Quy định mới nhất hiện nay về thời điểm xuất hóa đơn đối với từng loại dịch vụ, hàng hóa khác nhau, đảm bảo hợp lệ, hợp pháp. Đây cũng là vấn đề nhiều chủ doanh nghiệp mắc phải, đội ngũ chuyên viên kế toán Tư Vấn Sao Vàng sẽ cùng các bạn tìm hiểu chi tiết về các quy định mới trong vấn đề xuất hóa đơn sai thời điểm.
Mục lục
Quy định thời điểm lập xuất hóa đơn chuẩn theo pháp luật
Thời điểm thực hiện xuất hóa đơn khi bán hàng hóa
Căn cứ vào Điểm a Khoản 6 Điều 1 Thuộc Nghị định số 70/2025/NĐ-CP có sửa đổi ở Khoản 1 Điều 9 thuộc Nghị định số 123/2020/NĐ-CP có quy định về thời điểm thực hiện lập hóa đơn bán hàng như sau:
- Đối với việc bán hàng hóa ( Gồm cả bán hàng, chuyển nhượng tài sản công hay việc bán hàng dự trữ quốc gia) chính là thời điểm thực hiện chuyển giao quyền sở hữu hoặc là quyền sử dụng hàng hóa của người mua, không có phân biệt đã thu được tiền hay là chưa thu được tiền.
- Đối với việc xuất khẩu hàng hóa (Gồm cả việc gia công xuất khẩu), thời điểm thực hiện lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn GTGT điện tử hoặc là hóa đơn bán hàng điện tử được người bán tự xác định nhưng mà chậm nhất không được quá ngày thực hiện việc tiếp theo kể từ ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày mà hàng hóa được thông quan đúng quy định pháp luật hải quan.
Thời điểm xuất hóa đơn về việc cung cấp dịch vụ
Căn cứ theo Điểm a Khoản 6 Điều 1 Thuộc Nghị định số 70/2025/NĐ-CP đã sửa đổi ở khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP có quy định về thời điểm thực hiện lập hóa đơn với việc cung cấp dịch vụ như sau:
Thời điểm lập hóa đơn với việc cung cấp dịch vụ sẽ là thời điểm hoàn thành được việc cung cấp dịch vụ ( Gồm cả việc cung cấp dịch vụ dành cho tổ chức và cá nhân nước ngoài) sẽ không có phân biệt việc đã thu được tiền hay là chưa thu được tiền.
Trường hợp mà người cung cấp dịch vụ có thực hiện thu tiền trước hoặc là trong khi thực hiện cung cấp dịch vụ thì vấn về thời điểm lập hóa đơn chính là thời điểm thu tiền ( Sẽ không gồm trường hợp nhận tiền đặt cọc hoặc là tạm ứng để có thể bảo đảm việc tuân thủ hợp đồng cung cấp dịch vụ như: thuế, khảo sát, thiết kế kxy thuật, tư vấn giám sát, kiểm toán….)
Dưới đây chính là thời điểm xuất hóa đơn cho một loại hàng hóa dịch vụ thường hay gặp
| Loại hàng hóa/dịch vụ | Thời điểm xuất hóa đơn |
| Hàng hóa xuất khẩu | Chậm nhất sẽ là vào ngày làm việc tiếp theo sau thời điểm hàng được thông quan. |
| Xây dựng | Ngay khi đã có biên bản nghiệm thu, thực hiện bàn giao công trình, hạng mục hoặc là khối lượng hoàn thành không phân biệt đã thu tiền hay chưa. |
| Vận chuyển, logistics | Khi hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa những bên, chậm nhất không được quá ngày 07 của tháng sau và tháng phát sinh hoặc là 07 ngày từ ngày kết thúc kỳ quy ước. |
| Cho thuê văn phòng | Là khi hoàn thành được việc cung cấp dịch vụ hoặc là thời điểm thu tiền trước, còn tùy vào trường hợp nào sẽ xảy ra trước.
|
| Hàng ký gửi | Là thời điểm mà đại lý bán hàng cho khách hàng, chính là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc là quyền sử dụng hàng hóa dành cho người mua, bất kể đã thu tiền hay là chưa. |
| Vé máy bay | Đối với việc thực hiện mua vé máy bay online thì: Thời điểm lập hóa đơn sẽ là không quá 05 ngày kể từ ngày đã có chứng từ về dịch vụ trên hệ thống. |
| Dịch vụ khám chữa bệnh | Là khi dịch vụ khám chữa bệnh đã được hoàn thành. Tuy nhiên, nếu có trường hợp thực hiện thu tiền trước hoặc là trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm xuất hóa đơn sẽ là ngày thu tiền. Trường hợp mà sử dụng phiếu thu và phần mềm quản lý, thì cơ sở y tế có thể tiến hành lập hóa đơn điện tử tổng hợp vào thời điểm cuối ngày từ những phiếu thu đã in. Nếu khách hàng yêu cầu, thì phía cơ sở y tế phải xuất hóa đơn điện tử một cách riêng lẻ cho từng giao dịch. |
| Hoa hồng môi giới | Khi đã hoàn thành đối soát dữ liệu giữa những bên, chậm nhất sẽ không quá ngày 07 của tháng sau hoặc là 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. |
| Cho thuê tài sản | Là thời điểm đã hoàn thành việc thực hiện cung cấp dịch vụ hoặc là thời điểm đã thu tiền trước, còn tùy thuộc vào việc thỏa thuận trong hợp đồng. Cụ thể, nếu như thu tiền trước hoặc là trong khi đang cung cấp dịch vụ, thì phần ngày xuất hóa đơn chính là ngày thu tiền. Nếu như không thu tiền trước, thì phần hóa đơn được xuất ngay thời điểm hoàn thành việc cung cấp về dịch vụ cho thuê tài sản |
| Dịch vụ lưu trú | Là thời điểm đã hoàn thành việc cung cấp dịch vụ sẽ không phân biệt đã thu tiền hay là chưa hoặc thời điểm thực hiện thu tiền (nếu như thu trước hoặc là trong lúc cung cấp dịch vụ). Còn Trường hợp đặc biệt, nếu như cung cấp dịch vụ cho phía cá nhân không có kinh doanh và không yêu cầu đến hóa đơn, cơ sở lưu trú có thể thực hiện xuất hóa đơn tổng hợp vào cuối ngày. |
| Dịch vụ vận tải | Thời điểm để lập hóa đơn dịch vụ vận tải sẽ được xác định như sau:
|
| Lãi cho vay | Là thời điểm thu được tiền lãi vay từ khách hàng. Trường hợp thực hiện trả lãi trước hạn theo như hợp đồng tín dụng, tại thời điểm lập hóa đơn chính là thời điểm thu lãi trước hạn. |
| Quà tặng | Khi doanh nghiệp thực hiện chuyển quyền sở hữu quà tặng cho phía khách hàng. |
| Khách sạn | Là khi hoàn thành được việc cung cấp dịch vụ (tức là thời điểm ngày khách hàng trả phòng), bất kể việc đã thu tiền đặt cọc hay là chưa. Nếu như khách hàng có yêu cầu về hóa đơn vào cuối ngày, phía khách sạn có thể thực hiện xuất hóa đơn tổng hợp cho những dịch vụ đã cung cấp trong ngày đó. |
| Dịch vụ đào tạo | Là thời điểm đã hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc là thời điểm thu tiền trước/trong khi mà cung cấp dịch vụ. Cụ thể, nếu như thu tiền trước hoặc là trong quá trình đào tạo, tờ hóa đơn phải được xuất vào ngày thu tiền đó. Nếu như không thu tiền trước, thì hóa đơn được xuất khi mà dịch vụ hoàn thành, cho dù đã thu tiền hay là chưa. |
| Dịch vụ cho thuê nhà | Thời điểm xuất hóa đơn về dịch vụ cho thuê nhà còn tùy thuộc vào thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.
|
| Dịch vụ ăn uống | Là thời điểm đã hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, dù bất kể đã thu tiền hay chưa. Tuy vậy, nếu đã thu tiền trước hoặc là trong khi đang cung cấp dịch vụ, thì phân hóa đơn sẽ được xuất ở thời điểm thu tiền. Từ đúng ngày 01/06/2025, những công ty và một số các hộ kinh doanh cung cấp dịch vụ ăn uống cần phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có thực hiện kết nối và chuyển dữ liệu về điện tử với cơ quan thuế |
| Tiền điện |
|
| Hàng từ máy tính tiền | Là thời điểm thực hiện chuyển giao quyền sở hữu hoặc là sử dụng hàng hóa đối với sản phẩm bán hàng, hoặc là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ nếu là dịch vụ. Tuy nhiên, trường hợp cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc là trong khi thực hiện cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn sẽ chính là thời điểm thu tiền (ngoại trừ những trường hợp thu phần tiền đặt cọc hoặc là tạm ứng đặc biệt). |
| Bất động sản | Thời điểm thực hiện xuất hóa đơn bất động sản sẽ phụ thuộc vào việc chuyển giao về quyền sở hữu/sử dụng. Nếu như đã chuyển giao quyền sở hữu, thì thời điểm xuất hóa đơn chính là thời điểm chuyển giao, điều này bất kể đã thu tiền hay là chưa. Nếu chưa thực hiện chuyển giao quyền sở hữu, thì thời điểm xuất hóa đơn chính là ngày thu tiền hoặc là theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng. |
| Tour du lịch | Là ngày thực hiện thu tiền nếu như công ty du lịch thu tiền trước hoặc là trong khi đang cung cấp dịch vụ. Nếu mà không thu tiền trước, hóa đơn sẽ có thể được xuất ở thời điểm hoàn thành công việc cung cấp dịch vụ (khi kết thúc tour). |
| Dịch vụ viễn thông | Thời điểm thực hiện xuất hóa đơn dịch vụ viễn thông sẽ phụ thuộc vào loại dịch vụ.
|
| Chuyển nhượng bất động sản | Là thời điểm thực hiện hoàn thành việc bàn giao về quyền sở hữu hoặc là quyền sử dụng đất dành cho người mua, sẽ không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay là chưa. Nếu như có trường hợp thu tiền trước thì phần hóa đơn phải được thiết lập tại thời điểm nhận tiền, đối với việc bàn giao theo tiến độ, thì sẽ cần xuất hóa đơn tương ứng với lại phần đã bàn giao. |
Thời điểm xuất hóa đơn khi thực hiện giao hàng nhiều lần hoặc là bàn giao từng hạng mục, hay công đoạn dịch vụ
Căn cứ theo khoản 3 Điều 9 Thuộc nghị định số 123/2020/NĐ-CP có quy định thời điểm lập hóa đơn với việc cung cấp dịch vụ như sau:
Trường hợp giao hàng thành nhiều lần hoặc là bàn giao với từng hạng mục, hay công đoạn về dịch vụ thì với mỗi lần giao hàng hoặc là bàn giao đều cần phải lập hóa đơn về khối lượng, về giá trị hàng hóa dịch vụ đã giao tương ứng.
Thời điểm xuất hóa đơn với một số trường hợp cụ thể
Bên dưới đây chính là thời điểm xuất hóa đơn đối với các trường hợp cụ thể theo như quy định ở khoản 4 điều 9 Thuộc nghị định 123/2020/NĐ-CP và khoản 6 thuộc Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP:
| STT | Thời điểm xuất hóa đơn | Trường hợp xuất hóa đơn cụ thể | Căn cứ pháp lý |
| 1 | Hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa tất cả các bên, chậm nhất sẽ không quá ngày 07 của đúng tháng sau tháng có phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc là không quá 07 ngày kể từ đúng ngày kết thúc kỳ quy ước. | Dịch vụ với số lượng lớn, có phát sinh thường xuyên (như viễn thông, truyền hình, điện, thương mại điện tử, bưu chính, xổ số điện toán, ngân hàng, thu phí đường bộ, v.v.)Kinh doanh về bất động sản, thực hiện xây dựng về cơ sở hạ tầng, hay nhà để bán (đã thực hiện chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng) | Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, sửa điểm a, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123 |
| 2 | Hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ, thì chậm nhất 2 tháng kể từ đúng tháng phát sinh cước | Dịch vụ viễn thông, về công nghệ thông tin (gồm trung gian thanh toán) | Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, điểm b, Khoản 4, thuộc Điều 9 |
| 3 | Cuối ngày hoặc là định kỳ trong tháng | Dịch vụ về viễn thông bán thẻ trả trước, có thu cước hòa mạng, phía khách không yêu cầu hóa đơn GTGT | Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, điểm b, Khoản 4, Thuộc Điều 9 |
| 4 | Thời điểm thực hiện nghiệm thu, làm bàn giao công trình, các hạng mục công trình, khối lượng hoàn thành | Hoạt động trong việc xây dựng, lắp đặt | Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, điểm c, Khoản 4, Thuộc Điều 9 |
| 5 | Ngày thực hiện thu tiền hoặc là theo thỏa thuận thanh toán trong các hợp đồng | Kinh doanh về bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, hay nhà để bán ( mà chưa chuyển giao về quyền sở hữu/sử dụng) | Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, điểm d.1, Khoản 4, Thuộc Điều 9 |
| 6 | Theo khoản như 1 (tại thời điểm chuyển giao về quyền sở hữu/sử dụng) | Kinh doanh về bất động sản, xây dựng hay cơ sở hạ tầng,về nhà để bán (đã thực hiện chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng) | Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, điểm d.2, Khoản 4, Thuộc Điều 9 |
| 7 | Chậm nhất là 05 ngày kế tiếp kể từ đúng ngày xuất chứng từ về dịch vụ trên website/thương mại điện tử | Dịch vụ vận tải về hàng không mua qua website, các hệ thống thương mại điện tử | Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, điểm đ, Khoản 4, Thuộc Điều 9 |
| 8 | Xác định được giá bán chính thức | Tìm kiếm, khai thác, chế biến dầu thô, thăm dò, condensate, sản phẩm từ dầu thô | Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, sửa điểm e, Khoản 4, Thuộc Điều 9, NĐ 123 |
| 9 | Xác định được khối lượng khí giao trong tháng, hay chậm nhất ngày cuối thời hạn kê khai thuế | Bán khí thiên nhiên, khí than qua đường ống, khí đồng hành | Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, điểm e, Khoản 4, Thuộc Điều 9 |
| 10 | Theo thỏa thuận về bảo lãnh/cam kết của Chính phủ | Bán dầu thô, hay khí thiên nhiên sẽ có thỏa thuận bảo lãnh/cam kết của phía Chính phủ | Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, điểm e, Khoản 4, Thuộc Điều 9 |
| 11 | Đối soát về số liệu thanh toán, thực hiện chậm nhất ngày cuối thời hạn kê khai thuế | Bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện | Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, điểm h, Khoản 4, Thuộc Điều 9 |
| 12 | Theo bảo lãnh của đúng Chính phủ, hướng dẫn của Bộ Công Thương | Bán điện của các công ty phát điện có được cam kết bảo lãnh của Chính phủ | Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, điểm h, Khoản 4, Thuộc Điều 9 |
| 13 | Kết thúc việc thực hiện bán xăng dầu theo từng lần bán | Bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ | Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, điểm i, Khoản 4, Thuộc Điều 9 |
| 14 | Hoàn thành việc đối soát dữ liệu, sẽ chậm nhất vào ngày 10 tháng sau tháng phát sinh | Dịch vụ vận tải hàng không và dịch vụ bảo hiểm qua đại lý | Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, điểm k, Khoản 4, thuộc Điều 9 |
| 15 | Kỳ hạn về việc thu lãi theo hợp đồng tín dụng; khoản thu lãi trước hạn; hoặc là khi thu được tiền lãi | Hoạt động trong mảng cho vay của các tổ chức tín dụng | Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, sửa điểm l, Khoản 4, Thuộc Điều 9, NĐ 123 |
| 16 | Thời điểm đổi ngoại tệ hoặc là hoàn thành dịch vụ nhận/chi trả ngoại tệ | Đại lý thực hiện đổi ngoại tệ, cung ứng dịch vụ về nhận/chi trả ngoại tệ | Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, sửa điểm l, Khoản 4, Thuộc Điều 9, NĐ 123 |
| 17 | Kết thúc chuyến đi | Kinh doanh mảng vận tải hành khách bằng phương tiện xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền | Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, sửa điểm m, Khoản 4,Thuộc Điều 9, NĐ 123 |
| 18 | Cuối ngày (tổng hợp dịch vụ) hoặc là khi khách yêu cầu; hay khi thanh toán với BHXH | Khám chữa bệnh (nhưng khách không lấy hóa đơn hoặc là yêu cầu về hóa đơn; thanh toán với bảo hiểm xã hội) | Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, sửa điểm m, Khoản 4, Thuộc Điều 9, NĐ 123 |
| 19 | Ngày xe qua trạm thu phí hoặc là cuối tháng (định kỳ) | Thu phí dịch vụ cho việc sử dụng đường bộ theo hình thức về điện tử không dừng | Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, điểm o, Khoản 4, Thuộc Điều 9 |
| 20 | Thời điểm được ghi nhận doanh thu bảo hiểm | Hoạt động có kinh doanh bảo hiểm | Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, bổ sung điểm p vào Khoản 4, Thuộc Điều 9, NĐ 123 |
| 21 | Sau khi thực hiện thu hồi vé xổ số không tiêu thụ hết, thời hạn chậm nhất trước khi mở thưởng kỳ tiếp theo | Kinh doanh mảng vé xổ số truyền thống, xổ số có thể biết kết quả ngay (vé in sẵn) | Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, bổ sung điểm q vào Khoản 4, Thuộc Điều 9, NĐ 123 |
| 22 | Chậm nhất 01 ngày kể từ thời điểm đã kết thúc ngày xác định doanh thu (0h00-23h59 cùng ngày) | Kinh doanh mảng casino, trò chơi điện tử có thưởng, kèm chuyển dữ liệu theo như Mẫu 01/TH-DT | Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, bổ sung điểm r vào Khoản 4, Thuộc Điều 9, NĐ 123 |
Tham Khảo: Ngành nghề buộc sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Mức xử phạt nếu xuất hóa đơn sai thời điểm
Căn cứ theo như điều 24, Nghị định số 125/2020/NĐ-CP Doanh nghiệp có thể sẽ bị xử phạt nếu lập hóa đơn không đúng với thời điểm như sau:
- Phạt cảnh cáo nếu trường hợp lập hóa đơn mà không đúng thời điểm nhưng lại không dẫn đến việc chậm thực hiện nghĩa vụ thuế với lại có thêm tình tiết giảm nhẹ (Theo như quy định ở điểm a, khoản 1 điều 24 thuộc nghị định số 125/2020/NĐ-CP)
- Phạt mức tiền từ 3.000.000đ tời 5.000.000đ với trường hợp lập hóa đơn không đúng với thời điểm nhưng mà không dẫn đến việc chậm thực hiện nghĩa vụ thuế (Theo như quy định ở khoản 3 điều 24 thuộc nghị định số 125/2020/NĐ-CP)
- Phạt mức tiền từ 4.000.000đ tới 8.000.000đ khi thực hiện lập hóa đơn không đúng thời điểm như quy định pháp luật về việc xuất hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ ngoài 2 trường hợp bên trên (Theo quy định ở điểm a khoản 4 điều 24 Thuộc nghị định số 125/2020/NĐ-CP)
Ngoài việc sẽ bị xử phạt nếu vi phạm hành chính lúc lập hóa đơn sai thời điểm, công ty còn phải chịu thuế và có thể bị truy thu thuế việc thực hiện xuất hóa đơn sai thời điểm khiến chậm nộp thuế và chịu những khoản lãi phát sinh thêm. Điều này không chỉ gây sự tổn thất về tài chính mà sẽ ảnh hưởng đến uy tín của phía doanh nghiệp.
Một số câu hỏi thắc mắc liên quan đến xuất hóa đơn sai thời điểm
Hóa đơn điện tử liệu có thể xuất lùi ngày được hay không?
Theo như quy định pháp luật thì phía doanh nghiệp sẽ không được pháp thực hiện xuất hóa đơn điện tử lùi ngày. Nếu trường hợp lập hóa đơn không đúng với thời điểm hoặc là lùi ngày sẽ có thể bị xử phạt hành chính về việc xuất hóa đơn sai. Đây chính là một trong các điểm khác biệt của hóa đơn điện tử so với dùng hóa đơn giấy, điều này giúp tăng tính mạnh bạch đối với cả bên mua và bên bán.
Giao hàng trước và thực hiện xuất hóa đơn sau có được không?
Việc giao hàng trước sau đó xuất hóa đơn sau sẽ được xem là hành vi xuất hóa đơng không đúng với thời điểm và điều này cũng sẽ bị xử phạt theo như quy định ở Điều 24 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP có ghi, mức phạt tùy thuộc mức độ vi phạm.
Lưu ý: Những vấn đề khi xuất hóa đơn sai thời điểm
