Sổ Sách Kế Toán Là Gì? Các Vấn Đề Sổ Sách Kế Toán

Sổ kế toán là gì? Các quy định về sổ sách kế toán những loại sổ kế toán (sổ cái, sổ nhật ký chung, sổ chi tiết), cách ghi sổ kế toán, nguyên tắc làm sổ kế toán? đây là những vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm, kế toán là bộ phận vô cùng quan trọng trong một doanh nghiệp mà sổ kế toán chính là thứ quan trọng nhất của bộ phận kế toán. Có rất nhiều câu hỏi mà chúng tôi đã nhận được vì thế Tư Vấn Sao Vàng sẽ thực hiện chia sẻ kiến thức liên quan đến sổ kế toán trong bài viết bên dưới đây.

Một công ty cần phải sở hữu nhật ký được ghi chép một cách chi tiết về sổ sách, chứng từ và những thông tin liên quan, đồng thời cần phải tuân thủ theo những quy tắc chuẩn mực kế toán. Trong bài viết dưới đây Tư Vấn Sao Vàng sẽ nói chi tiết về các vấn đề liên quan đến sổ sách kế toán, phân loại chi tiết sổ kế toán.

Sổ sách kế toán là gì?

Sổ sách kế toán chính là hệ thống được ghi chép một cách có tổ chức những sự kiện về tài chính của công ty hoặc là tổ chức.

Trong kỳ kế toán thì mỗi công ty chỉ có một hệ thống duy nhất sổ sách kế toán, sẽ được sử dụng để phục vụ các mục đích chính là việc theo dõi và ghi lại các giao dịch về tài chính ảnh hưởng đến tình hình tài chính công ty. Những giao dịch này sẽ gồm có: Chi tiêu, mua bán, thu nhập, nợ phải thu, nợ phải trả và những sự kiện tài chính liên quan.

Có nhiều loại sổ kế toán khác nhau như là: Sổ cái chi tiết, sổ cái, sổ cái tổng hợp, sổ cái kế toán kho và sổ cái ngân sách…sẽ còn tùy loại hình doanh nghiệp và yêu cầu từ phía kế toán. Đối với việc thực hiện chính xác, minh bạch trong việc báo cáo tài chính, về sổ sách kế toán thường cần tuân thủ các quy tắc về chuẩn mực kế toán.

Sổ sách kế toán công ty quan trọng hay không

Sổ sách kế toán sẽ đóng vai trò đặc biệt quan trọng đối với việc thực hiện quản lý tài chính doanh nghiệp một cách hiệu quả, cụ thể chính là trong việc theo dõi, kiểm soát những hoạt động về tài chính. Bên dưới đây sẽ thống kê một số vai trò của sổ sách kế toán:

Theo dõi về giao dịch tài chính:

Sổ sách kế toán chính là nơi thực hiện ghi chép tất cả những giao dịch về tài chính của công ty gồm: Chi tiêu, mua bán, nợ phải thu, nợ phải trả và những sự kiện khác. Điều này sẽ giúp công ty có thể thực hiện theo dõi và hiểu được rõ tình hình về tài chính doanh nghiệp mình

Phục vụ việc báo cáo tài chính:

Nguồn dữ liệu từ sổ sách kế toán sẽ được dùng để tạo nên những báo cáo tài chính như là: bảng cân đối kế toán, báo cáo lợi nhuận lãi lỗ, bảng lưu chuyển tiền tệ. Những báo cáo này sẽ cung cấp đủ thông tin để thực hiện đánh giá về mặt hiệu suất kinh doanh và tài chính doanh nghiệp.

Thuận tiện cho việc kiểm toán:

Sổ sách kế toán có thể cung cấp một hệ thống tốt có tổ chức cho phép thực hiện kiểm tra và xác minh các thông tin tài chính của công ty dễ dàng. Điều này rất quan trọng khi công ty cần được kiểm toán bởi đơn bị ngoài hoặc là cần phải chứng minh được tính minh bạch.

Quản lý thuế:

Sổ sách kế toán sẽ cung cấp các thông tin cần để có thể tính toán và thực hiện báo cáo thuế. Chỉ cần duy trì được sổ sách một cách chuẩn mực sẽ giúp ích cho doanh nghiệp

• Tuân thủ đúng những quy định thuế;
• Tránh những mức phạt phải trả do công việc báo cáo không chính xác.

Quản lý nợ và tín dụng:

Sổ sách kế toán sẽ cho phép công ty theo dõi những khoản nợ cần phải trả và nợ cần phải thu. Thông quan đó hỗ trợ quản lý tốt hơn về mặt tài chính và quyết định việc mở rộng tín dụng hoặc là yêu cầu thanh toán nợ.

Quyết định chiến lược:

Thông tin từ sổ kế toán cá thể hỗ trợ được những quyết định chiến lược của công ty như là: Thực hiện đánh giá về hiệu suất sản phẩm hoặc là dịch vụ, xác định ra nguồn thu nhập chính và thực hiện lập kế hoạch ngân sách.

Tóm lại thì sổ sách kế toán sẽ không chỉ là một công cụ thông thường quản lý cơ bản mà chính là một phần rất quan trọng trong quá trình đưa ra quyết định chiến lược, giúp cho doanh nghiệp luôn thực hiện đúng quy định về tài chính.

Các loại sổ kế toán hiện nay bao gồm những loại nào?

Sổ kế toán sẽ được phân ra thành nhiều loại khác nhau, mỗi một loại sẽ phục vụ một mục đích khác nhau trong quá trình liên kết quản lý tài chính công ty một cách vững vàng.

Phân loại thực hiện theo cách ghi chép lên sổ sách kế toán

3 loại sổ sách kế toán sẽ được phân ra dựa vào cách thực hiện ghi chép trên sổ:

➨ Sổ ghi chép theo đúng thứ tự thời gian:

• Dùng để thực hiện ghi chép liên tục những hoạt động kinh tế, tài chính theo như trình tự về thời gian khi những hoạt động kinh tế tài chính có phát sinh
• Chi tiết những loại sổ: Sổ đăng ký chứng từ, sổ nhật ký chung.

➨ Sổ ghi chép theo như hệ thống:

• Được dùng để ghi chép và có hệ thống hóa những hoạt động về kinh tế tài chính phát sinh theo đúng từng tài khoản kế toán
• Chi tiết những loại sổ: Sổ chi tiết và sổ cái.

➨ Sổ liên hợp:

• Được dùng để kết hợp ghi lại những hoạt động kinh tế tài chính theo như trình tự về thời gian và thực hiện theo dõi đối tượng kế toán theo như thông tin kinh tế trên một trang
• Chi tiết những loại sổ: sổ cái, sổ nhật ký

Phân loại sổ theo các thông tin nội dung đã được ghi trên sổ kế toán

Dựa theo thông tin nội dung đã được ghi trên sổ, sổ sách kế toán sẽ được chia thành 3 loại sau đây:

➨ Sổ kế toán tổng hợp:

• Phản ánh về số liệu những hoạt động kinh tế tài chính thuộc dạng bao quát (TK cấp 1), cung cấp một cách tổng quan những chi tiêu phục vụ trong công tác kế toán
• Bao gồm những loại sổ: Sổ nhật ký, sổ cái, sổ nhật ký chung hay là sổ đăng ký những chứng từ ghi sổ.

➨ Sổ chi tiết kế toán:

• Phản ảnh được chi tiết hóa các số liệu trên sổ tổng hợp, sẽ được mở theo đúng tài khoản chi tiết kế toán (TK cấp 2, cấp 3). Sổ này còn cung cấp thông tin tình hình hoạt động ở tại đơn vị chi tiết, phục vụ cho việc công tác quản trị doanh nghiệp.
• Bao gồm những loại sổ như là: Sổ kế toán chi tiết về vật tư, phải thu từ khách hàng, phải trả cho nhà cung cấp.

➨ Sổ kế toán kết hợp:

• Kết hợp cho việc ghi chép số liệu những hoạt động về kinh tế tài chính một cách tổng hợp, đồng thời có thể chi tiết hóa số liệu phục vụ được yêu cầu từ quản lý, có thể giảm được khối lượng ghi chép và số lượng sổ
• Bao gồm: sổ cái nhiều cột, sổ nhật ký chứng từ.

Quy tắc và nguyên tắc thực hiện ghi sổ sách kế toán

Những nội dung cần phải có khi ghi sổ kế toán

Theo như quy định ở Khoản 3 Điều 24 thuộc Luật kế toán 2015, sổ kế toán cần phải gồm những nội dung sau:

• Ngày, tháng, năm thực hiện ghi sổ
• Căn cứ vào số liệu ngày, tháng, năm từ chứng từ để ghi sổ;
• Tóm tắt sơ lược và diễn giải các nội dung của nghiệp vụ phát sinh;
• Ghi rõ số tiền những nghiệp vụ phát sinh vào những tài khoản kế toán;
• Ghi nhận được số dư đầu kỳ, ghi nhận số phát sinh trong kỳ, ghi nhận số dư cuối kỳ.

Nguyên tắc thực hiện ghi sổ sách kế toán

Theo như quy định ở Điều 26 Luật kế toán năm 2015 thì việc mở hay ghi, khóa sổ, lưu trữ sổ kế toán cần phải tuân thủ những nguyên tắc sau:

• Sổ kế toán cần phải được mở tại một thời điểm đầu kỳ kế toán trong năm. Đối với những đơn vị mới được thành lập thì sổ kế toán sẽ phải mở từ ngày thành lập
• Cần căn cứ vào các chứng từ kế toán để thực hiện ghi sổ kế toán
• Việc ghi sổ kế toán cần phải thực hiện kịp thời, đầy đủ, rõ ràng theo những nội dung
• Số liệu và thông tin khi ghi vào sổ kế toán cần phải trung thực, chuẩn xác, đúng như chứng từ dù ghi sổ
• Việc thực hiện ghi sổ kế toán cần đảm bảo:
  • Ghi đúng theo thứ tự thời gian có phát sinh về nghiệp vụ
  • Ghi nhận kế tiếp các thông tin số liệu được ghi vào năm sau, nhận số liệu của sổ cách kế toán năm trước để chuyển sang
  • Ghi chép một cách liên tục từ lúc mở sổ đến khi thực hiện đóng sổ.
• Những số liệu, thông tin được ghi trên sổ kế toán cần phải đảm bảo:
  • Ghi bằng bút mực
  • Không được ẩu ghi xen thêm vào phía dưới hoặc là phía trên;
  • Không được ghi dãn cách dòng, hay chồng lên nhau;
  • Phải gạch chéo các phần không ghi (nếu như không ghi hết trang);
  • Phải thực hiện cộng số liệu tổng cộng khi đã ghi hết trang và bắt đầu chuyển sổ tổng cộng sang qua trang kế tiếp.
• Khi lập báo cáo tài chính, thì kế toán cần phải thực hiện khóa sổ lại vào cuối kỳ trước và những trường hợp khác theo quy định;
• Được phép thực hiện ghi sổ bằng phương tiện điện tử, tuy vậy, phải thực hiện đúng như những quy định về sổ kế toán ở Điều 24, Điều số 25, Thuộc Khoản 1, 2, 3, 4, 6 Điều số 26, trừ việc đóng dấu giáp lai;
• Thực hiện in sổ kế toán thành file cứng ra giấy, đóng thành cuốn sau khi đã khóa sổ kế toán trên trang phương tiện điện tử đối với từng kỳ kế toán năm và thực hiện lưu giữ. Trường hợp mà không in thì cần phải đảm bảo được bảo mật thông tin và dữ liệu, đảm bảo an toàn, khi cần thực hiện tra cứu trong thời hạn lưu trữ.

Những nguyên tắc vô cùng quan trọng khác

Nguyên tắc minh bạch:

• Những ghi chép bên trong sổ kế toán cần rõ ràng và chi tiết để cho mọi người đều hiểu được các thông tin trên sổ kế toán
• Tất cả những giao dịch về những sự kiện kế toán cần được ghi chép một cách đầy đủ, không che đậy.

Nguyên tắc chính xác:

• Sổ kế toán cần phải chính xác để đảm bảo những thông tin được dùng làm báo cáo tài chính đúng và đáng tin cậy
• Những phương pháp về kế toán và quy tắc về ghi chép cần tuân thủ đúng như quy định pháp luật.

➨ Nguyên tắc công bằng:

• Sổ kế toán cần phải được thể hiện một cách công bằng tình hình về tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
• Mọi phương tiện về kỹ thuật được ghi chép cần được áp dụng công bằng không có gian lận.

➨ Nguyên tắc liên kết:

• Giữa những sổ khác nhau như là sổ cái, sổ chi tiết và những báo cáo tài chính cần có sự liên kết và liên quan rõ ràng
• Dữ liệu bên trong sổ kế toán phải phản ánh đúng thực tế trong kinh doanh của công ty

➨ Nguyên tắc tuân thủ pháp luật:

• Công ty sẽ phải tuân thủ đúng những quy định pháp luật về kế toán với lại báo cáo tài chính
• Những sổ kế toán cần phải được duy trì theo đúng quy định và các chuẩn mực kế toán

➨ Nguyên tắc bảo mật và bảo quản:

• Dữ liệu bên trong sổ kế toán phải được bảo mật, bảo quản an toàn như quy định
• Công ty sẽ phải giữ lại bản sao và bản gốc của những văn bản kế toán theo như thời gian quy định.

➨ Nguyên tắc thời gian ghi chép:

Những sự kiện về kế toán phải được thực hiện ghi chép ngay khi chúng vừa xảy ra hoặc là trong khoảng thời gian ngắn nhất. Điều này sẽ nhằm đảm bảo được tính chính xác để không bỏ sót thông tin

➨ Nguyên tắc thực hiện tra cứu và kiểm toán:

Sổ sách kế toán cần được thiết kế làm sao cho việc thực hiện tra cứu sẽ dễ dàng, được thống kê kiểm toán một cách hiệu quả nhất để bảo đảm được tính minh bạch chính xác.

Tham Khảo: Làm sổ sách kế toán cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam

Hướng dẫn cách ghi sổ sách kế toán đối với từng loại

1. Cách ghi sổ cái

Quy trình thực hiện ghi sổ cái (general ledger) kế toán thường sẽ gồm những bước cơ bản sau:

Bước 1: Xác định ngày và thực hiện mô tả giao dịch

• Ngày giao dịch: Xác định được ngày diễn ra giao dịch và có ghi rõ vào sổ cái
• Mô tả giao dịch: Thực hiện mô tả chi tiết về giao dịch, nên sẽ gồm thông tin cần thiết để có thể hiểu rõ sự kiện kế toán như là mô tả hàng hóa dịch vụ, tên của đối tác hoặc là thông tin khác

Bước 2: Phân loại tài khoản

• Tài khoản nợ và tài khoản có: Xác định được tài khoản nợ và tài khoản có liên quan tới giao dịch
• Mỗi một giao dịch cần phải sở hữu ít nhất một tài khoản nợ với lại một tài khoản có

Bước 3: Ghi chép vào sổ cái

• Ghi chép tài khoản nợ:
  • Ghi số tiền vào trong cột “Nợ” của tài khoản nợ;
  • Ghi thêm phần mô tả chi tiết nếu cần thiết.
• Ghi chép tài khoản có:
  • Ghi số tiền vào trong cột “Có” của tài khoản có tương ứng;
  • Ghi thêm phần mô tả chi tiết nếu cần thiết.

Bước 4: Kiểm tra cân bằng

Đảm bảo chắc rằng tổng số tiền nợ sẽ bằng tổng số tiền có. Nếu như cân bằng thì giao dịch sẽ được coi là chính xác.

Bước 5: Duyệt và xác nhận giao dịch

• Kiểm tra kỹ lại thông tin đã được ghi chép, đảm bảo được sự chính xác
• Người có thẩm quyền sẽ duyệt và xác nhận giao dịch.

Bước 6: Chuyển thông tin

Thông tin từ sổ cái sẽ có thể được dùng chuyển đến những sổ chi tiết tương ứng hoặc là được sử dụng để làm báo cáo tài chính.

Lưu ý: Quy trình này sẽ thay đổi tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp và các hệ thống kế toán cụ thể.

Trên thực tế thì việc ghi sổ còn đòi hỏi sự chuẩn xác và minh bạch. Nếu như có khó khăn hoặc là thắc mắc nào, công ty cần thảo luận lại với bộ phận kế toán viên, chuyên gia tài chính hoặc là thuê dịch vụ kế toán ngoài uy tín để thực hiện đảm bảo đúng quy trình và hợp lệ.

Cách ghi sổ nhật ký chung

Viết sổ nhật ký chúng tiếng anh (general journal) đây chính là công ty việc khá quan trọng trong nghiệp vụ kế toán, thường được thực hiện nhằm thống kê ghi chép những giao dịch kế toán theo như thời gian.

Dưới đây sẽ là hướng dẫn chi tiết những bước viết sổ nhật ký chung:

➨ Bước 1: Đặt tiêu đề cho sổ nhật ký chung

• Tiêu đề: Ghi trong “Sổ Nhật Ký Chung” ở đầu trang;
• Ngày ghi chép: Sẽ ghi ngày mà sổ nhật ký chung đang thực hiện ghi chép.

➨ Bước 2: Mô tả giao dịch

• Ngày giao dịch: Mỗi giao dịch trong ngày, ghi ngày diễn ra giao dịch;
• Mô tả chi tiết: Mô tả rõ ràng về giao dịch. Thông tin này cần phải đầy đủ để hiểu rõ về các sự kiện kế toán.

➨ Bước 3: Phân loại tài khoản

• Tài khoản nợ với tài khoản có: Dành cho mỗi dòng, thực hiện xác định tài khoản nợ với lại tài khoản có;
• Ghi rõ ở phần mô tả chi tiết với từng tài khoản.

➨ Bước 4: Ghi chép chi tiết phần giao dịch

• Ghi chép phần tài khoản nợ: Ghi rõ số tiền vào cột “Nợ” của phía tài khoản nợ tương ứng;
• Ghi chép phần tài khoản có: Ghi số rõ tiền vào cột “Có” của phía tài khoản có tương ứng.

➨ Bước 5: Kiểm tra cân bằng

Cần phải đảm bảo tổng số tiền nợ sẽ bằng tổng số tiền có.

➨ Bước 6: Duyệt và thực hiện xác nhận giao dịch

• Kiểm tra lại các thông tin đã ghi bên trong sổ để đảm bảo được độ chính xác;
• Người có thẩm quyền phê duyệt và xác nhận giao dịch.

➨ Bước 7: Lưu trữ

Nên lưu trữ sổ nhật ký chung theo đúng thứ tự thời gian để có thể dễ dàng tra cứu và thực hiện xem xét trong tương lai.

Cách ghi sổ chi tiết

Viết sổ ghi chi tiết chính là một quá trình ghi chép lại thông tin chi tiết về những giao dịch trên tài khoản cụ thể của kế toán.

Dưới đây sẽ là hướng dẫn về những bước ghi sổ chi tiết:

➨ Bước 1: Tiêu đề sổ chi tiết

• Tiêu đề: Sẽ ghi tên tài khoản cụ thể của sổ chi tiết đang theo dõi;
• Ngày bắt đầu với kết thúc: Thực hiện ghi ngày bắt đầu với kết thúc của một chu kỳ của sổ chi tiết đang quản lý (VD như tháng, quý hoặc là năm tài chính).

➨ Bước 2: Mô tả giao dịch

• Ngày giao dịch: Được ghi ngày mỗi giao dịch diễn ra;
• Mô tả chi tiết: Mô tả rõ ràng về giao dịch, gồm những thông tin như mô tả về hàng hóa/dịch vụ, đối tác hoặc là thông tin khác.

➨ Bước 3: Phân loại tài khoản

• Tài khoản nợ với lại tài khoản có: Cần xác định tài khoản nợ với tài khoản có đang liên quan gì đến giao dịch;
• Ghi rõ mô tả rõ ràng của từng tài khoản.

➨ Bước 4: Ghi chép chi tiết về giao dịch

• Ghi chép tài khoản nợ: Thực hiện ghi số tiền vào cột “Nợ” trên tài khoản nợ tương ứng;
• Ghi chép tài khoản có: Thực hiện ghi số tiền vào cột “Có” trên tài khoản có tương ứng.

➨ Bước 5: Kiểm tra cân bằng

Cần phải đảm bảo tổng số tiền nợ phải bằng tổng số tiền có.

➨ Bước 6: Duyệt và cần xác nhận giao dịch

• Kiểm tra lại những thông tin đã được ghi trong sổ để đảm bảo được độ chính xác;
• Người có thẩm quyền thực hiện duyệt và xác nhận lại giao dịch.

➨ Bước 7: Lưu trữ

Nên thực hiện lưu trữ sổ chi tiết theo như thứ tự thời gian để có thể dễ dàng tra cứu và khi cần xem xét trong tương lai.

Những câu hỏi thường gặp liên quan đến sổ sách kế toán

Trường hợp doanh nghiệp chúng tôi tự thực hiện xây dựng một hệ thống sổ kế toán riêng có được không?

Đối với biểu mẫu của sổ kế toán thì công ty có thể xây dựng cho riêng doanh nghiệp của mình nhưng cần phải đảm bảo rằng sổ cung cấp được thông tin kinh tế tài chính một cách đầy đủ, minh bạch, dễ dàng trong việc kiểm tra đối chiếu. Trường hợp nếu công ty không tự xây dựng được biểu mẫu thì công ty có thể thực hiện theo như biểu mẫu ở Phụ lục 4 thuộc Thông tư 200.

Công ty cần phải xử lý thế nào khi bị sai sót thông tin trong sổ sách kế toán?

Khi thông tin có sai sót trong sổ kế toán thì sẽ tùy theo từng trường hợp mà công ty có thể áp dụng những phương pháp: Phương pháp ghi số âm, phương pháp ghi bổ sung, phương pháp cải chính.

Sổ nhật ký chung là gì? có cần thiết trong hệ thống quản lý sổ sách hay không?

Viết sổ nhật ký chúng tiếng anh (general journal) đây chính là công ty việc khá quan trọng trong nghiệp vụ kế toán, thường được thực hiện nhằm thống kê ghi chép những giao dịch kế toán theo như thời gian.

>> Tham khảo: kiểm tra sổ sách kế toán và xử lý một vài lỗi cơ bản

>> Tham khảo: Dịch vụ Sao Vàng làm sổ sách kế toán

>> Tham khảo: Bảng cân đối kế toán là gì? Khái niệm về bảng cân đối kế toán?

Tham khảo: Dịch vụ kế toán uy tín đến từ Sao Vàng dành cho mọi doanh nghiệp.