Thủ tục làm giải thể văn phòng đại diện công ty tại Việt Nam

Hồ sơ và thủ tục giải thể văn phòng đại diện công ty (Chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện công ty) sẽ thực hiện như thế nào? Đây chắc hẳn là câu hỏi được nhiều chủ doanh nghiệp thắc mắc, tình hình kinh doanh khó khăn do thiên tai, dịch bệnh mấy năm gần đây khiến nhiều doanh nghiệp thua lỗ, phải cắt giảm bớt một số đơn vị phụ thuộc. Tư Vấn Sao Vàng hiểu điều này và quyết định chia sẻ cho quý khách hàng các kiến thức về giải thể văn phòng đại diện doanh nghiệp một cách chi tiết nhất.

Trước hết tìm hiểu văn phòng đại diện là gì?

Theo như quy định thì Văn phòng đại diện chính là đơn vị phụ thuộc của công ty, VPĐD sẽ có nhiệm vụ thay mặt đại diện theo như uy quyền từ doanh nghiệp mục đích bảo vệ quyền lợi và lợi ích hợp pháp của công ty đó.

Văn phòng đại diện thông thường sẽ được đặt ở địa bàn mà công ty đó đang không có trụ sở. Chú ý rằng Văn phòng đại diện sẽ không thực hiện các chức năng về kinh doanh nào của công ty mà đơn vị này chỉ thực hiện những hoạt động như việc thăm dò thị trường, nghiên cứu, quản lý những mặt kinh doanh trên địa bàn đang hoạt động và thực hiện báo cáo đến cơ quan có thẩm quyền. Vì thế Văn phòng đại diện sẽ không trực tiếp tạo ra được lợi nhuận mà chỉ hỗ trợ cho công ty mẹ có thể phát triển các hoạt động kinh doanh.

Công ty cần phải giải thể văn phòng đại diện trong những trường hợp nào?

Do bên văn phòng đại diện không có tạo ra lợi nhuận nên là trong trường hợp công ty gặp phải những khó khăn lúc triển khai hoạt động kinh doanh hoặc là thay đổi chiến lược trong kinh doanh thì doanh nghiệp có thể chủ động thực hiện giải thể văn phòng đại diện để tối ưu, giám bớt một phần gánh nặng tài chính.

Ngoài ra thì quy định ở Khoản 1 Điều 213 Luật Doanh nghiệp năm 2020. Công ty cần thực hiện những thủ tục chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện trong những trường hợp sau đây:

• Khi công ty mẹ thực hiện giải thể thì văn phòng đại diện cũng phải giải thể
• Phải thực hiện giải thể vì hết thời hạn hoạt động kinh doanh đã ghi trong giấy phép thành lập VPĐD mà công ty không tiếp tục gia hạn
• Phải làm giải thể vì cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện thu hồi giấy phép hoặc là không cho gia hạn giấy phép của văn phòng đại diện
• Phải giải thể vì hoạt động của văn phòng đại diện không có phù hợp với lại cam kết đã ghi trong giấy phép lúc thành lập VPĐD theo như quy định pháp luật

Thủ tục và hồ sơ giải thể văn phòng đại diện cho công ty

Thủ tục thực hiện giải thể văn phòng đại diện cho công ty sẽ được hướng dẫn một cách cụ thể ở khoản 1 Điều số 72 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Quy trình về việc giải thể VPĐD cần tiến hành một cách lần lượt những bước sau:

Bước 1: Chấm dứt hiệu lực của mã số thuế và thực hiện hoàn thành nghĩa vụ thuế

Trước lúc thông báo thực hiện giải thể văn phòng đại diện cho cơ quan đăng ký kinh doanh, công ty cần phải làm thủ tục với lại cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp, để thực hiện chấm dứt mã số thuế và đảm bảo hoàn thành nghĩa vụ thuế như quy định

Hồ sơ thực hiện chấm dứt hiệu lực mã số thuế của văn phòng đại diện cần phải chuẩn bị gồm:

1. Thông báo về việc chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo như mẫu 24/ĐK-TCT được ban thành ở Thông tư số 105/2020/TT-BTC
2. Quyết định từ chủ sở hữu của công ty TNHH 1 TV về vấn đề chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện
3. Quyết định với lại biên bản cuộc họp do hội đồng thành viên công ty TNHH 2 TV trở hoặc là hộ đồng quản trị của công ty cổ phần về chính việc chấm dứt hoạt động cả văn phòng đại diện

Lưu ý: 

Công ty có thể cần phải bổ sung những giấy tờ sau vào hồ sơ:

• Quyết định thu hồi lại giấy chứng nhận đã đăng ký hoạt động văn phòng đại diện  với trường hợp giải thể văn phòng theo quyết định của bên cơ quan có thẩm quyền
• Giấy ủy quyền trong trường hợp đại diện pháp luật doanh nghiệp không có trực tiếp thực hiện về thủ tục chấm dứt mã số thuế văn phòng đại diện

Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ nêu trên thì công ty nộp hồ sơ tới Đội thuế cấp quận huyện nơi mà văn phòng đại diện đặt trụ sở

Công ty cũng thực hiện tra cứu cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp của đơn vị văn phòng đại diện thông qua trang http://tracuunnt.gdt.gov.vn/

Ví dụ:

Công ty có đặt văn phòng đại diện ở trên địa bàn quận Bắc Từ Liền và cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp là Đội thuế Bắc Từ Liêm

Bước 2: Thực hiện thủ tục giải thể văn phòng đại diện công ty

Sau khi đã hoàn thành xong việc chấm dứt hiệu lực của mã số thuế và thực hiện nghĩa vụ thuế của bên văn phòng đại diện, công ty tiếp tục thực hiện thủ tục giải thể văn phòng đại diện ở cơ quan đăng ký hoạt động kinh doanh.

Hồ sơ về giải thể văn phòng đại diện của công ty gồm:

1. Thông báo việc giải thể văn phòng đại diện
2. Văn bản quyết định giải thể văn phòng đại diện của chủ sở hữu hoặc hội đồng thành viên, đại hội đồng cổ đông
3. Biên bản cuộc họp hội đồng thành viên hoặc đại hội đồng cổ đông trong việc giải thể văn phòng đại diện
4. Văn bản ủy quyền cho người làm thủ tục giải thể văn phòng đại diện thay cho người đại diện pháp luật
5. Bản sao CCCD của người đại diện pháp luật thực hiện thủ tục giải thể VPĐD.

Sau khi đã chuẩn bị đủ hồ sơ, công ty cần thực hiện nộp tại bộ phận một cửa tại Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài Chính cấp tỉnh nơi mà văn phòng đại diện đặt trụ sở hoặc là thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến trên web https://dangkykinhdoanh.gov.vn/.

Sau khi đã nhận được hồ sơ hợp lệ đầy đủ thì phòng đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện gửi thông tin về giải thể văn phòng đại diện cho cơ quan thuế

Sau 2 ngày làm việc từ lúc nhận được thông báo của phía phòng đăng ký kinh doanh. Bên cơ quan thế ẽ gửi thông báo về việc hoàn thành nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện cho phòng đăng ký kinh doanh.

Trong 5 ngày làm việc tiếp theo Phòng đăng ký kinh doanh cần thực hiện giải thể văn phòng đại diện trên cơ sở dữ liệu quốc gia khi đăng ký công ty nếu như bên thuế không có ý kiến từ chối, thì phải ra thông báo về giải thể văn phòng đại diện.

Bước 3: Thực hiện hoàn trả lại dấu công ty cho phía công an

Đối với văn phòng đại diện đang sử dụng con dấu do phía công an cấp, thì lúc giải thể công ty cần thực hiện trả lại dấu của văn phòng đại diện đó cho cơ quan công an mà đã thực hiện cấp dấu trước đó.

Hồ sơ trả lại con dấu văn phòng đại diện cho phí cơ quan công an gồm:

1. Công văn đề nghị thực hiện hoàn trả con dấu
2. Chuẩn bị Con dấu với giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu
3. Văn bản quyết định giải thể văn phòng đại diện doanh nghiệp
4. Giấy ủy quyền cho đúng người đi làm thủ tục trả con dấu

Lưu ý:

Việc thực hiện trả con dấu chỉ áp dụng với các văn phòng đại diện được thành lập trước 1/7/2015 đươc cơ quan công an cấp.

Lưu ý khi thực hiện giải thể văn phòng đại diện công ty

Trong 15 ngày kể từ thời điểm có quyết định thu hồi về giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện, công ty cần phải làm thủ tục giải thể công ty ngoại trừ trường hợp bị thu hồi giấy phép hoạt động văn phòng đại diện do nợ thuế bị cưỡng chế.

Trường hợp công ty giải thể văn phòng đại diện nhưng không làm thông báo cho phía phòng đăng ký kinh doanh điều này sẽ bị phạt từ 20.000.000đ -30.000.000đ Thuộc điều 54 Nghị định 122/2021/NĐ-CP.

Công ty cần phải đảm bảo tăng đã hoàn tất các nghĩa vụ nộp thuế cho văn phòng đại diện và đã được cơ quan thuế đứng ra xác nhận điều đó.

Công ty cần tuân thủ 3 nguyên tắc khi thực hiện giải thể văn phòng đại diện:

1. Thực hiện các thông báo cho phía Phòng đăng ký kinh doanh lúc giải thể văn phòng đại diện công ty
2. Đảm bảo rằng đã hoàn tất nghĩa vụ thuế liên quan tới cơ quan thuế
3. Bảo đảm về tính chuẩn xác của hồ sơ.

Các câu hỏi liên quan đến thủ tục giải thể văn phòng đại diện

Tham Khảo: Thủ tục giải thể chi nhánh công ty hướng dẫn chi tiết

Tham Khảo: Thủ tục giải thể công ty TNHH Một Thành Viên