Phiếu xuất kho và phiếu nhập kho chính là biểu mẫu được dùng để thực hiện theo dõi, quản lý công việc biến động công cụ, vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa, sản phẩm…đã được nhập và xuất từ kho hàng của công ty, cơ quan Nhà nước để thực hiện điều chỉnh, kiểm soát một cách hợp lý cũng, có thể căn cứ vào các thông tin phiếu để hạch toán chi phí.
Hiện nay những mẫu phiếu xuất kho, hay phiếu nhập kho đang được dùng theo như thông tư 200, thông tư 133 và thông tư 88 cụ thể như sau:
- Mẫu phiếu xuất kho, phiếu nhập kho theo như thông tư 200: được áp dụng cho tất cả những doanh nghiệp đang thuộc nhiều lĩnh vực và mọi thành phần kinh tế.
- Mẫu của phiếu xuất kho, phiếu nhập kho theo như như thông tư 133: Dùng cho những công ty vừa và nhỏ gồm cả công ty siêu nhỏ.
- Mẫu phiếu xuất kho, phiếu nhập kho theo như thông tư 88: được dùng cho hộ kinh doanh.
Để có thể biết thêm những thông tin một cách chi tiết về những mẫu phiếu xuất kho, phiếu nhập kho mới thì tham khảo ngày chia sẻ bên dưới đây.
Mục lục
- 1. Quy định về phiếu xuất kho, phiếu nhập kho hợp lệ
- 2. Mẫu phiếu xuất kho dạng Word mới nhất
- Mẫu phiếu xuất kho cho tất cả những doanh nghiệp theo như thông tư 200
- Mẫu phiếu xuất kho dành cho công ty vừa và nhỏ theo như thông tư 133
- Mẫu phiếu xuất kho dành cho hộ kinh doanh theo như thông tư 88
- Mẫu phiếu xuất kho của Kho bạc Nhà nước theo như Thông tư 77
- Mẫu phiếu xuất kho kiêm việc vận chuyển nội bộ
- 3. Mẫu phiếu nhập kho Word mới nhất
- 4. Quy trình lập phiếu xuất kho, nhập kho đúng chuẩn quy định
- 5. Giải đáp và một số thắc mắc liên quan đến phiếu xuất kho, nhập kho
1. Quy định về phiếu xuất kho, phiếu nhập kho hợp lệ
Mặc dù là có sự khác biệt nhỏ giữa những mẫu theo như thông tư số 200/2014/TT-BTC hay Thông tư số 133/2016/TT-BTC thì một phiếu xuất kho, phiếu nhập kho sẽ được coi là hợp lệ khi mà đảm bảo được đầy đủ nội dung sau đây:
Thông tin chung:
-
- Tên đơn vị với lại bộ phận xuất kho, nhập kho
- Số phiếu và ngày – tháng – năm lập phiếu
- Họ tên:
- Xuất kho: Người thực hiện nhận hàng, đơn vị (hay bộ phận) nhận hàng.
- Nhập kho: Người thực hiện giao hàng (tên của đơn vị/bộ phận giao).
- Lý do:
- Xuất kho (ví dụ như: xuất bán, xuất điều chuyển, xuất sản xuất).
- Nhập kho (Ví dụ như: mua hàng, nhập thành phẩm, hàng trả lại).
- Tên kho xuất, kho nhập.
Thông tin chi tiết về hàng hóa:
-
- Tên, quy cách, nhãn hiệu, mã số của các vật tư/hàng hóa.
- Đơn vị tính.
- Số lượng theo như là yêu cầu xuất kho, nhập kho.
- Số lượng thực tế đã được thực hiện xuất kho, nhập kho.
- Đơn giá (tùy theo như quy định hạch toán của doanh nghiệp).
- Thành tiền (Hay là số lượng thực tế x Đơn giá).
- Tổng số tiền (bằng số với lại bằng chữ).
Xác nhận và Chữ ký: Cần có đủ chữ ký xác nhận của các bên liên quan:
-
- Người lập phiếu.
- Kế toán trưởng (hoặc Kế toán).
- Giám đốc (hoặc người đã được ủy quyền duyệt).
- Thủ kho (người thực hiện việc xuất hàng).
- Người nhận hàng, người giao hàng.
Phiếu xuất kho, nhập kho cần phải có 3 liên, trên phiếu xuất kho, phiếu nhập kho cần sẽ có chữ ký của những bộ phận liên quan như là giám đốc, người nhận, hay thủ kho và người lập phiếu.
2. Mẫu phiếu xuất kho dạng Word mới nhất
Mẫu phiếu xuất kho cho tất cả những doanh nghiệp theo như thông tư 200
Mẫu phiếu xuất kho dành cho công ty vừa và nhỏ theo như thông tư 133
Mẫu phiếu xuất kho dành cho hộ kinh doanh theo như thông tư 88
Tải mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 88
Mẫu phiếu xuất kho của Kho bạc Nhà nước theo như Thông tư 77
Tải mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 77
Mẫu phiếu xuất kho kiêm việc vận chuyển nội bộ
Phiếu xuất kho kiêm việc vận chuyển nội bộ sẽ được dùng để chứng minh nguồn gốc của hàng hóa trong lúc vận chuyển, lưu thông và quản lý nội bộ.
Dưới đây chính là mẫu phiếu xuất kho kiêm luôn vận chuyển nội bộ bạn nên tham khảo.
Tải mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
3. Mẫu phiếu nhập kho Word mới nhất
Mẫu phiếu nhập kho theo như thông tư 200
Mẫu phiếu nhập kho theo như thông tư 133
Mẫu phiếu nhập kho theo như thông tư 88
Mẫu phiếu nhập kho theo như thông tư 107
Mẫu phiếu nhập kho theo như thông tư 24
Tải mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 24
4. Quy trình lập phiếu xuất kho, nhập kho đúng chuẩn quy định
Quy trình lập và thực hiện luân chuyển phiếu xuất kho và cả phiếu nhập kho chính là chuỗi những bước được thiết lập để có thể đảm bảo việc quản lý hàng hóa bên trong kho đảm bảo được kiểm soát chặt chẽ, chuẩn xác và minh bạch.
Dưới đây chính là quy trình chung, thường được áp dụng trong các doanh nghiệp:
4.1. Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho
Quy trình này sẽ áp dụng khi hàng hóa, cho vật tư đang được đưa ra khỏi kho hàng (xuất bán, xuất chuyển kho, xuất sản xuất, v.v.).
| Bước | Bộ phận thực hiện | Mô tả công việc |
| Bước 1: Yêu cầu về việc xuất kho | Bộ phận đang cần hàng ( để Bán hàng, Sản xuất, v.v.) | Lập Đơn thực hiện đề nghị xuất kho (hoặc là lệnh sản xuất/đơn bán hàng) được gửi lên cho cấp quản lý. |
| Bước 2: Phê duyệt | Quản lý/Giám đốc | Kiểm tra về tính hợp lệ, hợp lý của các yêu cầu và ký duyệt (thực hiện duyệt số lượng, mục đích xuất). |
| Bước 3: Lập Phiếu Xuất kho (PXK) | Kế toán kho/Kế toán vật tư | Căn cứ vào các đề nghị đã được duyệt, thực hiện lập Phiếu Xuất kho (thường là 3 liên) và được ghi đầy đủ thông tin (như: tên hàng, mã của hàng, số lượng yêu cầu). |
| Bước 4: Xuất kho và Ký nhận | Thủ kho và Người nhận hàng | Thủ kho thực hiện kiểm tra hàng tồn, tiến hành lấy hàng và cần ghi vào PXK đúng số lượng thực tế đã xuất. Thủ kho và Người nhận hàng cũng cùng ký xác nhận giao nhận hàng hóa. |
| Bước 5: Hoàn tất chứng từ và Hạch toán | Kế toán kho/Kế toán | Luân chuyển những liên PXK đến những bộ phận liên quan:
Liên 1 (Lưu): Lưu tại bộ phận lập phiếu. Liên 2 (Kế toán): Thủ kho giữ để ghi vào trong thẻ kho, sau đó được chuyển cho Kế toán để có thể ghi sổ kế toán và tính giá thành. Liên 3 (Theo dõi): Người nhận hàng giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng. |
4.2. Quy trình lập và luân chuyển phiếu nhập kho
Quy trình này áp dụng khi hàng hóa, vật tư được đưa vào kho (nhập mua, nhập thành phẩm sản xuất, nhập hàng bán bị trả lại, v.v.).
| Bước | Bộ phận thực hiện | Mô tả công việc |
| Bước 1: Thông báo/Yêu cầu nhập kho | Bộ phận mua hàng/Sản xuất/Nhà cung cấp | Gửi thông báo/phiếu yêu cầu nhập hàng kèm theo các chứng từ liên quan (Hóa đơn, Hợp đồng, Phiếu giao hàng). |
| Bước 2: Kiểm tra thực tế và Lập Biên bản | Thủ kho và Người giao hàng | Tiếp nhận hàng và đối chiếu với chứng từ. Tiến hành kiểm đếm số lượng và kiểm tra chất lượng thực tế. Nếu có sai lệch, lập Biên bản kiểm nghiệm/kiểm kê. |
| Bước 3: Lập Phiếu Nhập kho (PNK) | Kế toán kho/Kế toán vật tư | Căn cứ vào chứng từ và kết quả kiểm tra thực tế (hoặc Biên bản kiểm nghiệm), lập Phiếu Nhập kho (thường 3 liên) và ghi rõ số lượng, đơn giá, thành tiền thực tế nhập. |
| Bước 4: Nhập kho và Ký nhận | Thủ kho và Người giao hàng | Thủ kho sắp xếp hàng hóa vào vị trí quy định và cùng Người giao hàng ký xác nhận trên PNK. |
| Bước 5: Hoàn tất chứng từ và Hạch toán | Kế toán kho/Kế toán | Luân chuyển các liên PNK đến các bộ phận liên quan:
|
Xem thêm: Phiếu thu là gì? Quy định và mẫu của phiếu thu tiền
Xem thêm: Phiếu chi là gì? Quy định và mẫu của phiếu chi thế nào?
5. Giải đáp và một số thắc mắc liên quan đến phiếu xuất kho, nhập kho
Câu 1: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho do ai lập?
Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho do những bộ phận xin lĩnh hoặc là do bộ phận quản lý, hay bộ phận kho lập (tùy theo dạng cơ cấu tổ chức quản lý và các quy định của mỗi công ty)
Sau khi thực hiện lập phiếu xuất kho, phiếu nhập kho xong, thì người lập phiếu và chuyên viên kế toán trưởng sẽ thực hiện ký và chuyển qua cho giám đốc hoặc là người đã được uỷ quyền duyệt (ghi rõ họ tên) rồi bàn giao cho người nhận thực hiện cầm phiếu xuống kho để có thể nhận hàng.
Câu 2: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho có mấy liên?
Phiếu xuất kho sư có 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần). Cụ thể:
- Liên 1: Bộ phận lập phiếu giữ.
- Liên 2: Thủ kho dùng giữ để có thể ghi vào thẻ kho rồi thực hiện chuyển cho nhân viên kế toán ghi vào sổ kế toán.
- Liên 3: Người nhận hàng, người giao hàng giữ để thực hiện theo dõi tại bộ phận sử dụng.
Câu 3: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho có cần phải đóng dấu không?
Hiện nay, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho đang không bắt buộc cần phải đóng dấu của đơn vị mà cần có đầy đủ các chữ ký, họ và tên của những cá nhân đang có thẩm quyền liên quan tới hàng hóa được xuất từ kho hàng
Câu 4: Phiếu xuất kho có kiêm vận chuyển nội bộ là gì?
Phiếu xuất kho có kiêm vận chuyển nội bộ chính là một loại chứng từ khá quan trọng kèm theo với hàng hóa để làm căn cứ cho việc lưu thông những loại hàng hóa trên thị trường giúp:
- Chứng minh rõ nguồn gốc của hàng hóa trong lưu thông.
- Doanh nghiệp có thể cần quản lý tài sản nội bộ.
Câu 5: Khi nào thì dùng phiếu xuất kho có kiêm vận chuyển nội bộ?
Căn cứ khoản 3, của điều 13 nghị định số 123/2020/NĐ-CP có quy định những trường hợp cần dùng phiếu xuất kho có kiêm vận chuyển nội khi:
- Nhận nhập khẩu các loại hàng hóa ủy thác.
- Ủy thác việc xuất khẩu hàng hóa.
- Xuất hàng cho phía đại lý.
- Một số trường hợp khác theo quy định
