Gần đang có nhiều khách hàng khi sử dụng dịch vụ thành lập công ty của Tư Vấn Sao Vàng đã thắc mắc về việc con dấu công ty có nhất thiết phải làm hay không, tại hiện nay đã có chữ ký số, có thể dùng để thay thế cho dấu mộc công ty không? Nếu làm dấu mộc công ty thì nội dung của con dấu có quy định gì chi tiết không? Chèn logo vào con dấu công ty được không?…Vừa rồi là những câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp và khách hàng đang thắc mắc liên quan đến con dấu công ty, vì vậy bài viết này đội ngũ Tư Vấn Sao Vàng sẽ cùng các bạn tìm hiểu chi tiết về ý nghĩa, công dụng của dấu mộc công ty hiện nay.
Mục lục
Con dấu công ty là gì? Luật có sửa đổi, nhưng thói quen sử dụng vẫn còn
Con dấu công ty từ lâu đã là một biểu tượng pháp lý vô cùng quan trọng của các công ty tại Việt Nam. Trong những phiên bản điều Luật Doanh Nghiệp 2014 con dấu sẽ được các quy định nhà nước quản lý một cách chặt chẽ, doanh nghiệp bắt buộc cần đăng ký mẫu dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên luật 2020 sửa đổi đã có nhiều quyền hạn hơn cho các công ty tự chủ trong việc quản lý, thiết kế mẫu dấu, số lượng dấu…
Con dấu công ty là một hình ảnh rất quen thuộc từ xưa đến nay, con dấu thường xuất hiện trên hóa đơn, hợp đồng, hay những hồ sơ giấy tờ quan trọng là biểu tượng tạo nên sự tín nhiệm trên các hồ sơ giấy tờ. Trước kia con dấu công ty là bắt buộc đối với mỗi doanh nghiệp và có những quy định riêng. Nhưng hiện nay theo Điều 43, Luật Doanh Nghiệp 2020 thì Doanh nghiệp có thể quyết định việc có làm hay không. Con dấu công ty về hình thức, nội dung và số lượng con dấu cũng có thể từ quyết định. Nhà nước đã không còn yêu cầu buộc đăng ký mẫu dấu, không còn bắt buộc phải sử dụng như trước kia. Thay vào đó chữ ký số và hóa đơn điện tử là những thứ doanh nghiệp phải đăng ký để thực hiện xuất hóa đơn, báo cáo thuế hay ký kết các hợp đồng pháp lý.
Tuy vậy nhưng việc sử dụng con dấu vẫn được các doanh nghiệp thực hiện khi làm việc với các đối tác hay báo giá cho khách hàng bằng giấy tờ tài liệu trực tiếp. Trong các biên bản cam kết hay những hợp đồng giấy vẫn có ký tay đóng mộc doanh nghiệp và đó vẫn là một trong những yêu cầu tư nhiều doanh nghiệp đối tác hoặc cơ quan nhà nước.
Có nên thực hiện làm con dấu công ty hay không
Trường hợp nên sử dụng con dấu
- Các Công ty chuyên hợp tác với đối tác B2B hay ngân hàng
- Các doanh nghiệp làm việc với cơ quan nhà nước nhiều
- Muốn làm việc trên hồ sơ giấy tờ hay công tác quản lý nội bộ được chuyên nghiệp
Trường hợp có thể không dùng con dấu
- Các doanh nghiệp nhỏ lẻ, kinh doanh chủ yếu sản phẩm cho khách hàng B&C
- Các doanh nghiệp chỉ kinh doanh bán hàng trên các sàn thương mại điện tử
- Các công việc pháp lý giấy tờ có thể sử dụng chữ ký số, con dấu điện tử thay thế
Thực ra việc làm con dấu mộc công ty không bắt buộc nhưng đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp khi sử dụng, chi phí làm con dấu lại khá thấp.
Tham Khảo: Hộ kinh doanh cá thể có cần khắc con dấu không
Tham Khảo: Quy định về con dấu đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh
Tuy được phép tự làm con dấu nhưng vẫn phải đảm bảo đúng quy định
Doanh nghiệp có thể tự thiết kế và khắc dấu cho mình: Dấu hình tròn, Dấu vuông có chứa logo và không bắt buộc cần phải có mã số thuế hay là tên doanh nghiệp. Nhiều khách hàng cũng có hỏi Tư Vấn Sao Vàng răng việc tự thiết kế dấu mộc công ty có được không thì câu trả lời là được nhưng đội ngũ pháp lý vẫn luôn tư vấn khách thực hiện làm dấu tròn và nội dung của dấu luôn có tên doanh nghiệp và mã số thuế công ty, để đảm bảo được 2 thông tin quan trọng để không gây nhầm lẫn. Giúp tránh được các tranh chấp không đáng có, dễ dàng trong việc nhận diện doanh nghiệp.
Con dấu điện tử không còn quá xa lạ
Bắt đầu từ năm 2022 – 2024 hầu như các doanh nghiệp đã sử dụng chữ ký số (token) để thực hiện ký các loại giấy tờ pháp lý. Xuất hóa đơn điện tử, ký tờ khai thuế, báo cáo thế và ký kết các loại hợp đồng pháp lý khác. Lợi ích của việc sử dụng chữ ký số là việc ký kết giấy tờ online tức thì và mức độ bảo mật cao, các giao dịch được ghi nhận một cách minh bạch rõ ràng. Tốc độ xử lý công việc nhanh gọn đặc biệt là khi làm việc online từ xa.
Quản lý con dấu công ty thế nào
Việc quản lý con dấu thường sẽ được công ty tự thực hiện, công ty nên có quy định rõ ràng trong việc sử dụng và quản lý con dấu. Những ai có thể sử dụng và có trách nhiệm trong việc quản con dấu cần được phân chia rõ ràng.
Thông thường con dấu sẽ được người đại diện pháp luật trực tiếp quản lý hoặc do trưởng bộ phận kế toán công ty nắm giữ để tiện cho việc báo cáo, kê khai thuế, xuất hóa đơn cho khách hàng.
