Tài khoản 641 là gì? Hạch toán chi phí bán hàng TK 641

TK 641 là tài khoản như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về nguyên tắc kế toán liên quan đến TK 641 và cách để làm hạch toán chi phí bán hàng như là chi phí về vận chuyển hàng hóa đi bán, hoa hồng của việc bán hàng…Đội ngũ Tư Vấn Sao Vàng sẽ hướng dẫn một cách chi tiết ngay trên bài viết bên dưới đây

Nguyên tắc của kế toán tài khoản 641 về Chi phí bán hàng

1. Phần chi phí bán hàng chính là khoản chi phản ánh những nghiệp vụ kinh tế có phát sinh thực tế trong quá trình thực hiện kinh doanh bán hàng hóa, hay cung cấp dịch vụ, sản phẩm như là: Những chi phí về nhân viên bán hàng, hoa hồng bán hàng, hay tiền kho bãi lúc vận chuyển, chi phí vận chuyển sản phẩm…
2. Những khoản chi phí bán hàng mà không được tính chính là chi phí thuế TNDN theo như quy định của Luật Thuế có đủ các hóa đơn chứng từ và đã được hạch toán theo như chế độ kế toán thì sẽ không được ghi giảm chi phí trong kế toán mà chỉ được điều chỉnh vào phần chỉ tiêu B4 bên trong phần quyết toán thuế TNDN.
3. Tài khoản 641 sẽ được mở chi tiết theo như từng nội dung chi phí: Chi phí vật liệu, nhân viên, bao bì, đồ dùng, dụng cụ, khấu hao TSCĐ; chi phí dịch vụ mua ngoài, cả các chi phí bằng tiền khác. Tùy theo các đặc điểm kinh doanh đối với từng doanh nghiệp, thì sẽ yêu cầu quản lý chi tiết theo từng ngành tài khoản 641 có thể sẽ được mở thêm với một số nội dung chi phí. Cuối kỳ thì kế toán sẽ chuyển chi phí bán hàng vào trong phần bên nợ xác định kết quả, hiệu quả kinh doanh.

Quy định về kết cấu và nội dung của tài khoản 641 | Chi phí bán hàng

2. Nội dung phản ánh của tài khoản 641 | Chi phí bán hàng

Tài khoản 641 | Chi phí bán hàng sẽ có 7 tài khoản cấp 2, gồm:

2.1. Tài khoản 6411 | Chi phí nhân viên

Phản ánh những khoản cần phải trả cho nhân viên bán hàng, vận chuyển, nhân viên đóng gói,  bảo quản sản phẩm, cho hàng hóa… bao gồm: phần tiền lương, tiền công, tiền ăn giữa ca và những khoản trích cho bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp…

2.2. Tài khoản 6412 | Chi phí vật liệu, bao bì

Phản ánh những chi phí vật liệu, phí bao bì xuất dùng cho những việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ, hàng hóa, chẳng hạn như là: chi phí vật liệu để đóng gói sản phẩm, chi phí vật liệu, hàng hoá, nhiên liệu sử dụng cho việc bảo quản, việc bốc vác, hay vận chuyển sản phẩm, hàng hóa trong vận hành quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho việc sửa chữa, bảo quản TSCĐ… sử dụng cho bộ phận bán hàng.

2.3. Tài khoản 6413 | Phần chi phí dụng cụ, đồ dùng

Phản ánh chi phí về các công cụ, dụng cụ phục vụ cho những quá trình tiêu thụ sản phẩm, hay hàng hóa như là dụng cụ đo lường, các phương tiện tính toán, các phương tiện làm việc…

2.4. Tài khoản 6414 | Chi phí khấu hao TSCĐ

Phản ánh được chi phí khấu hao tài sản tại bộ phận bán hàng như là phương tiện vận chuyển, hay  kho chứa hàng, các máy móc thiết bị phục vụ được dành cho bộ phận bán hàng.

2.5. Tài khoản 6415 | Chi phí bảo hành

Dùng để phản ánh phần chi phí bảo hành sản phẩm, hay hàng hoá.

2.6. Tài khoản 6417 | Chi phí dịch vụ mua ngoài

Phản ánh những chi phí dịch vụ được mua ngoài phục vụ cho hoạt động bán hàng như là chi phí hoa hồng cho đại lý, phí thuê kho bãi, phí vận chuyển sản phẩm…

2.7. Tài khoản 6418 | Chi phí bằng tiền khác

Phản ánh những chi phí bằng tiền khác có phát sinh trong khâu bán hàng như là tiếp thị, chi phí hội nghị, quảng cáo, tiếp khách…

Hướng dẫn về cách hạch toán tài khoản 641 các Chi phí bán hàng

1. Tiền lương, phụ cấp, tiền công, trích bảo hiểm

• Nợ TK 641 | Chi phí bán hàng;
• Có TK 334:  Phần tiền lương hay tiền công trả cho người lao động;
• Có TK 3383: về Bảo hiểm xã hội;
• Có TK 3384: về Bảo hiểm y tế;
• Có TK 3386: về Bảo hiểm thất nghiệp;
• Có TK 3382: về KPCĐ.

2. Giá trị dụng cụ, hàng hóa, vật liệu phục vụ cho việc thực hiện bán hàng

• Nợ TK 641 | Chi phí bán hàng;
• Có những TK 152, 153, 242 (giá vốn của công cụ dụng cụ, hay vật liệu mạng sử dụng).

3. Trích từ TSCĐ về khấu hao phục vụ cho việc bán hàng

Nợ TK 641 | Chi phí bán hàng;

Có TK 214: Hao mòn TSCĐ.

4. Chi phí điện nước được phục vụ cho hoạt động bán hàng

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng;
• Nợ TK 133 – Tiền thuế GTGT;
• Có TK 111, 112, 141, 331…: Tổng phần  tiền thanh toán.

5. Chi phí dùng sửa chữa các TSCĐ nhằm phục vụ cho bộ phân liên quan đến bán hàng

5.1. Trường hợp sửa TSCĐ có phát sinh 1 lần mà có giá trị lớn và được phân bổ nhiều kỳ

• Nợ TK 242: Chi phí trả trước;
• Nợ TK 133: Thuế GTGT phải nộp;
• Có TK 112, 331…: Tổng số tiền thanh toán.

➧ Hàng tháng thực hiện phân bổ định kỳ

• Nợ TK 641: Chi phí bán hàng;
• Có TK 242: Chi phí trả trước.

5.2. Trường hợp mà trích trước phần chi phí sửa chữa TSCĐ

➧ Trích phần chi phí dự phòng, thực hiện tập hợp chi phí chưa có nghiệm thu trong kỳ:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng;
• Có TK 335 – Chi phí phải trả;
• Có TK 352 – Dự phòng phải trả.

➧ Khi thực tế có phát sinh chi phí về việc sửa chữa TSCĐ:

• Nợ những TK 335, 352;
• Nợ TK 133 – Tiền thuế GTGT;
• Có TK 331, 112, 152: Tổng của số tiền thanh toán.

6. Chi phí bảo hành sản phẩm hàng hóa

6.1. Trường hợp mà khách hàng mua hàng mà có kèm theo giấy bảo hành sửa chữa, công ty cần xác định số dự phòng cần phải trả về phần chi phí bảo hành, sửa chữa

• Nợ TK 6415: Chi phí bán hàng;
• Có TK 352: Dự phòng cần phải trả.

6.2. Cuối kỳ kế toán thực hiện xác định số dự phòng cần phải trả về việc bảo hành, sửa chữa các sản phẩm, hàng hóa

➧ Trường hợp mà số dự phòng cần phải trả hay cần lập lớn hơn so với số dự phòng cần phải trả về BH sản phẩm:

• Nợ TK 6415: Chi phí bán hàng;
• Có TK 352: Dự phòng phải trả.

➧ Trường hợp mà số dự phòng cần phải trả cần lập nhỏ hơn so với số dự phòng cần phải trả về BH sản phẩm

• Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả;
• Có TK 6415 – Chi phí bán hàng.

7. Sản phẩm, hàng hóa được dùng để khuyến mãi quảng cáo

7.1. Trường hợp mà công ty mua hàng hay là sản xuất sản phẩm được dùng để khuyến mại, quảng cáo

➧ Hàng hóa khuyến mại, hay quảng cáo mà không thu tiền , hay không kèm theo những điều kiện mua hàng.

• Nợ TK 641: Chi phí bán hàng;
• Có TK 155, 156: Phần giá vốn thành phẩm, hàng hóa.

➧ Hàng hóa khuyến mại, quảng cáo mà có kèm theo điều kiện (như là mua 1 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm cùng với loại đó hoặc là mua 2 sản phẩm cùng loại được tặng 1 sản phẩm khác loại…) thì phần giá trị của sản phẩm hàng hóa khuyến mại, quảng cáo được đưa vào phần chi phí giá vốn của hàng bán (bản chất chính là giảm giá hàng hóa).

7.2. Trường hợp công ty nhận hàng hóa, sản phẩm được khuyến mại, quảng cáo từ phía nhà cung cấp, hay nhà phân phối mà không phải trả tiền để có thể khuyến mại cho khách hàng

➧ Khi nhận được hàng khuyến mãi, quảng cáo…thì kế toán không cần ghi nhận vào trong hệ thống sổ sách của công ty khoản hàng hóa được khuyến mãi này, nhân viên kế toán chỉ theo dõi một cách chi tiết số lượng bên ngoài sổ kế toán và thực hiện diễn giải trên thuyết minh BCTC về hàng hóa nhận giữ hộ.

➧ Khi hết đã chương trình khuyến mãi, quảng cáo… nếu như hàng khuyến mại chưa được dùng hết và phía nhà sản xuất không có yêu cầu trả lại hàng khuyến mại thì nhân kế toán ghi nhận vào trong thu nhập khác:

• Nợ TK 156: Hàng hóa đang còn lại theo giá trị hợp lý;
• Có TK 711: Thu nhập khác.

8. Hoa hồng bán hàng

• Nợ TK 641: Chi phí bán hàng;
• Nợ TK 133: Thuế GTGT;
• Có TK 331, 111, 112: là Tổng số tiền cần phải thanh toán.

9. Nghiệp vụ phần giảm chi phí bán hàng

• Nợ TK 112, 331: là Tổng số tiền thanh toán;
• Có TK 641: Chi phí bán hàng;
• Có TK 133: Tiền thuế GTGT.

10. Kết chuyển phần chi phí cuối kỳ

• Nợ TK 911: Xác định KQHĐKD;
• Có TK 641: Chi phí bán hàng.

Tham Khảo: Định khoản kế toán là gì? Tổng hợp những bút toán định khoản?

Tham Khảo: Hạch toán tài khoản 112 về tiền gửi ngân hàng thông tư 200

Một số các câu hỏi thường gặp liên quan đến tài khoản 641 | Chi phí bán hàng