tổ chức phải đáp ứng các tiêu chuẩn, điều kiện pháp lý sau:

Đủ năng lực pháp luật và năng lực hành vi dân sự

• Đủ 18 tuổi trở lên (Trường hợp người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi có thể là người đại diện theo ủy quyền,nếu pháp luật quy định giao dịch dân sự không phải do người từ đủ mười tám tuổi trở lên xác lập, thực hiện).
• Không bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự theo quy định pháp luật;
• Không thuộc trường hợp bị cấm đảm nhiệm chức vụ, quản lý doanh nghiệp theo quy định tại Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020.

Được ủy quyền hợp pháp bằng văn bản

Việc ủy quyền phải được thể hiện bằng hợp đồng ủy quyền hoặc giấy ủy quyền hợp lệ, trong đó cần nêu rõ các vấn đề sau:

• Phạm vi quyền hạn của người đại diện theo ủy quyền.
• Thời hạn ủy quyền (nếu không quy định, thời hạn mặc định là 1 năm).
• Trách nhiệm của các bên khi thực hiện quyền và nghĩa vụ được ủy quyền.

Số lượng người đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp

Trường hợp tổ chức là thành viên hoặc cổ đông công ty

Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác về số lượng người đại diện theo ủy quyền thì việc cử được thực hiện theo quy định sau đây:

• Thành viên là tổ chức có loại hình công ty TNHH hai thành viên trở lên có sở hữu ít nhất 35% vốn điều lệ công ty có thể ủy quyền tối đa cho 03 cá nhân làm người đại diện theo ủy quyền;
• Cổ đông là tổ chức có loại hình công ty cổ phần có sở hữu ít nhất 10% của tổng số cổ phần phổ thông có thể ủy quyền tối đa cho 03 cá nhân làm người đại diện theo ủy quyền.

Trường hợp chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên là tổ chức

Công ty TNHH một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu phải có ít nhất 01 người đại diện ủy quyền.

Trường hợp cổ đông, thành viên công ty ủy quyền tham gia họp, biểu quyết

• Mỗi cổ đông hoặc thành viên công ty có quyền ủy quyền cho 01 người khác thay mặt mình tham gia cuộc họp, biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng thành viên.
• Một người có thể được ủy quyền bởi nhiều cổ đông/thành viên, trừ khi Điều lệ công ty có quy định khác.

Trường hợp doanh nghiệp ủy quyền thực hiện giao dịch dân sự, thương mại

Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho một hoặc nhiều cá nhân thực hiện các giao dịch, ký kết hợp đồng, tham gia tố tụng…

Trường hợp doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật và cần ủy quyền nội bộ

Nếu doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật, mỗi người có thể ủy quyền lại cho một hoặc nhiều cá nhân thực hiện nhiệm vụ của mình.

Trường hợp người đại diện theo pháp luật vắng mặt hoặc bị hạn chế quyền đại diện

Khi người đại diện theo pháp luật không thể thực hiện nhiệm vụ do ốm đau, công tác hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, doanh nghiệp có thể chỉ định một hoặc nhiều người đại diện theo ủy quyền thay thế.

Phân biệt người đại diện theo ủy quyền và người đại diện theo pháp luật

Tóm lại, người đại diện ủy quyền của doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động quản lý, điều hành và thực hiện các giao dịch theo đúng quy định pháp luật. Việc ủy quyền cần được thực hiện chặt chẽ, minh bạch, tuân thủ các điều kiện về năng lực pháp lý, phạm vi quyền hạn và trách nhiệm để tránh rủi ro pháp lý. Doanh nghiệp cần thận trọng trong việc lựa chọn người đại diện theo ủy quyền nhằm bảo vệ quyền lợi và duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả.

Tham Khảo: Người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp theo luật DN 2020

Tham Khảo: Đổi người đại diện pháp luật công ty uy tín chỉ 400.000đ