Tài sản cố định chính là nền tảng cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của phía công ty. Tuy vây khi các tài sản cố định bị cũ đi lỗi thời, sẽ không còn phù hợp đối với nhu cầu sản xuất hoặc là hoạt động kinh doanh, việc thực hiện thanh lý sẽ được xem như là giải pháp tối ưu. Hiểu được những nhu cầu và những thắc mắc của nhiều doanh nghiệp nên đội kế toán Tư Vấn Sao Vàng sẽ thực hiện bài viết về chủ đồ thanh lý tài sản cố định để các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình, thủ tục và những lưu ý quan trọng cần để tâm khi thanh lý tài sản cố định, từ đó có thể đưa ra được những quyết định đúng đắn nhấn, mang đến lợi ích cho doanh nghiệp.
Mục lục
1. Quy định về thanh lý tài sản cố định
Theo điểm 3.2.2, điều 35 thuộc thông tư số 200/2014/TT-BTC có quy định:
| “3.2.2. Trường hợp thanh lý TSCĐ: thì TSCĐ thanh lý là các TSCĐ bị hư hỏng không thể tiếp tục dùng được nữa, các TSCĐ lạc hậu về mặt kỹ thuật hoặc là không phù hợp với lại yêu cầu sản xuất, hoạt động kinh doanh. Khi mà có TSCĐ thanh lý, công ty cần phải ra quyết định thanh lý, thực hiện thành lập Hội đồng thanh lý TSCĐ. Về Hội đồng thanh lý TSCĐ sẽ có nhiệm vụ trong việc tổ chức thực hiện việc thanh lý TSCĐ theo chuẩn trình tự, thủ tục được quy định trong chế độ về quản lý tài chính và lập ra “Biên bản thanh lý TSCĐ” theo như mẫu quy định. Giấy tờ biên bản sẽ được lập thành 2 bản, 1 bản được chuyển cho phòng kế toán để tiện theo dõi và ghi sổ, 1 bản thì giao cho bộ phận quản lý, bộ phận sử dụng TSCĐ.Căn cứ theo Biên bản thanh lý và những chứng từ có liên quan đến những khoản thu, phần chi thanh lý TSCĐ,… kế toán thực hiện ghi sổ như là trường hợp nhượng bán TSCĐ.” |
Như vậy, những trường hợp được thanh lý về tài sản cố định gồm:
- TSCĐ bị hư hỏng không thể dùng tiếp tục được: Các tài sản đã bị hư hỏng hoàn toàn, không có còn giá trị sử dụng nữa, không thể sửa chữa được hoặc là việc sửa chữa sẽ không mang lại được hiệu quả kinh tế.
- TSCĐ đã lạc hậu về kỹ thuật: Phần tài sản không còn đáp ứng yêu cầu công nghệ, cũng như quy trình sản xuất hiện đại, điều này dẫn đến giảm năng suất hoặc là hiệu quả kinh doanh.
- TSCĐ đã không còn phù hợp với lại yêu cầu sản xuất, kinh doanh: Những tài sản mà không còn phù hợp với lại chiến lược, hay mô hình, hoặc là mục tiêu sản xuất, haotj động kinh doanh của công ty.
Công ty sẽ tự quyết định việc thanh lý tài sản cố định, gồm cả thanh lý tài sản cố định mà chưa khấu hao hết hay là đã khấu hao hết. Những hoạt động thanh lý các tài sản cố định cần phải có được “Biên bản thanh lý TSCĐ” theo như mẫu quy định.
2. Quy trình dùng thanh lý tài sản cố định
Trong phần này, chuyên viên Kế toán Tư Vấn Sao Vàng sẽ hướng dẫn bạn đồng thời những bước cần thực hiện thuộc quy trình thanh lý và bộ hồ sơ thanh lý tài sản cố định kèm theo từng bước mà nhân viên kế toán phải chuẩn bị.
Bước 1: Đề nghị thực hiện thanh lý tài sản cố định
Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Chuẩn bị đơn đề nghị việc thanh lý tài sản cố định: Căn cứ theo kết quả kiểm kê về tài sản, chung như là quá trình thực hiện theo dõi sử dụng Tài sản cố định tại công ty, bộ phận dùng tài sản cố định đang cần thanh lý của công ty cần phải lập đơn đề nghị trình phía lãnh đạo doanh nghiệp phê duyệt. Trong tờ đơn đề nghị đó cần ghi rõ danh mục tài sản cố định cần phải thanh lý.
Bước 2: Quyết định về việc thanh lý tài sản
Thủ trưởng của đơn vị quyết định việc thanh lý tài sản cố định và thực hiện thành lập hội đồng kiểm kê và đánh giá tài sản
Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Quyết định về thanh lý TSCĐ: Cần xác nhận rằng thủ trưởng đơn vị đã đồng ý phê duyệt cho việc thanh lý phần tài sản cố định theo như đơn đề nghị bên trên.
- Quyết định thành lập ban hội đồng thanh lý TSCĐ: có mang tính chất xác nhận và có sự thông báo về việc thành lập hội đồng xử lý các tài sản cố định cần thanh lý
- Quyết định về việc thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ: Về điều này sẽ mang tính chất xác nhận và sẽ có thông báo về việc thành lập hội đồng
Bước 3: Thành lập về hội đồng thanh lý TSCĐ
Hội đồng thanh lý về tài sản kiểm tra, thực hiện đánh giá lại phần tài sản cố định và sẽ có nhiệm vụ tổ chức thực hiện phần việc thanh lý TSCĐ theo chuẩn trình tự, thủ tục có quy định trong chế độ về quản lý tài sản. Thành phần của Hội đồng thanh lý tài sản gồm:
- Thủ trưởng đơn vị là: Chủ tịch Hội đồng;
- Kế toán trưởng và kế toán tài sản;
- Trưởng (hoặc là phó) bộ phận về cơ sở vật chất, các cán bộ phụ trách tài sản;
- Đại diện cho đơn vị trực tiếp quản lý về tài sản thanh lý;
- Cán bộ có sự hiểu biết về đặc điểm, cũng như tính năng kỹ thuật của đúng tài sản thanh lý;
- Đại diện đoàn thể như: Công đoàn, Thanh tra Nhân dân .
Bước 4: Tiến hành thực hiện thanh lý TSCĐ
Tùy thuộc vào điều kiện và các đặc điểm của TSCĐ mà phía Hội đồng thanh lý TSCĐ trình cho người đứng đầu công ty quyết định hình thức để xử lý TSCĐ như là bán tài sản, hủy tài sản.
Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Biên bản họp hội đồng thanh lý về TSCĐ: Các biên bản ghi chép lại những nội dung đã được bàn và đã thống nhất trong lúc họp liên quan tới việc kiểm định về chất lượng với về giá trị tài sản, về kết quả định giá, hình thức xử lý của TSCĐ…và cũng là căn cứ để tiến hành những bước tiếp theo.
- Biên bản thực hiện kiểm kê tài sản cố định: Các biên bản có mục đích trong việc xác nhận số lượng hiện trạng tài sản.
- Biên bản đánh giá TSCĐ: Được ghi chép lại phần kết quả đánh giá về chất lượng với giá trị còn lại của tài sản
Để đánh giá được chất lượng còn lại của tài sản, phía hội đồng thanh lý có thể dựa theo những yếu tố như là: Sổ theo dõi về chế độ bảo hành, các hỏng hóc sẽ gặp phải trong lúc sử dụng và số lần thực hiện bảo trì và sửa chữa tài sản, về mức độ tiêu hao nhiên liệu và phần mức độ cần thiết của tài sản đó.
Dựa trên đánh giá về chất lượng còn lại thì hội đồng sẽ có xác định được giá trị còn lại của tài sản, từ đấy có thể lựa chọn hình thức tiến hành thanh lý.
Trường hợp xác định về giá trị tài sản quá phức tạp vì cần phải xác nhận được bộ phận cấu thành của TSCĐ hoặc là những vấn đề tương tự, hội đồng về thành lý không có đủ khả năng hoặc là thời gian để thực hiện thuê tổ chức thẩm định tài sản.
Bước 5: Tổng hợp, xử lý các kết quả thanh lý tài sản của đơn vị.
Hội đồng thanh lý tài sản thực hiện lập biên bản thanh lý về tài sản cố định thì sau đó bộ phận kế toán sẽ ghi giảm tài sản và giá trị của tài sản theo như quy định hiện hành của nhà nước.
Đối với những TSCĐ kết cấu hạ tầng đang có giá trị lớn do phía nhà nước đầu tư xây dựng nguồn ngân sách nhà nước giao tới những tổ chức kinh tế quản lý, khai thác dùng khi thanh lý cần phải được sự đồng ý với văn bản từ cơ quan đại diện cho chủ sở hữu nhà nước và sẽ được hạch toán giảm vốn kinh doanh của công ty.
Biên bản kiểm kê tài sản cố định
Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Biên bản thanh lý các tài sản cố định ( Biên bản sẽ được chia thành 2 bản, 1 bản chuyển về phòng kế toán để theo dõi , 1 bản thì giao cho bộ phận quản lý tài sản cố định): Mục đích biên bản này chính là xác nhận việc thanh lý tài sản cố định và làm căn cứ cho kế toán ghi giảm TSCĐ trong sổ kế toán.
- Hợp đồng kinh tế bán Tài Sản Cố Định sẽ được thanh lý: Hợp đồng sẽ xác nhận quyền với nghĩa vụ của những bên tham gia hợp đồng bên trong trường hợp này cụ thể sẽ là bên thanh lý và bên mua.
- Hóa đơn bán Tài sản cố định: Là chứng từ rất quan trọng do phía thanh lý tài sản cố định được phát hành yêu phía bên mua thanh toán đơn hàng theo như thỏa thuận. Sau khi bên mua hoàn thành thanh toán, bên bán sẽ có nhiệm vụ xác nhận hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu. Phần hóa đơn này mỗi bên sẽ giữ 1 bản.
- Biên bản giao nhận Tài sản cố định: Biên bản được lập ra để xác nhận việc giao nhận tài sản cố định sau khi đã hoàn tất những thủ tục giao dịch và đã được bên mua đưa vào dùng và cũng là căn cứ để kế toán ghi nhận vào trong sổ sách.
- Biên bản hủy tài sản cố định: Cần xác nhận việc loại bỏ tài sản khỏi danh mục tài sản của doanh nghiệp.
- Thanh lý hợp đồng: Thực hiện ghi nhận các nội dung của hợp đồng đã hoàn tất và các nội dung chưa được hoàn tất với xác nhận lại phần công việc cũng như những nghĩa vụ phát sinh sau hoàn thành công việc theo như hợp đồng mà 2 bên đã ký kết.
3. Bộ hồ sơ về việc thanh lý tài sản cố định
Như vậy thì tổng hợp lại theo những bước trong quy trình trên, bộ hồ sơ thanh lý tài sản cố định cần có những chứng từ sau:
- Biên bản cuộc họp hội đồng thanh lý TSCĐ.
- Quyết định về việc Thanh lý TSCĐ.
- Biên bản thực hiện kiểm kê tài sản cố định.
- Biên bản thực hiện đánh giá lại TSCĐ.
- Biên bản thực hiện thanh lý tài sản cố định ( Biên bản sẽ được chia thành 2 bản, 1 bản chuyển về phòng kế toán để theo dõi , 1 bản thì giao cho bộ phận quản lý tài sản cố định)
- Hợp đồng về kinh tế bán TSCĐ được thanh lý.
- Hóa đơn bán TSCĐ.
- Biên bản giao nhận TSCĐ.
- Biên bản hủy tài sản cố định.
- Thanh lý hợp đồng.
Kết luận về chủ đề thanh lý tài sản cố định
Trên đây thì Tư Vấn Sao Vàng đã chia sẻ một cách chi tiết những công việc cần phải thực hiện khi đưa ra quyết định thanh lý các tài sản cố định cùng với những hồ sơ cần phải chuẩn bị để bảo đảm về mặt pháp lý cho công ty và bên mua cũng như là làm căn cứ để đơn vị kế toán ghi chép sự thay đổi của sổ sách.
Để giúp tiết kiệm được thời gian khi thực hiện hạch toán nghiệp vụ thành lý về tài sản cố định, Tư Vấn Sao Vàng đã có trang bị sẵn tính năng hạch toán một cách tự động với những bút toán đã được lập sẵn. Với những sự hỗ trợ từ phần mềm, không chỉ là việc hạch toán được diễn ra trơn tru mà việc thực hiện theo dõi tài sản cố định nói chung và thanh lý TSCĐ nói riêng cũng sẽ được thực hiện đơn giản
Tham Khảo: Quy định thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất 2025
Tham Khảo: Hành vi trốn thuế là gì? Trốn thuế thì bị xử lý như thế nào?
