Xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo thông tư 78?

Cập nhật: Bỏ quy định xử lý hủy hóa đơn điện tử từ ngày 01/06/2025

Sao Vàng xin hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 78 và Nghị định 123 mới nhất. Sau khi bạn đã lập và ký hóa đơn điện tử thành công, nếu phát hiện hóa đơn đó có sai sót, bạn có thể sẽ băn khoăn về cách điều chỉnh hóa đơn điện tử theo quy định của Thông tư 78. Để giúp bạn có cái nhìn rõ hơn về quy trình xử lý trong từng trường hợp cụ thể, mời bạn tham khảo bài viết “Cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót” từ Sao Vàng.

Quy định nguyên tắc về việc xử lý hóa đơn điện tử đã gửi mã cho cơ quan thuế có sai sót như sau (theo khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC)

Các trường hợp sai sót	Các nguyên tắc xử lý sai sót
Nếu hóa đơn điện tử đã được lập nhưng có sai sót, cần phải cấp lại mã của cơ quan thuế. Ngoài ra, đối với hóa đơn điện tử có sai sót cần thực hiện việc điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.	Người bán có thể sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo về việc điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo sai sót đến cơ quan thuế vào bất kỳ thời điểm nào. Tuy nhiên, thời hạn cuối cùng để gửi thông báo này là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng có liên quan đến việc phát sinh điều chỉnh hóa đơn điện tử.
Trong trường hợp người bán phát hành hóa đơn khi nhận tiền trước hoặc trong quá trình giao dịch cung cấp dịch vụ, nếu sau đó xảy ra việc hủy hoặc chấm dứt dịch vụ	Người bán cần tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã được phát hành. Đồng thời, người bán cũng phải thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã được lập nhưng có sai sót, nếu người bán đã tiến hành điều chỉnh hoặc thay thế và sau đó phát hiện hóa đơn vẫn còn sai sót	Các lần xử lý tiếp theo sẽ được thực hiện theo hình thức mà người bán đã áp dụng trong lần xử lý sai sót đầu tiên.
Trong trường hợp hóa đơn điện tử được lập mà không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn hoặc có sai sót về số hóa đơn	Người bán chỉ cần thực hiện điều chỉnh mà không cần hủy hoặc thay thế hóa đơn.
Nếu nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót	Cần thực hiện điều chỉnh: tăng (ghi dấu dương) hoặc giảm (ghi dấu âm) phù hợp với thực tế điều chỉnh.
Việc bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan đến các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử đã bị hủy)	Thực hiện theo các quy định của pháp luật liên quan đến quản lý thuế.

Tham khảo: Quy định mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm theo Thông tư 78?

Các trường hợp sai sót của hóa đơn điện tử và hướng dẫn xử lý

Căn cứ pháp lý

• Điều 7 của Thông tư 78/2021/TT-BTC ban hành ngày 17 tháng 9 năm 2021
• Điều 19 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 19 tháng 10 năm 2020 quy định về hóa đơn và chứng từ.

Các trường hợp và hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót

Người bán tự phát hiện sai sót và chưa gửi hóa đơn cho người mua

Hình thức: Hủy hóa đơn

Các bước xử lý:

• Hủy hóa đơn điện tử đã được lập do có sai sót.
• Sau đó, hãy thông báo về sai sót này với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT
• Lập một hóa đơn điện tử mới và gửi đến cơ quan thuế để nhận mã hóa đơn mới.
• Gửi lại hóa đơn mới đúng cho người mua.

Lưu ý: Ký gửi mẫu 04/SS-HĐĐT (tính chất thông báo là HỦY).

Hai bên phát hiện sai sót và đã gửi hóa đơn cho người mua

Sai sót thông tin không mang tính trọng yếu như tên, địa chỉ

Hình thức: Điều chỉnh thông tin hóa đơn

Các bước xử lý:

• Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn sai sót này.
• Thông báo sai sót với CQT theo mẫu 04/SS-HĐĐT về việc sai sót thông tin này.
• Gửi kết quả thông báo sai sót 04/SS-HĐĐT cho người mua.
• Không cần phải tạo lập lại hóa đơn điện tử mới.

Lưu ý: Ký gửi mẫu 04/SS-HĐĐT (tính chất thông báo là GIẢI TRÌNH).

Ngoại trừ trường hợp HĐĐT KHÔNG MÃ chưa gửi dữ liệu đến CQT mà phát hiện sai sót, thì sẽ không cần phải lập.

Sai sót thông tin mang tính trọng yếu như mã số thuế, số tiền, thuế suất và tên hàng hóa

Tính chất lựa chọn tùy thuộc vào hai bên thỏa thuận hình thức là điều chỉnh hoặc thay thế.

Các bước xử lý:

Điều chỉnh hóa đơn	Thay thế hóa đơn
Người mua và người bán lập văn bản thỏa thuận, ký và ghi nhận nội dung sai sót.
Lập mẫu 04/SS-HĐĐT ghi rõ nội dung sai sót
Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn mẫu số… ký hiệu… số…ngày…tháng…năm” gửi đến CQT để cấp mã.	Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn mẫu số… ký hiệu… số…ngày…tháng…năm” gửi đến CQT để cấp mã.
Gửi lại hóa đơn vừa mới điều chỉnh/ thay thế cho người mua kèm theo thông báo sai sót 04/SS-HĐĐT.

Lưu ý: Ký gửi mẫu 04/SS-HĐĐT là không bắt buộc đối với quy định theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, tuy nhiên để chắc chắn không bỏ sót một thông tin nào thì ta nên thực hiện gửi thông báo sai sót cho cơ quan thuế.

Thảm khảo: Hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78

Cơ quan thuế tự phát hiện ra sai sót

Hình thức: Cơ quan thuế gửi cho doanh nghiệp thông báo 01/TB-RSĐT qua email hoặc thông tin liên quan của người nộp thuế đã đăng ký trước đó.

Các bước xử lý:

• Người bán tự kiểm tra sai sót và thực hiện lập thông báo 04/SS-HĐĐT để giải trình và xử lý những hóa đơn có sai sót.
• Trường hợp quá thời hạn thông báo lần 2 ghi trên thông báo 01/TB-RSĐT phụ lục IB mà Doanh nghiệp chưa có lập gửi thông báo 04/SS-HĐĐT để giải trình thì Cơ quan thuế sẽ chuyển sang tiến hành kiểm tra việc sử dụng hóa đơn điện tử.

Lưu ý: Ký gửi mẫu 04/SS-HĐĐT (tính chất thông báo là GIẢI TRÌNH).