Chứng từ của việc khấu trừ thuế TNCN chính là bằng chứng xác nhận số thuế mà bạn đã thực hiện nộp, để dùng quyết toán thuế vào cuối năm và chính là căn cứ để thực hiện hoàn thuế đã bị nộp thừa. Hãy thực hiện xem cách tra cứu và dùng bảo vệ quyền lợi về tài chính của bạn.
Mục lục
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?
Theo như quy định ở tại Khoản 4 Điều 3 Thuộc Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì chứng từ có khái niệm như sau đây
Chứng từ chính là tài liệu được dùng để thực hiện ghi nhận các thông tin về khoản thuế được khấu trừ, những khoản thu thuế phần chi phí và lệ phí thuộc trong ngân sách nhà nước theo như quy định pháp luật về quản lý thuế. Các chứng từ theo như nghị định này gồm chứng từ về khấu trừ thuế TNCN, biên lai thuế, chi phí, lệ phí được dùng theo hình thức điện tử hoặc là đặt in, tự in.
Theo như quy định tại Điều 25 thuộc Thông tư số 111/2013/TT-BTC:
Khấu trừ thuế chính là việc cá nhân, tổ chức trả phần thu nhập thực hiện trong tính trừ số thuế cần phải nộp vào trong thu nhập từ người thực hiện nộp thuế trước khi chi trả thu nhập.
Như vậy, thì qua quy định ở trên, chúng ta sẽ có thể hiểu rằng:
Chứng từ khấu trừ khoản thuế TNCN (Certificate of personal income tax withholding) chính là một loại giấy tờ do phía tổ chức/cá nhân trả thu nhập cấp cho phía người lao động bị khấu trừ khoản thuế TNCN để ghi nhận các thông tin về khoản thuế TNCN đã được khấu trừ.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN dùng để làm gì?
Xét theo những trường hợp đã được ghi nhập thuộc luật quản lý thuế, chứng từ dùng khấu trừ thuế TNCN sẽ được dùng với những mục đích như sau:
- Chứng minh số thuế mà đã khấu trừ: Đây là bằng chứng cho thấy được số thuế TNCN được phía tổ chức trả phần thu nhập khấu trừ vào việc nộp thay cho cá nhân ở trong năm, giúp phía cá nhân xác nhận về nghĩa vụ thuế đã được thực hiện.
- Cơ sở thực hiện quyết toán khoản thuế TNCN: Khi mà cá nhân trực tiếp thực hiện quyết toán thuế với lại cơ quan thuế, phần chứng từ này sẽ được dùng để chứng minh phần thuế đã khấu trừ, đã được tạm nộp ở nước ngoài nếu như có, bảo đảm được tính chuẩn xác trong hồ sơ về quyết toán.
- Đối chiếu các thông tin chứng từ giúp cho cá nhân với lại cơ quan thuế thực hiện đối chiếu các thông tin về thu nhập và phần thuế đã khấu trừ với lại phần dữ liệu do tổ chức trả thu nhập thực hiện kê khai, để tránh sai sót hoặc là gian lận.
- Hỗ trợ hoàn thuế (nếu như có): Trong trường hợp mà số thuế đã khấu trừ mà lớn hơn số thuế cần phải nộp, các chứng từ được dùng làm căn cứ để cá nhân thực hiện yêu cầu hoàn thuế.
- Minh bạch và tuân thủ pháp luật: Đảm bảo việc khấu trừ và nộp thuế TNCN được thực hiện đúng quy định, đặc biệt với chứng từ điện tử theo chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế (từ 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
- Minh bạch và có tuân thủ pháp luật: Bảo đảm việc khấu trừ và thực hiện nộp
Trường hợp mà tổ chức chi trả thu nhập không có cấp chứng từ về khấu trừ thuế dành cho người lao động mà do phía tổ chức chi trả thu nhập đã chấm dứt các hoạt động thì CQT sẽ căn cứ dựa trên các cơ sở dữ liệu của ngành thuế để mà xem xét xử lý các hồ sơ quyết toán thuế cho phía người lao động mà sẽ không bắt buộc cần phải có các chứng từ khấu trừ thuế.
Quy định về các chứng từ khấu trừ thuế TNCN
3.1. Bắt buộc cung cấp chứng từ về khấu trừ thuế TNCN điện tử
Căn cứ theo như Nghị Định số 123/2020/NĐ-CP thì bắt đầu từ ngày 01/07/2022 những tổ chức, công ty bắt buộc phải thực hiện chuyển đổi sang dùng chứng từ thuế TNCN điện tử ngừng dùng chứng từ về khấu trừ thuế TNCN đặt in, tự in đang con tồn trước đó.
Bên cạnh đó theo như khoản 2 Điều 12 Thông từ số 32/2025/TT-BTC và phần Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, bắt đầu từ ngày 01/06/2025, những tổ chức khấu trừ thuế TNCN cần phải ngừng việc sử dụng chứng từ về khấu trừ thuế TNCN điện tử với việc khấu trừ thuế TNCN điện tử theo như quy định cũ và được chuyển sang dùng chứng từ khấu trừ phần thuế TNCN điện tử theo như nghị định số 70/2025/NĐ-CP.
Chứng từ về khấu trừ thuế TNCN đã bị lập sai trước đó sẽ được thực hiện thay thế bằng các chứng từ điện tử mới theo như quy định.
3.2. Thời điểm thực hiện xuất chứng từ về việc khấu trừ thuế TNCN
Theo như quy định tại Điều 31 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sẽ được sửa đổi, thực hiện bổ sung bởi các khoản 17 Điều 1 Thuộc Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, thời điểm thực hiện xuất chứng từ khấu trừ khoản thuế thu nhập cá nhân (TNCN) sẽ được xác định như sau:
Điều 31. ở Thời điểm lập chứng từ
1. Tại thời điểm về khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, các thời điểm thu thuế, chi phí, lệ phí, về tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, về tổ chức thu thuế, chi phí, lệ phí, cần phải lập chứng từ, các biên lai giao dành cho người đang có thu nhập bị khấu trừ thuế, những người nộp những khoản thuế, chi phí, lệ phí.
2. Thời điểm thực hiện ký số trên các chứng từ là thời điểm mà tổ chức, cá nhân thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, các tổ chức thu thuế, chi phí, lệ phí điện tử dùng chữ ký số để ký trên phần chứng từ điện tử đã được hiển thị theo như định dạng ngày, tháng, năm của đúng năm dương lịch.
Như vậy thì phần chứng từ dùng khấu trừ thuế TNCN cần phải xuất ngày ở thời điểm thực hiện việc khấu trừ thuế từ phần thu nhập cá nhân và ký số theo như định dạng điện tử ở thời điểm đó, bảo đảm tuân thủ theo những quy định pháp luật đang hiện hành.
3.3. Nội dung trên các chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Theo như quy định ở Khoản 1, Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung với khoản 18 Điều 1 Thuộc nghị định số 70/2025/NĐ-CP thì phần nội dung trên các chứng từ khấu trừ về thuế TNCN gồm:
- Tên chứng từ được khấu trừ thuế: Gồm ký hiệu mẫu chứng từ, về ký hiệu chứng từ, các số thứ tự về chứng từ khấu trừ thuế.
- Thông tin của cá nhân, tổ chức thực hiện chi trả thu nhập: Địa chỉ , tên, mã số thuế
- Thông tin của các cá nhân nhận thu nhập:
- Tên, thông tin địa chỉ, số điện thoại.
- Mã số thuế (nếu như cá nhân đã có các mã số thuế) hoặc là số định danh cá nhân.
- Quốc tịch: Cần ghi rõ nếu như người nộp thuế mà không mang đúng quốc tịch Việt Nam.
- Thông tin về thu nhập:
- Khoản thu nhập.
- Thời điểm chi trả thu nhập.
- Tổng phần thu nhập chịu thuế.
- Những khoản đóng bảo hiểm bắt buộc.
- Những khoản từ thiện, khoản nhân đạo, về khuyến học (nếu có).
- Số thuế đã được khấu trừ.
- Ngày, tháng, năm thực hiện lập chứng từ về khấu trừ thuế.
- Họ tên, thông tin chữ ký của phía người trả thu nhập:
- Nếu như sử dụng chứng từ điện tử, các chữ ký trên chứng từ chính là chữ ký số.
Lưu ý:
- Chứng từ cần phải được thể hiện ra bằng tiếng Việt. Nếu như có thêm tiếng nước ngoài, thì phần này sẽ được đặt bên trong ngoặc đơn “( )” phía bên phải hoặc là dưới dòng tiếng Việt với đúng cỡ chữ nhỏ hơn (theo như điểm k, khoản 2, Điều 32).
- Những thông tin bổ sung (như là logo, hình ảnh về trang trí, quảng cáo) có thể sẽ được thêm nhưng mà không được thực hiện che khuất hoặc là làm mờ những nội dung bắt buộc, và về cỡ chữ của thông tin thực hiện bổ sung sẽ không được lớn hơn phần nội dung bắt buộc (theo như điểm k, khoản 2, Điều 32).
Đây chính là những nội dung bắt buộc cần phải có trên các chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo như quy định.
Mẫu của chứng từ khấu trừ khoản thuế TNCN mới nhất
Mẫu số 03/TNCN chính là mẫu chứng từ thực hiện khấu trừ thuế thu nhận cá nhân mới nhất, sẽ được ban hành kèm theo với Nghị định số 70/2025/NĐ-CP và có được hiệu lực từ ngày 01/06/2025.
Tải mẫu chứng từ về khấu trừ thuế TNCN mới nhất
Tra cứu các chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Để tra cứu chứng từ khấu trừ thuế TNCN bạn thực hiện theo 4 bước sau:
- Bước 1: Truy cập wesite Thuế điện tử của Tổng cục thuế >> Chọn “Cá nhân“
- Bước 2: Chọn “Đăng nhập” bằng:
- Cách 1: Tài khoản về thuế điện tử
- Cách 2: Tài khoản Định danh điện tử
- Bước 3: Chọn “Tra cứu” >> thực hiện chọn “Tra cứu QTT” >> thực hiện chọn ngày gửi tờ khai >> thực hiện chọn “Tra cứu”
- Bước 4: Hệ thống có hiển thị thông tin quyết toán thuế. Thực hiện Chọn “Chứng từ khấu từ” để xem đó là thông tin chi tiết thực hiện quyết toán thuế đã nộp.
Với 4 bước trên là bạn đã hoàn thành việc thực hiện tra cứu chứng từ thực hiện khấu trừ thuế TNCN
Tham Khảo: Phân biệt thời điểm lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Tham Khảo: Thuế suất thuế TNCN hiện hành (lũy tiến từng phần và toàn phần)
Xử lý những vấn đề thường gặp với lại chứng từ thuế thu nhập cá nhân
Lấy chứng từ khấu trừ khoản thuế TNCN ở đâu?
Chứng từ khấu trừ khoản thuế thu nhập cá nhân thường được lấy từ những nguồn sau, còn tùy thuộc vào các trường hợp cụ thể:
- Từ nơi làm việc (Cá nhân tổ chức trả phần thu nhập): Đây chính là nguồn phổ biến nhất. Doanh nghiệp hoặc là tổ chức trả phần thu nhập cần có trách nhiệm cấp chứng từ này ( Thường thì thông qua phòng Nhân sự, kế toán) để phía người lao động thực hiện thủ tục về quyết toán thuế
- Từ phía cơ quan thuế: Bạn có thể thực hiện tra cứu và tải các bản điện tử chứng từ về khấu trừ thuế TNCN trên ngay Cổng thông tin điện tử của phía Tổng cục thuế (etax.gov.vn) hoặc là ứng dụng eTax Mobile nếu như tổ chức trả phần thu nhập nộp chứng từ lên trên hệ thống.
- Trường hợp làm việc tự do như Freelance: Nếu mà không bị khấu trừ thuế ở nguồn, thì bạn sẽ không có các chứng từ khấu trừ mà lấy phần biên lai nộp thuế sau khi thực hiện kê khai và hoàn thành được nghĩa vụ thuế.
Xin chứng từ về khấu trừ thuế tncn ở doanh nghiệp cũ
Để xin các chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ phía công ty cũ, thì bạn làm như sau:
- Chuẩn bị các thông tin cần thiết:
- Họ tên đầy đủ, MST cá nhân, số CCCD.
- Thời gian thực hiện làm việc tại công ty cũ (ngay năm cụ thể, ví dụ như: 2024 hoặc là trước đó).
- Số tài khoản của ngân hàng (nếu như cần xác nhận thu nhập).
- Lý do yêu cầu (VD: để thực hiện quyết toán thuế TNCN của năm 2024).
- Liên hệ với công ty cũ:
- Trực tiếp: Tới phòng Nhân sự (HR) hoặc là Kế toán ở tại trụ sở doanh nghiệp. Mang theo các giấy tờ tùy thân để thực hiện xác minh.
- Qua email hoặc là fanpage: Thực hiện gửi yêu cầu chính thức thông qua email Doanh nghiệp, kèm thông tin cá nhân và phần thời gian làm việc. Nếu như công ty có nhóm nội bộ hoặc là fanpage, có thể thực hiện gửi tin nhắn.
- Thời gian để xử lý: Thường sẽ trong 5-7 ngày làm việc, nhưng mà nên yêu cầu trước hạn về việc quyết toán thuế (vào cuối tháng 4 năm sau).
- Nhận chứng từ:
- Mẫu chứng từ: Dùng Mẫu số 03/TNCN (được sửa đổi từ 1/6/2025 theo như Nghị định số 70/2025/NĐ-CP).
- Nội dung chính:Phần Thu nhập chịu thuế, phần số thuế đã khấu trừ, của kỳ tính thuế.
Doanh nghiệp không cấp chứng từ về khấu trừ thuế TNCN
Trường hợp Doanh nghiệp không thực hiện cấp được chứng từ về khấu trừ thuế TNCN:
- Doanh nghiệp đã đổi tên hoặc là pháp nhân: Họ vẫn cần phải xuất lại phần chứng từ dựa trên các dữ liệu cũ, miền là phần MST không có thay đổi.
- Doanh nghiệp đã bị chấm dứt hoạt động: Bân vẫn đang có thể thực hiện quyết toán thuế mà không cần các chứng từ gốc. Phía cơ quan thuế sẽ thực hiện kiểm tra qua các cơ sở dữ liệu thuộc ngành thuế ( Theo như nghị định số 126/2020/NĐ-CP).
- Khi mà nộp hồ sơ làm quyết toán ở Chi cục thuế, thì cần giải trình tình huống và thực hiện cấp giấy xác nhận thu nhập (nếu như có) từ doanh nghiệp cũ.
- Công ty từ chối cấp:
- Gửi các yêu cầu chính thức: Thực hiện gửi văn bản hoặc là email yêu cầu doanh nghiệp thực hiện cấp chứng từ, và nêu đủ rõ lý do (VD: để thực hiện quyết toán thuế). Lưu giữ các bằng chứng liên lạc.
- Khiếu nại lên trên Cục thuế địa phương hoặc là Tổng cục thuế thông qua hotline 18001525. Họ sẽ yêu cầu doanh nghiệp cung cấp phần dữ liệu.
Lưu ý: Theo như Luật Quản lý thuế, Doanh nghiệp sẽ có trách nhiệm cấp chứng từ theo như quy định. Nếu như gặp khó khăn, thì liên hệ cho Chi cục Thuế đang quản lý Doanh nghiệp để có thể được hỗ trợ bảo đảm phần quyền lợi.
Chứng từ về khấu trừ thuế TNCN điện tử nếu bị sai sót thông tin
Theo như Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, thì việc xử lý chứng từ phần khấu trừ thuế TNCN điện tử đang bị sai sẽ được thực hiện như sau:
- Nguyên tắc xử lý: Cũng tương tự như xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót (Theo như Điều 34a Nghị định số 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi khoản 22 thuộc Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP).
- Các trường hợp xử lý:
- Sai tên, sai địa chỉ của người mua (nhưng mà mã số thuế đúng): Tổ chức thực hiện khấu trừ thông báo cho phía người mua và phía cơ quan thuế về các sai sót bằng Mẫu 04/SS-CTĐT (Phụ lục IA), mà không cần lập lại chứng từ.
- Sai MST, số tiền, phần thuế suất, tiền thuế, hoặc là những thông tin hàng hóa: Má có thể điều chỉnh hoặc là thay thế chứng từ:
- Điều chỉnh: Lập chứng từ điện tử điều chỉnh, ghi rõ “Điều chỉnh cho chứng từ Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Thay thế: Việc lập chứng từ mới và thay thế chứng từ sai.
- Thông báo sai sót: Phía Tổ chức khấu trừ thuế cần phải thông báo về chứng từ sai theo như Mẫu số 04/SS-CTĐT được gửi cơ quan thuế.
