Trong quá trình thực hiện hoạt động về kế toán tài chính, hồ sơ chứng từ kế toán đóng một vai trò cốt lõi không chỉ để phục vụ việc ghi chép nghiệp vụ mà còn chính là bằng chứng pháp lý khi tiến hành làm việc với cơ quan thuế, thanh tra hoặc kiểm toán. Việc cần tuân thủ đúng với quy định thời hạn lưu trữ thông tin chứng từ kế toán, điều này giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro về pháp lý.
Mục lục
Chứng từ về kế toán là gì?
Tài khoản 3 Điều 3 thuộc Luật kế toán 2015 đã có nêu rõ về khái niệm chứng từ kế toán như sau:
” Chứng từ kế toán chính là giấy tờ và là thứ có thể phản ánh được nghiệp vụ kinh tế, tài chính có phát sinh, làm căn cứ để ghi sổ kế toán”
Trong đó thì sổ kế toán chính là tài liệu dùng cho việc ghi chép, hệ thống có lưu giữ toàn bộ những nghiệp vụ kinh tế tài chính có phát sinh liên quan tới đơn vị kế toán.
(Theo như khoản 1 Điều 24 Thuộc Luật kế toán 2015).
Chứng từ kế toán có bắt buộc cần phải lưu trữ không?
Căn cứ theo như Điều 8 nghị định số 174/2016/NĐ-CP có quy định về các loại tài liệu kế toán cần phải lưu trữ gồm:
- Chứng từ kế toán.
- Sổ kế toán chi tiết, phần sổ kế toán tổng hợp.
- Báo cáo tài chính, quyết toán ngân sách, tổng hợp quyết toán ngân sách.
- Tài liệu khác liên quan đến kế toán, bao gồm:
- Các loại hợp đồng;
- Báo cáo kế toán quản trị;
- Hồ sơ,về báo cáo quyết toán của dự án hoàn thành, và dự án quan trọng quốc gia;
- Báo cáo kết quả về việc kiểm kê và đánh giá tài sản;
- Những tài liệu liên quan tới kiểm tra, giám sát, thanh tra, kiểm toán;
- Biên bản thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán; các quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối những quỹ từ lợi nhuận;
- Những tài liệu liên quan tới giải thể, chia, phá sản, tách, hợp nhất sáp nhập, thực hiện chấm dứt hoạt động, chuyển đổi các hình thức sở hữu, thực hiện chuyển đổi loại hình công ty hoặc là chuyển đổi đơn vị;
- Tài liệu liên quan tới việc tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ;
- Tài liệu liên quan tới nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và các nghĩa vụ khác với Nhà nước và những tài liệu khác.
Như vậy thì chứng từ kế toán chính là tài liệu mà những đơn vị kế toán bắt buộc cần phải thực hiện lưu trữ.
Chứng từ kế toán cần phải được lưu trữ trong thời hạn là bao lâu?
Tài khoản 5 Điều 41 Thuộc Luật kế toán năm 2015 đã có quy định thời hạn lưu trữ đối với bộ tài liệu kế toán như sau:
Điều 41. Bảo quản,thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán
…
5. Tài liệu giấy tờ kế toán cần phải được lưu trữ thời hạn sau đây:
a) Ít nhất là 5 năm đối với các tài liệu kế toán dùng cho quản lý, hay điều hành của các đơn vị kế toán, gồm kể cả chứng từ kế toán đang không sử dụng trực tiếp để thực hiện ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;
b) Ít nhất là 10 năm đối với các chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để thực hiện ghi sổ kế toán và tiến hành lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và tiến hành báo cáo tài chính năm, ngoại trừ trường hợp pháp luật quy định khác;
c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với những tài liệu kế toán có tính chất sử liệu, có ý nghĩa vô cùng quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
…
Qua đó, thì ta có thể suy ra được thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán sẽ trong khoảng thời gian cụ thể như sau:
- Ít nhất 5 năm đối với các chứng từ kế toán không có sử dụng trực tiếp để thực hiện ghi sổ kế toán và thực hiện lập báo cáo tài chính như là phiếu thu, chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho mà không lưu trong tập tài liệu về kế toán của bộ phận kế toán.
- Ít nhất 10 năm đối với các chứng từ kế toán được sử dụng trực tiếp để thực hiện ghi sổ kế toán và tiến hành lập báo cáo tài chính, những bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, những sổ kế toán chi tiết, những sổ kế toán tổng hợp, lập báo cáo tài chính tháng, quý, năm của phía đơn vị kế toán, bản báo cáo quyết toán, bản báo cáo tự kiểm tra kế toán, các biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán được lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để thực hiện ghi sổ kế toán và thực hiện lập báo cáo tài chính
- Trong trường hợp mà chứng từ kế toán chính là tài liệu kế toán có tính chất sử liệu, có một ý nghĩa quan trọng về kinh tế, cung như an ninh, quốc phòng thì cần phải thực hiện lưu trữ vĩnh viễn.
Khi đã hết thời hạn lưu trữ về chứng từ kế toán, thì đơn vị kế toán có thể thực hiện tiêu hủy theo như quy định tại Điều 16, Điều 17 của Nghị định số 174/2016/NĐ-CP.
Tham Khảo: Quy trình thanh lý tài sản cố định chi tiết và thực tiễn nhất 2025
Tham Khảo: Ưu đãi thuế lĩnh vực giáo dục và đào tạo như thế nào?
